Como atravessar o ano de 2025 e os próximos: novas tendências nas viagens de negócios e na gestão de despesas para gerentes de viagens corporativas e líderes financeiros

Para alcançar o sucesso nos negócios, é preciso saber onde você esteve, onde está e o que está por vir. Essa premissa se aplica especialmente às funções-chave de viagens de negócios e gestão de despesas. Imersos em T&E e mantendo relações estreitas com as pessoas que desempenham o trabalho na prática, nossos especialistas estão bem posicionados para antecipar as tendências de viagens de negócios e gestão de despesas de 2025, compartilhando percepções para ajudar as organizações a avançar mais rápido. 

Com processos, tecnologia e pessoas trabalhando juntos para gerenciar os custos, aumentar a produtividade, melhorar a análise e agregar valor, há um tema comum em suas previsões: a interconectividade. 

Então, explore em detalhes e aprenda sobre as tendências de viagens de negócios e as práticas recomendadas, além de saber como soluções integradas conectam todos os elementos. Descubra: 

• Mais sobre as principais previsões de T&E envolvendo inteligência artificial (IA), aumento das viagens, colaboração da diretoria, consolidação das empresas de gestão de viagens (Travel Management Company, TMC) e fragmentação de conteúdo.  
• Quatro prioridades para CFOs no próximo ano. 
• O que os viajantes a negócios e gerentes de viagens corporativas pensam sobre o cenário das viagens. 
• Como você pode alinhar seu programa de viagens de negócios com as tendências do setor.

Quais são as tendências de T&E para 2025?  

Eis as respostas rápidas dos especialistas: as organizações esperam obter mais retorno de cada centavo investido nas viagens corporativas, a IA lidará com um volume maior de trabalho, as TMCs continuarão se consolidando enquanto os viajantes se beneficiam de opções de conteúdo mais amplas e os líderes financeiros impulsionarão a mudança tecnológica.  

Mas o que isso significará para a gestão de viagens de negócios e despesas corporativas? Um olhar mais atento apresenta uma perspectiva. 

Viagens e despesas em 2025 

Descubra mais sobre as principais tendências de viagens de negócios e gestão de despesas, e saiba como os líderes financeiros e gerentes de viagens corporativas podem responder a elas. 

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 1. Redução da inflação, aumento das oportunidades e expectativas 

Não importa se o orçamento de seu programa de viagens de negócios está aumentando ou permanece inalterado. Você quer aproveitá-lo ao máximo. Uma plataforma integrada pode melhorar a visibilidade dos gastos, minimizar erros, ajustar previsões, impedir fraudes e impor políticas de viagens e gastos de maneira coesa. Ao longo do processo, as empresas podem atender às expectativas crescentes dos viajantes com ferramentas que proporcionam experiências de reserva semelhantes às dos consumidores finais, simplificam a elaboração dos relatórios de despesas e garantem a segurança e a flexibilidade dos viajantes com pontuações de segurança dos destinos, informações de saúde e notificações em tempo real sobre interrupções de viagens.  

2. Expansão da IA, mas cautela 

Em 2025, os líderes financeiros adotarão as soluções habilitadas por IA de maneira mais ampla para lidar com tarefas que exigem muitos recursos, como análises de relatórios de despesas, estimativas de viagens e processamento de faturas. A ideia é reduzir o tempo que todos gastam usando ferramentas de T&E, no entanto, plataformas desconectadas podem limitar as vantagens da IA. As organizações também devem reconhecer que os usuários demoram para confiar totalmente na IA: os viajantes aceitam que a IA sugira recomendações e estime os custos, mas ainda não estão dispostos a permitir que a tecnologia faça reservas. 

3. Consolidação das TMCs, ampliando os benefícios com novos conteúdos 

Considerando que as TMCs continuam unindo forças, a economia poderá beneficiar os clientes. Portanto, é fundamental contar com uma tecnologia que permita às empresas escolher uma TMC que melhor atenda às suas necessidades. A fragmentação do conteúdo provavelmente desacelerará, mas as organizações começarão a perceber as vantagens da Nova Capacidade de Distribuição (New Distribution Capability, NDC) das companhias aéreas. Essa constatação reitera a importância de uma ferramenta de reservas que incorpore conteúdo da NDC e, ao mesmo tempo, ofereça acesso a companhias aéreas de baixo custo, opções de hotéis mais amplas, redes ferroviárias e fornecedores não convencionais. 

