Como fazer a contabilização do reembolso de despesas entre empresas?

Entender como fazer a contabilização do reembolso de despesas entre empresas é fundamental para manter a organização financeira do seu negócio. A partir de uma boa classificação e com políticas claras dos procedimentos que devem ser seguidos para reembolsos, fica mais simples manter uma gestão de qualidade.

Nesse sentido, é preciso aprender práticas fáceis de aplicar no cotidiano do seu negócio, além de conscientizar os colaboradores que trabalham na área de finanças para seguir o que foi estabelecido. Quer saber mais sobre como fazer o reembolso de despesas de maneira adequada e eficiente? Então, continue a leitura e confira esse conteúdo que preparamos especialmente para você!

Saiba como classificar o reembolso das despesas

A classificação contábil das despesas varia entre diferentes portes e nichos de atuação, contudo, existem estruturas gerais que podem ser aplicadas para esclarecer como essa classificação pode ser feita em sua organização.

Despesas fixas e variáveis

A separação entre os valores fixos e aqueles que dependem da quantidade produzida, é uma das abordagens mais tradicionais. Essa contabilização é feita mensalmente e registra desde produtos até os serviços utilizados.

Em uma empresa, por exemplo, o salário dos colaboradores representa uma despesa fixa. Já as suas viagens corporativas, são variáveis dependendo do ritmo de atividades externas do seu time. 

Despesas obrigatórias e não obrigatórias

Essa classificação a partir de critérios de obrigatoriedade é autoexplicativa. No primeiro caso, existe um vínculo de responsabilidade legal da empresa com a outra parte, ou seja, é obrigatório o seu pagamento. Já no segundo caso, a empresa apenas deve realizar o pagamento quanto utilizar um determinado produto ou serviço.

Durante a realização de viagens corporativas, a empresa é obrigada a custear determinados valores para seus colaboradores, tais como transporte e hospedagem. Entretanto, não há obrigatoriedade quanto ao meio de transporte escolhido ou o grau de conforto do colaborador durante sua estadia.

Isso também vale para a estrutura interna da empresa. Enquanto salários, impostos e contribuições previdenciárias de seus colaboradores são obrigatórios, os benefícios corporativos e premiações por desempenho, por exemplo, se enquadram como recursos não obrigatórios.

Por centro de custos

Outra maneira de fazer a classificação de despesas é utilizando o centro de custos. Eles representam uma ótima forma de agrupar os gastos e melhorar a análise financeira do seu estabelecimento.

Por exemplo, você pode organizar a estrutura considerando os departamentos do negócio, como Marketing, Administrativo, Produção e outros. Assim, entende áreas que os custos podem ser reduzidos para aumentar a eficiência.

Entenda como fazer a contabilização do reembolso de despesas entre empresas

Agora que você já sabe como organizar e classificar as despesas corporativas, o próximo passo é entender as dicas que vão ajudar na contabilização. Por isso, listamos algumas boas práticas que podem ser seguidas. Continue a leitura e confira mais sobre elas.

Defina as despesas reembolsáveis, inclusive as de home office

O primeiro passo sobre como contabilizar reembolso de despesas empresariais é definir e comunicar aos profissionais da sua organização quais são as despesas reembolsáveis, inclusive as de home office.

Dessa maneira, os custos para a estrutura do trabalho remoto, como mesa, cadeira, notebook, telefone, tablet, entre outros, por exemplo, podem ser custeados pela organização.

Além disso, outras despesas fixas como internet, telefone e conta de energia elétrica também podem fazer parte das despesas reembolsáveis. Mas para isso, é preciso definir esses custos passíveis de reembolso antecipadamente e comunicar aos funcionários.

Obrigatoriedade de envio de nota fiscal

Para que essas despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores sejam devidamente reembolsadas, é preciso estabelecer regras para comprovar que esses custos são realmente corporativos.

Nesse caso, duas regras comuns nas empresas são: a obrigatoriedade de apresentação de nota fiscal e envio de relatório de despesas. No comprovante fiscal, o documento deve conter informações mínimas, como serviço ou produto adquirido, valor, razão social da empresa, CNPJ, endereço, telefone e e-mail.

Já o relatório de despesas corporativas deve ser enviado todo mês com os comprovantes fiscais com informações referentes ao motivo e valor do gasto, por exemplo. Assim, você padroniza os lançamentos e tem mais clareza na hora de fazer a contabilidade.

Crie o recibo de reembolso

Ainda pensando sobre como contabilizar reembolso de despesas corporativas, é importante criar o recibo de reembolso para ficar comprovado e documentado que o colaborador recebeu os valores solicitados.

Assim, sua empresa garante a comprovação física da entrega, caso ocorra alguma contestação posterior por parte de um colaborador. Esse documento pode ser estabelecido por meio de políticas de lançamentos, visando padronizar e ganhar agilidade nas atividades cotidianas.

Invista em tecnologia e automação

Por fim, quando o assunto é como contabilizar reembolso de despesas empresariais, é fundamental fazer investimentos em tecnologia e automação. Atualmente, com a aceleração digital, utilizar um sistema de gestão de custos corporativos é uma boa forma de ganhar eficiência.

Por meio dele, fica mais simples registrar as despesas iniciadas pelos colaboradores, além de ajudar a automatizar processos, diminuir erros e retrabalhos e garantir velocidade nas atividades e no reembolso aos colaboradores.

Desse modo, você supera todos os desafios no reembolso de despesas e consegue se diferenciar dos concorrentes. Porém, para isso, é preciso contar com um sistema de qualidade.

Saiba porque contar com a SAP Concur

Agora que você já sabe como contabilizar reembolso de despesas, é importante contar com uma parceira sólida e experiente, como a SAP Concur, para ajudar o seu negócio. Nesse sentido, o SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas corporativas que proporciona a administração financeira completa da sua empresa.  

A plataforma é intuitiva, funcional e responsiva, propiciando uma melhor gestão operacional, automatização de todos os fluxos, melhor adequação por parte dos colaboradores e uma efetiva redução de custos nas empresas.

Além disso, o SAP Concur Expense é a única solução que possui, de ponta a ponta, a capacidade de educar, sugerir melhores escolhas, mensurar dados e ajudar a sua empresa a ser mais sustentável.

Ao compreender como fazer a contabilização do reembolso de despesas entre empresas, fica mais fácil garantir eficiência, reduzir erros e se diferenciar no mercado de atuação. Para isso, é fundamental contar com uma solução como o SAP Concur na gestão financeira do seu empreendimento.

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