Como calcular o ROI de viagens corporativas? Descubra!

No mundo dos negócios, saber como calcular o ROI (Retorno sobre o Investimento) é fundamental para avaliar resultados financeiros, incluindo aqueles decorrentes de viagens corporativas. O ROI é uma métrica de rentabilidade que ajuda as empresas a compreender a efetividade dos investimentos realizados.

Ao fazer a análise de rentabilidade, é possível identificar a relação entre custos e benefícios das viagens a trabalho. Dessa forma, gestores conseguem tomar melhores decisões em relação ao tema.

É sobre isso que trataremos neste artigo. A seguir, entenda melhor o conceito de ROI, como calculá-lo e de que maneira é possível aumentá-lo em viagens corporativas. Continue a leitura e confira!

O que é o ROI?

ROI, ou Retorno sobre o Investimento, é um indicador usado para avaliar a rentabilidade de um valor investido pela organização. Ele é amplamente empregado em diversos setores, para medir o lucro obtido em relação ao custo.

Esse indicador ajuda a determinar quanto se ganhou ou perdeu em um investimento específico. Por ser uma métrica versátil, essa fórmula é utilizada tanto por gestores financeiros quanto por profissionais das mais variadas áreas. Por isso, é comum o uso de uma calculadora de ROI para as despesas corporativas.

Como funciona?

O ROI funciona como uma ferramenta de análise financeira, que permite mensurar o retorno de um investimento específico em relação ao seu custo. Para aplicá-lo, é necessário identificar claramente tanto os ganhos quanto os custos envolvidos no investimento.

Para calcular o ROI, determina-se o ganho do investimento, que pode incluir receitas adicionais, economia de custos ou outros benefícios tangíveis. Em seguida, subtrai-se o custo total do investimento. O valor obtido deve ser dividido pelo total do investimento e multiplicado por 100. O resultado é dado em um percentual que expressa o retorno alcançado.

Qual a importância do cálculo?

O cálculo do ROI é fundamental para a gestão estratégica de uma empresa, oferecendo insights valiosos que orientam diversas áreas do negócio. Veja quais são os principais benefícios!

Tomada de decisões com base em dados

Ao analisar o ROI, as empresas podem priorizar projetos e iniciativas que oferecem o melhor retorno financeiro, reduzindo o risco de alocação inadequada de recursos. Essa abordagem baseada em dados faz com que o orçamento seja usado de forma mais eficiente e sustentável, melhorando a saúde financeira da empresa.

Identificação de novas oportunidades

Por meio do ROI, é possível identificar as melhores oportunidades de investimento para a empresa. Isso pode ser feito a partir de projeções do retorno estimado ou considerando o desempenho já obtido em projetos, produtos ou serviços que demonstrem retornos mais expressivos.

Alinhamento com os objetivos da empresa

Ao garantir que cada investimento esteja contribuindo para os objetivos financeiros e de crescimento, as empresas podem manter um foco claro em suas prioridades. Dessa forma, o ROI permite verificar se os recursos estão sendo utilizados de maneira a apoiar a visão e a missão da organização.

Como calcular o ROI em viagens corporativas?

O cálculo do ROI ajuda a justificar os custos e a identificar áreas onde melhorias podem ser implementadas. Para realizar essa análise, é importante seguir alguns passos. Confira!

• identificação dos custos — o primeiro passo é reunir todos os custos relacionados à viagem corporativa. Isso inclui os diretos, como passagens aéreas e hospedagem, e os indiretos, como o tempo de trabalho que o colaborador deixou de cumprir para viajar, bem como despesas corporativas;
• determinação dos ganhos — os ganhos podem incluir novos negócios fechados, conhecimentos adquiridos e até mesmo o aumento da motivação dos funcionários. É preciso entender o retorno que cada viagem pode oferecer e apurar esses dados, como aumento de vendas ou novos contratos;
• aplicação da fórmula de ROI — com os custos e ganhos identificados, utiliza-se a fórmula básica do ROI:

ROI = (Ganho do Investimento − Custo do Investimento) ÷ Custo do Investimento x 100

• Análise e interpretação dos resultados — após o cálculo, é preciso interpretar os resultados de maneira contextual. Um ROI positivo indica que a viagem gerou mais benefícios financeiros do que custos, enquanto um negativo sugere que os custos superaram os ganhos.

Quando for analisar o ROI, lembre-se da importância de considerar tanto o curto quanto o longo prazo. Há casos em que as viagens geram benefícios no decorrer do tempo, como a abertura de novos negócios em outra localidade.

Quais informações são avaliadas no cálculo?

Para calcular o ROI de viagens corporativas de forma precisa e eficaz, é fundamental avaliar uma série de informações que englobam tanto os custos quanto os ganhos associados. A seguir, destacamos os principais elementos a serem considerados.

