Como fazer uma boa análise de custo corretamente?

Em qualquer projeto, é indispensável pensarmos na gestão e na análise de custo. É por meio dessa estratégia que conseguimos avaliar os gastos do projeto e os benefícios que ele trará. Também podemos empregá-la para comparar diferentes investimentos e tomar decisões mais precisas sobre onde gastar ou não os recursos disponíveis.

Fazer essa análise corretamente é essencial para decidir se vale a pena seguir com o projeto ou se seria melhor encontrar outra solução. Logo, é um documento financeiro que precisa ser elaborado com precisão, para que as decisões sejam tomadas de forma consciente.

Você sabe como criar esse documento? Se ainda tem dúvidas, não se preocupe, pois criamos este conteúdo para explicar tudo o que você deve saber sobre o assunto. Confira!

O que é a análise de custos?

A análise de custos é uma avaliação dos possíveis custos dentro de um projeto, considerando quais serão eles e o valor em si. Assim, comparamos valores de materiais e dos processos necessários dentro do planejamento para definir um orçamento.

Também calculamos os benefícios desse investimento, estimando fluxos de caixa futuros ou receitas que virão do projeto. A diferença entre custos totais e benefícios é o que chamamos de valor presente líquido (VPL).

Se o VPL for positivo, significa que esse investimento trará mais lucro do que tirará de nós em troca de nosso investimento inicial. Se o VPL for negativo, isso significa que haverá mais perdas do que ganhos ao investir nosso dinheiro nesse projeto ou oportunidade.

Uma análise de custos pode ajudar a determinar o preço de um produto, por exemplo. Também ajuda a estimar quanto custará produzir esse item. É importante saber que uma análise de custos é diferente de uma demonstração de lucros e perdas, que é usada para fins de relatórios financeiros.

Por que a análise de custos é tão importante? 

Vamos imaginar que uma empresa do setor alimentício esteja planejando lançar uma nova linha de biscoitos no mercado, com sabores exóticos do Brasil. Antes de lançar esses novos sabores, ela precisa dar atenção à gestão e à análise de custos do projeto. Afinal, elas envolvem:

• novos fornecedores;
• novas matérias-primas;
• adequação no maquinário;
• controle de qualidade;
• embalagens diferenciadas;
• campanha de marketing etc.

Assim, a empresa precisa avaliar cada detalhe, para que não fique no prejuízo. É fundamental conhecer a viabilidade desse projeto para conferir se ele de fato trará benefícios ou não.

Podemos aplicar essa lógica em diferentes situações para empresas de qualquer ramo. Afinal, a análise de custos faz esse comparativo entre o investimento e os custos para observar o retorno possível.

É muito importante adotar essa estratégia para obter um orçamento para o projeto, de modo que a empresa possa obter os recursos necessários para implementá-lo com sucesso. Ela também permite fazer adequações no projeto quando o orçamento está alto demais, observando aquilo que pode ser modificado para reduzir os gastos e investir com mais segurança.

O que deve ser considerado ao fazer a análise de custos?

Um aspecto muito importante que precisa ser considerado na hora de fazer a gestão e a análise de custos é o método de custeio mais apropriado para o seu negócio ou projeto. A escolha varia de acordo com fatores como o tipo de produção e o segmento da empresa

Os métodos que você pode adotar são:

• custeio por absorção: os custos relacionados à prestação do serviço ou à fabricação de um produto são considerados, distribuindo esses gastos por todos os produtos ou serviços da empresa, mas os custos variáveis e os fixos ficam de fora;
• custeio baseado em atividades: considera as atividades necessárias para produzir um determinado serviço ou produto e que geraram gastos para o desenvolvimento deles;
• custo direto ou variável: separa com clareza os custos variáveis e os fixos, considerando um determinado período de produção.

Como classificar os custos corretamente?

