Como conciliar cartão de crédito corporativo em viagens corporativas?

O cartão de crédito corporativo é um meio de pagamento que facilita o controle e o planejamento das empresas, sobretudo quando existe a necessidade de gerenciar viagens de negócios. Só que, para que esse recurso seja usado de forma eficiente, é necessário adotar alguns cuidados na definição de regras e processos de controle.

Quando associado a regras e processos bem definidos, o cartão de crédito corporativo melhora o controle do orçamento por parte da empresa. Criar uma política para a utilização desse recurso evita os casos de mau uso e otimiza a gestão financeira do negócio. Mas como fazer isso? É o que detalhamos neste artigo. Confira nossas dicas!

O que é e como funciona o cartão de crédito corporativo?   

O cartão de crédito corporativo é um meio de pagamento usado pelas empresas para gerenciar uma série de gastos. O sistema é muito similar ao do cartão de crédito pessoal: as despesas efetuadas são descontadas do saldo disponível.

A diferença entre o cartão de crédito corporativo e o pessoal é que, no primeiro caso, o meio de pagamento é usado para atender os interesses das empresas em relação à gestão de pagamentos realizados pelos diretores, gestores, líderes e funcionários.

Trata-se de uma forma rápida e prática de gerenciar as despesas que precisam ser realizadas pelos membros da organização. Nesse sentido, vale a pena destacar que o cartão corporativo é um recurso exclusivo para liberar, controlar e gerenciar gastos empresariais, não podendo ser usado para atender finalidades pessoais.

De forma prática, o cartão de crédito corporativo permite realizar diferentes tipos de pagamentos, desde a compra de insumos e matéria-prima até os gastos com alimentação ou viagens de negócios. Apesar disso, é natural que muitas organizações disciplinem o seu uso, definindo especificamente regras que devem ser cumpridas em relação a valores, tipos de despesas previstos etc.

Quais são os benefícios do cartão de crédito corporativo?

No cotidiano das organizações, nem todas as compras podem ser feitas pela equipe dedicada a essa área. As viagens corporativas são um exemplo clássico dessa limitação: o funcionário que está a serviço precisa pagar despesas que nem sempre podem ser antecipadas, como alimentação e deslocamento.

O cartão de crédito corporativo é um meio de pagamento eficiente para situações que exigem autonomia do líder ou funcionário quanto aos gastos que precisam ser realizados para que os objetivos da empresa sejam atendidos. No caso de uma viagem corporativa, o objetivo pode ser fechar novos negócios.

Do ponto de vista da organização, o cartão de crédito corporativo é um meio de pagamento que gera uma série de benefícios. Conheça os principais:

• agilidade: os membros da empresa conseguem realizar pagamentos necessários de forma rápida, sem precisar passar por um processo de compras, por exemplo;
• controle: apesar da autonomia, a empresa detém todo o controle sobre o meio de pagamento e consegue acompanhar os gastos para melhorar a gestão do orçamento;
• flexibilidade: o cartão de crédito corporativo é um recurso que confere flexibilidade à empresa no pagamento de despesas cotidianas;
• previsibilidade: os valores disponíveis para uso no cartão de crédito corporativo podem ser condicionados ao saldo, no caso dos cartões pré-pagos, ou ao limite disponível (pós-pago);
• gestão de reembolsos: ao disponibilizar o cartão de crédito corporativo, a empresa otimiza processos relacionados aos reembolsos que devem ser pagos aos funcionários.

Cartão de crédito corporativo: quais são as modalidades?

Existem dois tipos de cartão de crédito corporativo disponíveis no mercado: pré-pago e pós-pago. A escolha do sistema deve ser feita de acordo com a conveniência e as práticas relacionadas à gestão financeira da empresa.

O cartão de crédito corporativo pré-pago é a modalidade em que o valor disponível para uso é adicionado como saldo. A empresa faz a recarga na quantia específica. Esse procedimento beneficia as organizações que precisam disponibilizar recursos pontuais e, de certa forma, num limite já estimado. Por exemplo, é uma opção viável para bancar custos cotidianos, como alimentação.

A opção pós-paga também conta com um valor limitado, que estará disponível para uso. Só que, nesse caso, a quantia é referente à margem de crédito do próprio cartão, cuja fatura deverá ser paga posteriormente, na data do vencimento.

O cartão de crédito corporativo é disponibilizado tanto por bancos quanto por outras instituições financeiras, a exemplo das emissoras de cartões e das empresas que fazem gestão de benefícios.

Nem sempre existe a necessidade de associar o meio de pagamento a uma conta corrente pessoa jurídica (PJ). Para solicitar um cartão de crédito corporativo, a empresa deve entrar em contato com um banco ou uma instituição financeira. 

Cartão de crédito corporativo para viagens: quais são os cuidados?

Assim como outros meios de pagamento, o cartão de crédito corporativo está condicionado ao uso que é feito dele. Ou seja, existe sempre o risco de que o seu propósito seja desvirtuado. Entretanto, existem meios para evitar a utilização indevida desse recurso e favorecer a gestão financeira da empresa.

Vincular as viagens de negócios ao cartão de crédito corporativo é uma boa prática quando a empresa trabalha com políticas claras e adota mecanismos de controle e gestão. Nesse caso, o meio de pagamento otimiza processos sem comprometer o orçamento empresarial. Confira nossas dicas!

Estabeleça uma política de viagem corporativa

As regras relacionadas às viagens são essenciais para que a empresa gerencie não apenas seus custos, mas também todos os processos necessários, como os que estão relacionados às agendas, produtividade, normas de reembolso etc. Estabelecer uma política de viagem corporativa permite que a empresa defina normas de conduta, de pagamento e de prestação de contas, entre outros pontos.

Tenha regras para o uso do cartão de crédito corporativo

Além da política geral relacionada às viagens corporativas, é importante definir como o cartão de crédito disponibilizado pela empresa deve ser utilizado. As regras devem prever claramente qual é a finalidade do meio de pagamento e quais situações configuram uso indevido — por exemplo, para pagar gastos pessoais. As questões de segurança e comunicação de incidentes também precisam ser detalhadas para evitar riscos e garantir o compliance da viagem corporativa.

Entenda e monitore as despesas

Os gastos realizados no cartão de crédito corporativo precisam ser corretamente gerenciados. Isso exige que a empresa entenda quais são os tipos de despesas para fazer o lançamento correto dessas informações. Durante o monitoramento, é essencial acompanhar quais transações foram efetuadas e se elas são compatíveis com a prestação de contas da viagem.

Aproveite os benefícios do cartão

Acumular pontos ou milhas pode resultar em mais eficiência financeira para a empresa, especialmente se a realização de viagens corporativas for uma prática constante. Entenda quais são os benefícios oferecidos e não deixe de usufruir deles para otimizar o orçamento.

Oriente as equipes

Todas as regras para utilização do cartão de crédito corporativo durante as viagens devem ser comunicadas, a fim de que todos na empresa conheçam as normas. O processo de orientação evita que esse recurso seja usado de forma indevida, além de abrir espaço para o esclarecimento de dúvidas.

Viu como o cartão de crédito corporativo pode simplificar a gestão das viagens de negócios? Basta estruturar a sua política e manter o controle gerencial!

O cartão de crédito corporativo é um meio de pagamento que favorece o controle financeiro das empresas. Mas se você quer reduzir gastos, vale a pena continuar no nosso blog e conhecer algumas dicas para conseguir melhores condições nas viagens corporativas.