Custos diretos

• passagens aéreas e transporte — abrangem os custos de voos, aluguel de carros, táxis e outros meios de transporte utilizados durante a viagem;
• hospedagem — gastos com hotéis ou outros tipos de acomodação;
• alimentação — despesas com refeições, incluindo cafés da manhã, almoços, jantares e lanches.
• taxas de inscrição em eventos — custos associados à participação em conferências, feiras, workshops, entre outros relevantes para a viagem.

Custos indiretos

• tempo de trabalho que o colaborador deixou de cumprir — valor referente ao tempo que os funcionários passam fora do escritório e que não está diretamente produtivo;
• despesas administrativas — incluem custos com planejamento e gestão das viagens, como taxas de reserva e honorários de agências de viagens.
• outros custos — incluem variadas despesas de viagem, como telefonia e internet, entre outros pequenos gastos.

Ganhos potenciais

• novos contratos de vendas — a receita gerada a partir de novos negócios fechados durante a viagem;
• fortalecimento de relacionamentos — valor estimado do fortalecimento de relações com clientes, parceiros ou fornecedores, o que pode resultar em futuros negócios;
• oportunidades de networking — benefícios obtidos por meio de novas conexões que podem levar a parcerias estratégicas ou colaborações;
• aprendizado e desenvolvimento — conhecimentos adquiridos que podem ser aplicados para melhorar processos internos ou desenvolver novos produtos e serviços.

Benefícios Intangíveis

• aumento da moral e motivação — o impacto positivo na moral dos funcionários, o que pode aumentar a produtividade e a satisfação no trabalho;
• reputação da empresa — melhoria na imagem da empresa devido à participação em eventos importantes ou à presença em mercados estratégicos;
• inovações e insights — novas ideias e percepções obtidas que podem influenciar positivamente a estratégia da empresa.

Retorno esperado

• aumento das receitas — comparação entre o aumento de receita pós-viagem e o período anterior, evidenciando o impacto direto da viagem nos resultados financeiros.
• economia de custos — identificação de possíveis reduções de custos implementadas como resultado de insights ou negociações realizadas durante a viagem.

Como aumentar o ROI em viagens corporativas?

Estratégias bem planejadas podem maximizar os benefícios financeiros e operacionais, ao mesmo tempo que minimizam os custos desnecessários. A seguir, apresentamos algumas abordagens eficazes para alcançar esse objetivo.

Adoção de uma política de viagens

A política de viagens padroniza processos e reduz custos, porque estabelece diretrizes para a aprovação de viagens, seleção de fornecedores e limites de gastos. Além disso, deve incentivar o uso eficiente dos recursos, garantindo conformidade e controle sobre as despesas.

Planejamento

O planejamento é essencial para otimizar os custos e maximizar os retornos de cada viagem. Nesse processo também é interessante considerar a combinação de viagens para múltiplos propósitos, como reuniões com clientes e participação em eventos.

Definição de metas claras

As metas podem incluir a assinatura de novos contratos, o fortalecimento de relações com clientes existentes ou a aquisição de conhecimentos específicos. Ter objetivos definidos permite que a empresa avalie o impacto de cada viagem objetivamente e direcione os esforços para as áreas mais estratégicas.

Controle de gastos

Utilizar orçamentos pré-aprovados para viagens e categorizar os tipos de despesas ajudam a manter os custos sob controle. Isso porque as ferramentas de gestão de despesas podem fornecer visibilidade em tempo real sobre os gastos, garantindo que eles estejam nos limites estabelecidos pela política de viagens.

Novas parcerias

Estabelecer parcerias com fornecedores de serviços de viagens, como hotéis, companhias aéreas e agências de viagens, pode resultar em descontos e benefícios exclusivos. Além disso, podem oferecer flexibilidade adicional nas reservas e reduzir os custos gerais.

Uso de plataformas para gestão de viagens

A utilização de plataformas de gestão de viagens centraliza o processo de planejamento, reserva e controle de despesas. Softwares desse tipo facilitam a conformidade com a política de viagens da empresa e oferecem relatórios detalhados para análise do ROI. 

Saber como calcular o ROI de viagens corporativas é essencial para garantir que os investimentos realizados agreguem valor ao negócio. Ao considerar todos os custos e benefícios envolvidos, as empresas podem tomar decisões mais estratégicas. Assim como é importante calcular o ROI de viagens corporativas, vale a pena analisar o retorno sobre o investimento feito em softwares de gestão, como o SAP Concur Expense.

Acesse a nossa calculadora e veja a rentabilidade que o sistema pode oferecer para a sua empresa!