Para fazer a gestão e a análise de custos de forma eficiente, você precisa entender que existem quatro formas de classificar os custos de um projeto:

• custos fixos: não sofrem variação em decorrência do volume de produção ou de venda de produtos ou serviços, como o salário de funcionários e o aluguel;
• custos variáveis: podem ficar maiores ou menores porque se relacionam com o volume de vendas ou de produção, como a aquisição de matéria-prima e as comissões de venda;
• custos diretos: relacionam-se diretamente com a solução produzida, como mão de obra e matéria-prima;
• custos indiretos: não se relacionam diretamente com a produção, mas são necessários para que ela aconteça, como energia elétrica e água.

Como fazer a análise de custos?

Para fazer uma análise de custo, precisamos calcular o custo total do projeto. Isso inclui todos os gastos associados a ele, como mão de obra, materiais, equipamentos, impostos etc.

O primeiro passo para fazer uma análise de custos é descobrir os custos estimados para cada uma das tarefas que precisarão ser feitas para concluir o projeto. Não se esqueça de fazer a classificação das despesas entre os custos fixos e os variáveis.

Os custos variáveis ​​ mudam ao longo do tempo e são divididos em três categorias: tempo, materiais e trabalho.

• A categoria de tempo inclui qualquer tempo gasto em trabalho pré-projeto ou trabalho pós-projeto;
• a categoria de materiais inclui quaisquer suprimentos ou equipamentos necessários para o projeto;
• a categoria trabalhista inclui qualquer trabalho realizado por pessoas (pessoalmente ou por telefone).

Quando todos eles forem analisados, é possível calcular quanto dinheiro será gasto nesse projeto.

 Uma análise de custo inclui:

• materiais diretos, que são matérias-primas que vão para a produção do seu produto;
• mão de obra direta, que são os custos associados à fabricação do seu produto em termos de horas de trabalho ou salário por hora;
• custos indiretos, que são despesas gerais, como aluguel e utilidades relacionadas à produção, mas que não envolvem mão de obra direta ou materiais diretos;
• taxa de sobrecarga, que é uma estimativa dos custos indiretos divididos pela receita total ou pela receita total em plena capacidade.

Quais cuidados devem ser tomados ao realizar a gestão e a análise de custos?

O primeiro cuidado fundamental é registrar todos os custos, para que tenhamos uma visão precisa. Também é essencial fazer a classificação correta, a fim de evitar erros na hora de calcular o orçamento.

Avalie muito bem os métodos de custeio e tenha o cuidado de escolher aquele mais apropriado para o seu negócio. Se você for fazer uma análise de fatores internos da empresa, lembre-se de definir muito bem a sua unidade de estudo. Afinal, também podemos ter como base de cálculo a energia, o tempo e outras variáveis, além das financeiras.

Destaca-se que um erro muito grande na gestão e na análise de custos é não definir um objetivo com precisão, impedindo que você possa levantar as informações corretas e fazer a análise delas.

Ainda considerando as análises internas, a falta de informações e de dados registrados pode atrapalhar bastante a análise de custos, já que você terá lacunas que não serão avaliadas, e isso poderá gerar resultados equivocados.

Utilizar a tecnologia é uma excelente estratégia para que você tenha todos os registros de processos internos da empresa para fazer suas análises com precisão. Inclusive, ferramentas tecnológicas centralizam informações e padronizam processos para simplificar a gestão, evitando erros.

Como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e a elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custos de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma.

Entre os principais benefícios do SAP Concur Travel, podemos citar: 

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• opção de escolha de viagens sustentáveis;
• simplificação da digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• possibilidade de integração com o SAP Concur Expense, para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplificação da aprovação e monitoramento das despesas.

Vale ressaltar que a gestão e a análise de custos precisam ser uma prática recorrente dentro das empresas. Afinal, como você viu, por meio dessa estratégia, podemos acompanhar os investimentos em atividades e setores específicos, para otimizar os gastos e evitar prejuízos.

Agora que você compreendeu a importância de fazer a análise de custos, confira 9 dicas para realizar uma boa gestão de custos empresariais.