Como classificar as despesas de uma empresa: conheça 7 dicas agora

Que organização não quer ter uma gestão de custos mais eficiente e promover estratégias para redução de gastos, não é mesmo? Para atingir esses objetivos, é indispensável que os gestores e líderes de negócios saibam como classificar as despesas de uma empresa.

A partir dessa classificação, é possível, realmente, identificar cada tipo de custo realizado no negócio, com a separação por diferentes categorias. Isso contribui para melhorar sua gestão, assim como todo o processo de decisão.

Você quer saber mais sobre como classificar as despesas do seu negócio de maneira correta? Então continue a leitura e confira nosso conteúdo!

Qual a diferença entre custos e despesas?

Entender quais as diferenças entre esses termos, permite que você classifique corretamente os itens de desembolso do seu negócio. Além de facilitar as atividades contábeis, esse tipo de cuidado permite adquirir mais controle sobre o aspecto financeiro da empresa.

Assim, enquanto os custos representam o volume de dinheiro gasto para produzir seus bens e serviços, as despesas indicam o montante destinado à manutenção das operações diárias do seu negócio.

Isso significa que os custos estão ligados ao processo produtivo, ou seja, a atividade fim da empresa, enquanto as despesas estão ligadas a manutenção das atividades. São exemplos de custos a matéria-prima, os custos em embalagens, etc., enquanto os valores gastos com como salários, aluguel, material de escritório, são classificados como uma despesa.

Quais os principais tipos de despesas da empresa?

A partir de uma classificação clara é possível observar os gastos por colaboradores, por setores de atuação, por tipo de despesa, entre outros detalhes. Dessa forma, os gestores descobrem exatamente quanto é desembolsado para atender às seguintes necessidades:

• Contas de energia elétrica, de celular e internet, presentes no home office;
• Deslocamentos de carro, com combustível, pedágios e estacionamentos;
• Tarifas aéreas e hospedagens durante as viagens corporativas;
• Gastos com almoços e alimentação em reuniões e relacionamentos com clientes.

Portanto, com todo esse conhecimento e mapeamento sobre como classificar as despesas de uma empresa, a gestão consegue visualizar os potenciais de economia, gastos desnecessários, despesas dentro e fora da política, possíveis fraudes, entre outros.

Por que é importante fazer uma boa classificação?

Existem várias vantagens em fazer uma boa classificação de despesas no negócio. Ao contar com ela, sua empresa fica mais eficiente tanto no curto quanto no longo prazo. Por meio dessa atividade, é possível:

• entender quais são as despesas da empresa;
• melhorar o controle financeiro;
• garantir maior sustentabilidade no negócio;
• ganhar mais uma ferramenta para reduzir as saídas de dinheiro;
• elevar a lucratividade;
• estabelecer um orçamento;
• melhorar a destinação dos recursos da empresa.

Portanto, caso deseje ter todas essas vantagens, é importante adotar passos que ajudem a classificar as despesas de modo eficaz. Abaixo, listamos várias boas práticas que vão ajudar nesse sentido.

Como classificar e controlar as despesas de uma empresa?

Após conhecer a importância de como classificar as despesas de uma empresa, você deve estar se perguntando como fazer isso adequadamente. Para te ajudar, separamos várias dicas. Confira!

1. Entenda e separe as despesas fixas e variáveis

Em primeiro lugar, é preciso compreender as diferenças entre despesas fixas e variáveis para não englobar ambas na mesma categorização e divisão. Uma vez que os custos fixos estão relacionados com aqueles que acontecem todos os meses, como salários dos funcionários, aluguel e manutenção de instalações, impostos e contas fixas.

Já as variáveis dependem das horas trabalhadas, do consumo e/ou desempenho da equipe e variam de um mês a outro, como contas de água e luz, comissões e bônus, reembolsos de viagens, entre outros.

Por fim, ainda podemos citar os gastos extraordinários, que se tratam de custos que ocorrem de forma aleatória, como multas, processos jurídicos, manutenção de equipamentos que falharam etc.

Como vimos acima, existem diversos tipos de gastos que podem acontecer nos negócios. Eles podem ser separados de diversas formas, como custos administrativos, operacionais, comerciais e financeiros. Ou seja, nesse caso, é feita a divisão para cada setor da organização.

No entanto, independentemente dos setores, é fundamental ter uma visão macro dos gastos realizados pelos colaboradores.

Por isso, como classificar as despesas de uma empresa passa pelo enquadramento dos diferentes desembolsos dos funcionários nas práticas de viagens, reuniões, home office, fundo fixo, materiais de escritório, desenvolvimento profissional e demais opções.

