Como conseguir as melhores condições nas viagens corporativas?

Para muitas empresas, as viagens corporativas representam uma grande porcentagem dos gastos, pois precisam realizar diversas viagens ao longo do ano, seja para visitar fornecedores ou clientes, fechar novos contratos, participar de eventos ou de workshops, etc.

No ano de 2022, as viagens corporativas voltaram com tudo, de acordo com estudo realizado pela Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), o setor movimentou cerca de R$ 3,3 bilhões no trimestre de julho, agosto e setembro de 2022.

Com isso, podemos imaginar o quão grande são as fatias de orçamentos que vão para as viagens corporativas, não? Dessa forma, as empresas estão sempre procurando formas de conseguir as melhores condições nas viagens corporativas, para reduzir os custos sem abrir mão da qualidade e do conforto de seus colaboradores.

Por isso, neste artigo, vamos dar dicas de como conseguir as melhores condições nas viagens corporativas e economizar com as viagens corporativas.

Como organizar uma viagem corporativa?

Se você quer entender como conseguir as melhores condições nas viagens corporativas, tudo precisa começar com a organização e a preparação da viagem.

Pesquisa

A primeira coisa que deve ser feita é pesquisar e entender tudo o que será necessário para que aquela viagem aconteça.

Por exemplo, quantos dias serão gastos na viagem, qual o deslocamento necessário, etc.

Planejamento

Com todas essas informações em mãos, é possível começar a realizar pesquisas e comparações de preços para encontrar as melhores oportunidades de acordo com as necessidades da empresa e dos colaboradores.

Agora, é iniciada a fase de planejamento, onde os gestores e colaboradores que viajarão devem planejar toda a viagem, onde ficará hospedado, quantos dias, qual veículo será alugado, qual o orçamento disponível para alimentação, etc.

Essa etapa é fundamental, pois permite identificar gastos desnecessários e reduzir custos encontrando as melhores oportunidades.

Previsão de imprevistos

Toda viagem acontece imprevistos e nós sabemos disso, então, é possível prever o que pode acontecer e se preparar para eles. Assim, você garante um orçamento extra que deve ser utilizado apenas em casos de imprevistos para proteger seus colaboradores que estarão em viagem.

Veja mais: Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

Como conseguir as melhores condições nas viagens corporativas?

Agora que você já organizou a sua viagem corporativa, deve estar querendo saber como conseguir as melhores condições, não é mesmo?

A preparação da viagem não é importante apenas para encontrar os melhores preços, mas sim, para que você possa identificar oportunidades e condições melhores para a sua viagem, por exemplo, condições de pagamento, descontos, benefícios, etc.

Sendo assim, a melhor forma de conseguir as melhores condições nas viagens corporativas é através de muita pesquisa e comparação de preços e condições.

Uma outra dica é criar uma relação de negócio com fornecedores fixos. Empresas que têm as viagens corporativas como uma realidade constante podem preferir fazer negócio com determinados fornecedores frequentemente, pois isso, a médio e longo prazo, pode se mostrar bastante favorável no momento de se argumentar em busca de condições mais vantajosas.

Leia também: Relatório integrado: como otimizar as informações com as melhores práticas

Como economizar nas viagens corporativas?

Por fim, vamos entender como economizar nas viagens corporativas.

Siga as políticas de viagens

A primeira dica para economizar nas viagens corporativas é seguindo as políticas de viagem. Ela é responsável por estabelecer as regras, obrigações e deveres válidos para todos os deslocamentos de funcionários realizados a favor dos interesses da empresa.

Esse documento deve ser construído a partir de um trabalho conjunto de reflexão entre diversas áreas da instituição, de modo que possa ser detalhado o suficiente para abranger todo e qualquer aspecto associado à realização de uma viagem de negócios.

Conscientize os colaboradores

Outra dica fundamental é conscientizar os seus colaboradores do motivo das viagens e de seus deveres.

Caso contrário, corre-se o risco de que os colaboradores confundam viagens corporativas com turismo de lazer, e em alguns casos façam escolhas e assumam uma postura, durante o deslocamento, que não corresponda com os interesses financeiros da empresa.

Exija a prestação de contas

A prestação de contas é fundamental para realizar o controle de gastos, onde os colaboradores devem apresentar todos os comprovantes e recibos, que foram gerados durante o período da viagem.

Alguns exemplos de contas que podem ser exigidas na hora de prestação de contas são: transporte, alimentação, gorjetas, locação de veículos, entre outros.

Com a prestação de contas é possível evitar fraudes e identificar gastos desnecessários e que possam ser economizados nas próximas viagens.

Registre ações estratégicas nas informações dos relatórios de viagens

Outra dica essencial é a produção de relatórios de viagens, eles permitem que a empresa veja de modo mais claro e organizado como o orçamento vem sendo aplicado quando se trata de viagens de negócios.

Assim, servem como um instrumento estratégico para a correção de procedimentos e otimização de performance.

Conte com a ajuda da tecnologia

Por último, a melhor maneira de economizar e conseguir as melhores condições nas viagens corporativas é com a ajuda da tecnologia. Muitas ferramentas já estão disponíveis no mercado e são capazes de realizar a comparação de preço, criar relatórios automatizados, ter todas as informações centralizadas em um só lugar e gerenciar as reservas de passagens e hospedagem.

Tudo isso aumentando a produtividade da sua equipe e com menos chances de erros.

Veja mais: Plano de gestão de crises: como criar um em 6 passos simples

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