Como fazer uma gestão de custos das viagens corporativas?

Realizar a gestão de custos das viagens corporativas é algo fundamental para o controle de gastos e a manutenção da saúde financeira de uma empresa. Para muitas companhias, realizar viagens corporativas é algo extremamente corriqueiro.

Isso significa que esse tipo de gasto são recorrentes e, quando considerarmos a soma de todas as viagens, se torna uma despesa enorme para a empresa. Ou seja, sem um controle correto de tudo o que é gasto durante as viagens, a empresa pode acabar tendo graves problemas financeiros.

Para que a gestão de custos das viagens corporativas seja feita corretamente, torna-se necessário um planejamento e estratégia bem elaborados para que os gastos desnecessários possam ser identificados e reduzidos.

Para se ter uma ideia dos gastos de viagens corporativas, a Associação Global de Viagens (GBTA), realizou um estudo onde mostrou que as companhias globais tiveram um gasto de U$$1,7 trilhão em viagens corporativas em 2020. Entre as despesas estão as reservas de passagens, hotéis, transporte terrestre e refeições.

Com isso, é possível perceber que a gestão de custos das viagens corporativas é extremamente importante para a saúde financeira de uma empresa. É por esse motivo que falaremos tudo sobre esse assunto e você irá entender como fazer a gestão de custo de viagens corporativas corretamente.

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O que é gestão de custos das viagens corporativas?

Primeiro, vamos entender o que é a gestão de custos de viagens. De modo geral, a gestão de custos é um procedimento administrativo onde as empresas procuram maneiras de realizar viagens corporativas com os menores custos sem abrir mão do conforto dos seus colaboradores.

Isso é feito através da criação de uma política de viagens, análise e controle de gastos, política de reembolso, entre outras estratégias. No próximo tópico iremos falar sobre a importância de realizar essa gestão na sua empresa e ficará mais claro como ela pode ser fundamental para evitar a perda e o desperdício de dinheiro.

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Qual a importância da gestão de custos das viagens corporativas?

As vantagens da gestão de custo das viagens corporativas acarretam consequências para todos os setores empresariais. O primeiro benefício que podemos comentar é, obviamente, a redução nos custos. Sim, um bom gerenciamento de deslocamentos ajuda a instituição a diminuir os gastos e a evitar possíveis fraudes no processo. Com isso, as chances de ocorrer erros no reembolso de despesas também caem e o negócio se vê livre de prejuízos financeiros.

O segundo benefício que listamos é o aumento do compliance e governança corporativa. Casos de corrupção, desvio de dinheiro ou fraudes podem comprometer a imagem de uma organização. Por isso, através de boas políticas financeiras e gestão de despesas, a segurança aumenta, diminuindo esses casos. Fazer a documentação de todos os custos de viagens dificulta irregularidades, aumentando a confiança na empresa

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Como fazer a gestão de custos de viagens corporativas

Agora, vamos entender melhor como realizar a gestão de custos de viagens corporativas na sua empresa. Para que isso seja feito da maneira mais eficiente possível, é necessário a realização de mudanças tanto na cultura da empresa quanto nas ferramentas utilizadas.

Crie uma política de viagens

A primeira mudança necessária na sua empresa é a criação de uma política de viagens, ela será responsável por esclarecer e documentar todos os deveres da empresa e dos viajantes, além de deixar determinado quais gastos serão reembolsados, qual o orçamento das viagens, os critérios que devem ser visados para a contratação de um serviço especializado, quais são os objetivos essenciais da viagem e outros pontos principais.

É importante que todas essas informações estejam documentadas para que possam ser consultadas futuramente e para que todos os colaboradores possam conhecer e ter acesso a elas, dessa forma, é possível evitar problemas futuros, garantir mais segurança e realizar a previsão de quanto será gasto nas viagens.

Identifique as fontes de gastos

Outra dica para realizar uma boa gestão de custos das viagens corporativas é identificar os gastos. Fazendo isso é possível identificar para onde estão indo os gastos e ver quais são as categorias que exigem mais investimento durante as viagens.

Conhecer os gastos pode ajudar a diminuir gastos excessivos e desnecessários, ajudando na saúde financeira da organização.

Esteja preparado para imprevistos

Nós sabemos que imprevistos acontecem e sua empresa deve estar preparada para isso também. Na hora de definir o orçamento é importante que seja considerado um valor especificamente para esses casos de necessidade.

Porém, para que a gestão seja feita corretamente, é recomendável que esse valor seja mantido separadamente, apenas para imprevistos. Caso não seja utilizado, ele deve voltar para os cofres da empresa.

Alguns dos imprevistos mais comuns são gastos com diárias extras, transporte, hospedagem e alimentação. Sabendo disso, é possível prever esses imprevistos.

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Trabalhe com centros de custos

Você sabe o que são centros de custo? Essa metodologia de divisão e gestão de custos classifica cada um dos setores da sua empresa e determina qual será o orçamento disponível para cada um deles.

Dessa forma, cada setor se torna responsável por elaborar as próprias viagens, despesas, investimentos, etc. Assim, sempre que uma nova viagem corporativa for necessária, caberá ao setor determinar quanto do orçamento disponível será utilizado para essa viagem, de acordo com as necessidades.

Oriente os profissionais

Outra etapa essencial para uma gestão de custos das viagens corporativas eficientes é a orientação aos profissionais que realizarão as viagens. Por mais que você tome todas as decisões, no final, quem estará viajando em nome da empresa será o funcionário. Por isso, é imprescindível deixar claro com a equipe todas as regras, deveres e responsabilidades que envolvem as viagens corporativas.

Invista em soluções especializadas

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