3. Evite usar a categoria outros

É importante tentar categorizar a maioria das despesas para evitar uma opção genérica de outros, que podem esconder gastos ocultos e até fraudes. Quando existem poucas categorias, qualquer custo não previsto pode ir parar na modalidade de outros ou diversos.

Com isso, as empresas terão relatórios de despesas que não condizem com a realidade. Logo, vale a pena contar com alguma tecnologia para contribuir com essa atividade, tal como softwares ou plataformas específicas para esse fim. Isso permite que você crie diversas classes de despesa e tenha bastante clareza ao ler os últimos relatórios da empresa.

4. Tenha cuidado com o excesso de categorias

Para ter sucesso na empresa é necessário encontrar um ponto de equilíbrio para fugir dos extremos. Por isso, vale saber como classificar as despesas de uma empresa sem incorrer no excesso de categorizações. Isso porque os gastos podem ficar fracionados e os gestores não conseguirão ver plenamente os números.

Portanto, o número adequado de categorias é aquele que informa claramente sobre como o dinheiro da empresa está sendo aplicado, mas sem prejudicar o entendimento com o excesso de informações. Imagine, por exemplo, um relatório com mais de 50 classes de despesas. Seria praticamente impossível identificar pontos de melhorias em meio a tantos dados.

5. Registre corretamente as despesas

Para ter números precisos dos gastos realizados pelas equipes, a empresa deve conscientizar os colaboradores sobre a importância de registrar cada movimentação correta e detalhadamente.

Esse tipo de cuidado é essencial para evitar erros na arrecadação de impostos, problemas com o fisco ou demais equívocos no pagamento de colaboradores, ou fornecedores. Portanto, vale a pena registrar todas as movimentações realizadas para impedir qualquer incompatibilidade entre o que está registrado e o que foi efetuado.

6. Mantenha suas categorias de despesas atualizadas

Classificar as despesas de uma empresa depende também de uma revisão e atualização frequente conforme os novos gastos que podem surgir pelo caminho. Por exemplo, com a pandemia do Coronavírus, as organizações precisaram garantir a segurança e a saúde dos seus funcionários.

Para isso, consideraram itens novos como despesas dos colaboradores, como máscara de proteção, álcool em gel e até o teste de Covid-19. Ou seja, se você não se adaptar a novos cenários, provavelmente, tais gastos vão impactar a categoria outros, afetando a visibilidade da gestão.

Porém, com a atualização constante, é possível ter maior assertividade nos reembolsos dos funcionários e com resultados mais sólidos na mensuração das despesas. O que facilita a tomada de decisões.

7. Use tecnologias para classificar as despesas

Para auxiliar o registro, controle e gerenciamento de despesas corporativas no seu negócio, não se pode esquecer de contar com tecnologias adequadas para fazer a classificação dos gastos de modo automático. Isso ajuda a otimizar a prestação de contas e o processo de reembolso.

Nesse cenário, a SAP Concur disponibiliza uma solução inovadora de gestão de despesas e viagens corporativas: o software SAP Concur Travel & Expense. Por meio da coleta de notas fiscais via fotos de celular, é possível enviar os comprovantes de gastos para o sistema.

Então, com as tecnologias inteligentes de leitura ótica de caracteres, a plataforma já preenche automaticamente todo o relatório de despesas e categoriza o gasto nas opções pré-configuradas.

Assim, é possível manter um sistema de finanças inteligentes para garantir o cumprimento da política de reembolsos, identificar potenciais de economia nos gastos e ainda evitar fraudes. Além disso, o SAP Concur Travel & Expense pode ser integrado a softwares ERPs, facilitando a integração de dados e a gestão financeira.

Como evitar erros de classificação?

Além de utilizar as dicas que apresentamos anteriormente, também vale a pena adotar alguns cuidados adicionais que vão ser importantes para evitar erros. Nesse sentido, algumas boas práticas são:

• tenha um sistema de verificação e de controle interno para analisar consistentemente as despesas do negócio;
• faça a documentação de todas as transações comerciais do negócio a fim de aumentar a clareza e ajudar na determinação das despesas;
• treine os colaboradores responsáveis para terem os conhecimentos necessários na hora de efetuar a classificação;
• conte com ferramentas adequadas para facilitar a classificação e evitar erros;
• implemente um processo de auditoria que ajude a reduzir os erros e garantir validação para as classificações efetuadas.

Ao implementar nossas dicas você consegue entender como classificar as despesas de uma empresa de maneira correta e eficiente. Além disso, ao contar com o SAP Concur Travel & Expense é possível fazer integrações que garantem maior produtividade e redução de erros nessa atividade primordial para o sucesso financeiro da sua companhia.

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