Como economizar horas extras em viagens corporativas?

No Brasil, muitas empresas realizam viagens de negócios, seja para visitar fornecedores, encontrar com clientes, visitar filiais e muitas outras tarefas que exigem deslocamentos. Porém, o que muita gente tem dúvidas é em relação às horas extras em viagens corporativas. Afinal, nessas ocasiões, nem sempre é possível cumprir os horários convencionais.

É preciso lembrar que, durante o deslocamento em uma viagem empresarial, o colaborador está à disposição da organização, pois esse tempo não seria necessário se não fosse por solicitação do empregador. Dessa forma, o período dedicado ao percurso deve ser considerado como efetivo trabalho, podendo acarretar o pagamento de horas extras.

Neste artigo, trazemos esclarecimentos sobre o que está previsto na legislação trabalhista e apresentamos algumas dicas para que sua empresa economize com horas extras em viagens. Siga aqui conosco para ficar por dentro do assunto!

O que a legislação diz sobre horas extras em viagens corporativas?

As leis trabalhistas não definem diretrizes específicas quanto ao direito de receber por hora extra em viagens a negócios. Por isso, é importante considerar o que prevê a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

O tempo de trabalho é considerado como hora extra quando ultrapassa uma jornada de 8 horas diárias ou 44 horas semanais. Se, durante a viagem corporativa, todas as atividades acontecerem dentro desse limite, não há necessidade de pagar horas extras aos colaboradores.

Mas vale observar que, de acordo com o artigo 4º da CLT, o período em que o funcionário está à disposição da empresa é considerado serviço efetivo (tempo trabalhado). Essa regra impacta, por exemplo, atividades que de alguma forma exigem que o trabalhador fique de sobreaviso ou possa ser acionado a qualquer momento para desempenhar suas funções.

No caso das viagens a trabalho, a legislação também entende o deslocamento como horário de trabalho. Assim, caso o funcionário gaste no trajeto um tempo além da sua jornada, esse tempo deve ser contabilizado como hora extra.

Como calcular as horas extras em viagens corporativas?

O primeiro passo para calcular as horas extras em viagens corporativas é registrar de forma precisa todo o período em que o colaborador está à disposição da empresa, incluindo o tempo de deslocamento. O que não se aplica ao cálculo são os períodos de descanso ao longo da viagem, como a pernoite.

Todo deslocamento ou atividade relacionada ao trabalho, como reuniões ou visitas a clientes, que ultrapassar a jornada regular de trabalho (8 horas diárias ou 44 horas semanais) pressupõe o pagamento das horas extras.

O cálculo das horas extras deve seguir a seguinte lógica: em dias normais, soma-se 50% ao valor da hora trabalhada. Por exemplo, se o funcionário recebe R$ 20,00 por hora, as horas extras serão pagas a R$ 30,00 (R$ 20,00 + 50%). Já para viagens corporativas em finais de semana e feriados, o adicional é de 100%, ou seja, o dobro do valor da hora regular.

Como reduzir custos com horas extras em viagens corporativas?

Agora que você já sabe o que a legislação brasileira considera hora extra em viagens corporativas, que tal entender como reduzir esse tipo de custo na sua empresa? Conheça algumas estratégias!

Utilize banco de horas

A primeira dica para reduzir custos é com a implementação de banco de horas. Dessa forma, todas as horas trabalhadas após o horário de trabalho poderão ser utilizadas pelo colaborador futuramente.

Isso permite que o colaborador prolongue um período de férias ou um feriado, por exemplo. Com o banco de horas, é feita a troca do pagamento em dinheiro pelas horas no banco.

Faça um bom planejamento

A melhor maneira de evitar imprevistos que acarretem horas extras é adotar um planejamento eficiente para a viagem corporativa. Assim, você tem maior possibilidade de conseguir horários mais alinhados às jornadas dos funcionários, de modo que eles possam cumprir todas as tarefas dentro dos horários previstos.

Envolva seus colaboradores

Outra dica importante para reduzir gastos com horas extras em viagens corporativas é envolver os colaboradores em todas as decisões. Quanto mais inseridos eles estiverem, melhores serão as decisões do deslocamento.

Nesse aspecto, não deixe de lado as políticas de viagens. Muito pelo contrário: torne essas diretrizes cada vez mais presentes no cotidiano da operação, de forma a minimizar riscos e garantir compliance e governança corporativa.

Utilize o Bleisure

Bleisure é um conceito em que viagens corporativas e viagens a lazer se misturam. Nesse sentido, você pode oferecer dias extras na viagem para que os colaboradores curtam e aproveitem a cidade. Como esse período não será contado como horas trabalhadas, não vai ultrapassar as 44 horas semanais e não será necessário o pagamento de horas extras.

Conte com a ajuda da tecnologia

Por fim, tenha em mente que a tecnologia é sua grande aliada, não somente no gerenciamento de viagens e despesas, mas também na automação dos cálculos envolvendo as horas extras no deslocamento de viagem.

Por essa razão, escolha sistemas inovadores, que atendam às necessidades da sua organização e sejam de fácil implementação, maximizando a maturidade digital e simplificando o cotidiano da sua operação.

Como realizar o reembolso de gastos em viagens corporativas?

O processo de reembolso de gastos em viagens de trabalho, preferencialmente, deve estar previsto na política de viagens corporativas da empresa. Esse documento deve detalhar as regras estabelecidas, incluindo questões relativas às despesas reembolsáveis.

Usar um software de gestão facilita os procedimentos, trazendo mais agilidade e transparência. Confira, no passo a passo a seguir, como fazer o reembolso de despesas das viagens corporativas.

Definir quais despesas são reembolsáveis

O primeiro passo para um processo de reembolso eficiente é estabelecer claramente quais despesas serão ressarcidas pela empresa. Especifique os gastos que são cobertos, como hospedagem, alimentação, transporte e passagens. Essa lista deve compartilhada com os colaboradores.

Fazer o lançamento contábil

O valor destinado ao reembolso deve ser registrado corretamente na conta de passivos da empresa. Dessa forma, garante-se que os custos sejam devidamente contabilizados e que o ressarcimento será feito de maneira precisa e transparente.

Solicitar a nota fiscal

É fundamental que o colaborador apresente os comprovantes dos gastos realizados durante a viagem. Para facilitar a gestão, solicite que todas as despesas sejam acompanhadas de notas fiscais ou recibos.

Emitir o recibo de reembolso

Cada reembolso é um processo individual, e para oficializá-lo, o colaborador deve assinar um recibo comprovando o ressarcimento. Esse documento deve conter informações como a data, o valor reembolsado e detalhes sobre as despesas.

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