Como declarar reembolso de despesas no imposto de renda?

A prática de reembolso de despesas corporativas é algo muito comum nas empresas do mundo inteiro. E, segundo a legislação trabalhista, o reembolso de despesas é um direito dos funcionários que visa ressarcir devidamente os gastos corporativos realizados com seu próprio dinheiro. É válido ressaltar que, por mais que conste na legislação trabalhista, o direito de reembolso de despesas não possui legislação específica relacionada a valores e porcentagens.

Neste caso, é preciso estar por dentro de quais despesas podem e devem ser reembolsadas, além de estar ciente da existência das leis e das tributações envolvidas.

No entanto, se não feito de forma correta, pode gerar dores de cabeças desnecessárias para a empresa. Por isso, uma das dúvidas mais frequentes dos funcionários é: como declarar reembolso de despesas no imposto de renda?

Confira este artigo até o final para tirar essa e mais algumas outras dúvidas.

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Política de reembolso de despesas

A política de reembolso de despesas é um documento importante para as empresas. Nele estão reunidas todas as normas que permitem a organização e regulamentação dos reembolsos da empresa. Além disso, seu objetivo também é controlar os gastos de cada funcionário durante algum processo corporativo. Isto é, seja em alguma viagem ou evento corporativo, há um monitoramento dos gastos, visando a preservação da saúde financeira da empresa, assim como, também, o direito de reembolso reservado a cada funcionário.

Neste documento contém os critérios de cada gasto que o funcionário terá, além das consequências indicadas se houver descumprimento.

Cada documento é criado com base em cada necessidade da empresa, e ele deve estar acessível aos colaboradores da empresa.

Veja mais: Política de reembolso de despesas: saiba como criar a sua com a SAP Concur

Classificar e contabilizar reembolso de despesas

Classificar as despesas é um ato essencial quando se trata de empresas que pretendem ter uma visão mais analítica dos custos da organização. Ela permite que a gestão financeira reúna dados que servirão para o mapeamento de cada gasto. Isto é, permitirá a identificação de quais departamentos têm maiores gastos, o que se aplica à política de reembolso, quais despesas podem ser eliminadas, quais podem ter uma redução, quais não podem ser eliminadas, etc.

E o assunto que não fica de fora é sobre os reembolsos dos funcionários, claro. Por isso, é interessante que a empresa saiba como calcular o reembolso de despesas, assim como saber classificá-los e contabilizá-los.

Para contabilizar as despesas corporativas é válido que comece com:

1- Gastos fixos X Gastos variáveis

Como já sabemos, as despesas fixas são aquelas que são contabilizadas mensalmente sem qualquer variação conforme a produção, venda, etc. Exemplos: aluguel, salários, internet, plano de telefone, e mais.

Já as despesas variáveis, no entanto, são aquelas que vão variar de acordo com o volume, o desenvolvimento. Exemplos: horas extras, comissões, consumo de energia, consumo de água, etc.

2- Gastos obrigatórios X Gastos não-obrigatórios

Neste caso, é mais simples de lidar quando são gastos obrigatórios ou não, já que pode ser facilmente analisado e cortado, pois é possível identificar se faz diferença ou não nos processos da empresa.

3- Gastos previsíveis X Gastos não-previsíveis

Aqui, no entanto, é um pouco mais complicado pois nunca se sabe qual será o imprevisto que uma empresa terá. Por isso, o mais indicado é estar sempre preparado para possíveis imprevistos.

Mantendo a organização dos gastos previsíveis, a empresa terá uma base da média de gastos durante algum processo, e dessa forma, também ficará mais fácil lidar com algum imprevisto, pois não afetará o desempenho do fluxo de caixa.

Lembre-se: para manter o controle financeiro da empresa, é importante a presença da nota fiscal em todas as solicitações de reembolso por parte dos funcionários. Desta forma, a política de reembolso de despesas prevê a garantia e a proteção da empresa e do colaborador.

Dedução de despesas no Imposto de Renda

A Receita Federal disponibiliza dois tipos de declaração: a completa e a simplificada. Por isso, ao entrar neste tópico, você precisa saber qual o tipo de declaração de imposto de renda é mais adequado ao seu perfil.

Declaração simplificada: é indicada para quem tem poucas despesas a serem deduzidas. Ou seja, com esse modelo simplificado, o desconto será de 20% na renda tributável utilizada pela Receita Federal.

Declaração completa: é indicado para quem tem gastos mais significativos, seja com saúde, educação, previdência ou dependentes. E como essas despesas são deduzidas, o desconto terá um abatimento maior no valor final do Imposto de Renda.

No entanto, saiba que tem limites nessas deduções.

Se você já solicitou e recebeu o reembolso por parte da empresa, lembre-se de declarar reembolso de despesas no Imposto de Renda. Além disso, lembre-se, também, que as despesas reembolsadas a trabalho não podem ser deduzidas, pois já foram devolvidas, além de fazerem parte da dedução no imposto de renda da própria empresa.

Quais documentos são aceitos como comprovante

A Receita Federal exige a comprovação de todos os gastos ressarcidos pela empresa. Para isso, é importante guardar as notas fiscais, cupons e recibos, tudo que conste a comprovação dos gastos por parte do colaborador. Dessa forma, a empresa garantirá a preservação do direito do colaborador.

As informações exigidas variam de acordo com as despesas, claro, mas, utilizando uma viagem corporativa como exemplo, é necessário ter estes documentos:

- Nome do local da hospedagem; - CNPJ da hospedagem; - Descrição dos serviços fornecidos; - Data do check-in e checkout.

Veja também: Reembolso de despesas: como digitalizar a nota fiscal

Tributação

Quando falamos de tributação, devemos lembrar que há dois casos de reembolso de despesas para funcionários: os tributáveis e os não tributáveis.

Nesse caso, é válido salientar a importância do entendimento do assunto para evitar possíveis riscos com as autoridades fiscais. Portanto, vamos às explicações.

Quando o reembolso é tributável

Quando os gastos forem, originalmente, da empresa contratante ou de seu contratado, o reembolso é tributável, pois a empresa deve arcar com os gastos das necessidades de seus colaboradores, seja com alimentação, hospedagem, locomoção, etc.

Quando o reembolso não é tributável

No caso do reembolso não tributável, as despesas não ocorrerão em caso de caráter indenizatório, ou seja, quando não se configura beneficiamento por parte do colaborador.

Como declarar reembolso de despesas no imposto de renda

No site, siga os três passos:

1. Encontre a linha Outros, da ficha Rendimentos Isentos e Não-Tributáveis;

2. Escreva o nome e o CNPJ da empresa que faz o reembolso;

3. Na descrição, coloque que o valor declarado é referente ao reembolso.

Veja também: 4 dificuldades para garantir controle de gastos em viagens corporativas

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