Como funciona o reembolso de combustível? Entenda!

O reembolso de combustível é um processo pelo qual uma empresa ou organização compensa ou devolve aos seus colaboradores o valor gasto com combustível durante viagens de trabalho ou deslocamentos para realização de tarefas relacionadas ao trabalho.

Reembolsar o combustível gasto pelo colaborador não é obrigatório por lei, mas muitas empresas oferecem reembolsos a seus funcionários como parte de um pacote de benefícios ou para compensar despesas relacionadas ao trabalho.

Quer saber mais sobre essa prática e entender como se dão o cálculo e a solicitação? Então, siga a leitura!

Como pode ser feito o reembolso de combustível?

O processo pode ser feito mediante apresentação de recibos ou notas fiscais que comprovem os gastos com combustível. Há algumas etapas gerais que compõem a política de reembolso. Confira:

• a empresa define se há a necessidade de reembolso de combustível para seus funcionários;
• são estabelecidas as regras para o reembolso de combustível, que devem ser claras e bem definidas, incluindo o valor a ser reembolsado, o processo de apresentação de recibos ou notas fiscais etc.;
• após a realização da viagem corporativa, o colaborador deve apresentar os recibos ou notas fiscais para a empresa, solicitando o reembolso de combustível;
• o setor responsável analisa a solicitação de reembolso, verifica se todos os documentos e informações necessários estão presentes e se o valor solicitado está de acordo com as regras estabelecidas;
• caso a solicitação de reembolso seja aprovada, a empresa ou organização realizará o reembolso.

Como fazer o cálculo de reembolso de combustível na prática?

O primeiro passo para calcular o valor de reembolso é estabelecer um valor por quilômetro rodado. Esse valor pode ser baseado em uma média de preço do combustível ou em outro critério estabelecido pela empresa.

Depois de determinar o valor do quilômetro, é preciso saber a distância percorrida pelo funcionário. Você e a sua equipe podem utilizar uma planilha de viagens ou outro método. As ferramentas tecnológicas e softwares são mais eficientes para garantir o sucesso do cálculo.

Para chegar ao valor reembolsado, basta multiplicar o valor por quilômetro rodado pelo número de quilômetros percorridos pelo colaborador. Por fim, é preciso verificar se o valor calculado está de acordo com as regras estabelecidas pela empresa ou organização para o reembolso de combustível.

Quais são as diferenças entre reembolso e vale-combustível?

Reembolso de combustível e vale-combustível são duas formas de compensação por gastos com combustível por parte de funcionários viajantes. Veja as principais diferenças.

Reembolso de combustível

O reembolso de combustível envolve a apresentação de recibos ou notas fiscais comprobatórios de gastos com combustível e a solicitação de reembolso pelo funcionário à empresa. A equipe qualificada analisa a solicitação e realiza o reembolso se estiver de acordo com as regras estabelecidas.

Essa estratégia permite ao colaborador escolher a forma de abastecimento e o tipo de combustível a ser utilizado, enquanto o vale-combustível está limitado ao valor pré-determinado pela empresa ou organização.

Vale-combustível

O vale-combustível é uma quantia pré-determinada fornecida pela organização ao colaborador para cobrir os gastos com combustível em viagens de trabalho. Não é necessário apresentar recibos ou notas fiscais, já que a compensação já foi realizada antecipadamente pela empresa ou organização.

O vale poupa as burocracias solicitadas pelo reembolso (coleta de nota fiscal e a solicitação de devolução de valores). Para escolher entre as possibilidades, é importante que a empresa observe as próprias necessidades e preferências. 

O que diz a legislação a respeito do reembolso de combustível?

A legislação brasileira não estabelece regras específicas para o reembolso de combustível, mas a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e o Imposto de Renda (IR) podem afetar o reembolso de combustível na sua empresa. Entre vários pontos, podemos considerar como os principais:

• conforme a CLT, a empresa pode ser obrigada a reembolsar despesas do trabalhador decorrentes da prestação de serviços, incluindo o combustível;
• o Imposto de Renda trata o reembolso de combustível como rendimento tributável, portanto, a empresa deve retirar imposto sobre o valor reembolsado;

Em relação ao uso de vale-combustível para compensar despesas com combustível, uma opção comum nas empresas brasileiras, a legislação não estabelece regras específicas sobre essa estratégia, mas o tratamento tributário é semelhante ao reembolso.

Quais os riscos de cometer erros no cálculo de reembolso de combustível? 

Fica claro que os erros no cálculo de reembolso de combustível podem ter sérias consequências para as empresas e seus funcionários. Existem diversos impactos relacionados aos erros no cálculo de reembolso, como as questões fiscais, o desequilíbrio financeiro e o desconforto dos funcionários. 

É válido considerar também que os erros no cálculo de reembolso de combustível podem resultar em processos trabalhistas e ações legais contra a empresa. Por esses motivos, é importante ter um processo claro e preciso para o cálculo de reembolsos a fim de evitar riscos e garantir a integridade financeira da empresa e o bem-estar dos funcionários.

Por que adotar uma ferramenta tecnológica para fazer o reembolso do combustível?

Contar com uma solução tecnológica para realizar o cálculo de reembolso de combustível é importante para o sucesso dessa ação na sua empresa. A partir de uma boa ferramenta, você tem precisão nos resultados do cálculo, com agilidade e transparência, o que favorece o bom relacionamento com o colaborador e facilita as auditorias. 

Uma solução tecnológica também garante que o cálculo de reembolso seja realizado corretamente, evitando erros e preservando a integridade financeira da empresa, além de permitir otimizar o uso de recursos, já que evita a necessidade de dedicar tempo e esforço para realizar o cálculo de reembolso manualmente. Sem contar que é uma solução personalizável e escalável, o que a torna ideal para empresas de todos os tamanhos e setores.

Vale reforçar que, para tomar posse de tantas benfeitorias da ferramenta tecnológica voltada ao reembolso de combustível, é necessário escolher uma parceria de confiança. Nós da SAP Concur oferecemos essa funcionalidade dentro do nosso sistema de gestão de viagens, o SAP Concur Travel & Expense.

Este artigo foi útil para sanar suas dúvidas sobre reembolso de combustível? Quer saber mais sobre as possibilidades das nossas soluções? Então, entre em contato conosco!