4. Colaboração com a diretoria e outras partes interessadas 

Conformidade. Sustentabilidade e outras iniciativas ambientais, sociais e de governança (ESG). Segurança e privacidade de dados. Crescimento, produtividade, eficiência e inovação tecnológica. A lista de responsabilidades do CFO continua crescendo, portanto, os líderes financeiros devem trabalhar em estreita parceria com os CEOs em 2025 e colaborar com os departamentos de TI e RH, além de outros líderes para alcançar o sucesso.  

Quais são as principais prioridades dos CFOs?  

Tanto a função de CFO quanto a tecnologia integrada para a gestão de viagens de negócios e despesas corporativas avançarão. De soluções integradas à colaboração multifuncional, a interconectividade é a chave. E, com mais responsabilidades, surgem outras prioridades estratégicas para os CFOs. 

• Lidere o crescimento e a reinvenção. Quase dois terços dos CFOs, ou 63%, investiram em tecnologias de ponta em 2024. Isso representa um compromisso firme com a transformação, mas os líderes financeiros também devem reforçar a gestão de mudanças e riscos, bem como aprender a argumentar que o retorno dos ganhos tecnológicos é demorado. 

• Vá além do alarde da IA. A IA generativa chamou a atenção, mas o foco está voltado para benefícios a longo prazo e o ROI, avaliações que os CFOs podem fazer. A conformidade, a auditoria e o planejamento são casos de uso ideais de IA, portanto, os líderes financeiros devem priorizar as habilidades digitais e acompanhar atentamente as iniciativas regulatórias globais. 
• Integre práticas de ESG. Monitorar a sustentabilidade é uma responsabilidade crescente, mas também impulsiona o desempenho. Uma abordagem responsável pode fortalecer a lealdade dos clientes e abrir novos mercados. Portanto, medidas de ESG devem ser integradas aos relatórios financeiros. As organizações podem apoiar a sustentabilidade usando soluções que direcionam os viajantes para opções mais ecológicas e monitoram os impactos.  
• Fortaleça a segurança cibernética. Considerando a estimativa de US$ 9 trilhões1 em crimes cibernéticos em 2024, as responsabilidades dos CFOs agora incluem impedir roubos. Em vez de simplesmente perder o sono, eles devem trabalhar com especialistas internos de TI para estabelecer práticas recomendadas de segurança cibernética, proteger os ativos, instruir as equipes, alocar recursos de prevenção e desenvolver planos de resposta.  
• Aborde a crise de talentos. Poucas pessoas e pouca experiência tornam cada prioridade mais complicada. Diante da aposentadoria e de menos jovens atraídos pelas finanças, os líderes devem tornar as funções mais atraentes. Em colaboração com o RH, eles devem explorar os valores das gerações mais jovens, adaptar o treinamento, priorizar a qualificação e automatizar as tarefas, liberando os colaboradores para realizar trabalhos mais relevantes. 

 O que vimos nas viagens este ano?  

Nossas previsões se baseiam em tendências contínuas e, a cada ano, ampliamos o que as pessoas que viajam e trabalham com viagens, incluindo viajantes e gerentes de viagens de negócios, estão vivenciando. Trata-se de um equilíbrio constante para que os gerentes atendam às demandas dos viajantes e cumpram as metas da empresa por meio de seu programa de viagens de negócios.  

Nossa 6.ª pesquisa global anual de viagens de negócios ilustrou a tensão e apontou para as prioridades: 

• Dentre os viajantes, 76% gostam de viajar e 67% consideram que as viagens são essenciais para a carreira.  
• Sessenta e seis por cento acham que não tiveram as mesmas oportunidades de viagem e citaram o nível de senioridade, a idade, a localização, a aparência física, o gênero e a orientação sexual como os motivos.  
• Cerca de 9 em cada 10 viajantes foram afetados por atrasos, cancelamentos ou novas rotas de viagens que obrigaram a remarcação de reuniões ou resultaram em dias em trânsito não planejados. 
• Os viajantes afirmam que os principais focos de seus empregadores são oferecer opções flexíveis (40%), reduzir os custos (31%) e ampliar as opções sustentáveis (29%). 

No geral, 91% dos colaboradores relatam cortes em viagens mistas, pernoites, voos diretos e assentos na classe executiva ou premium. As restrições podem irritar os colaboradores, mas os gerentes de viagens podem diminuir a tensão ao pesquisar sobre as necessidades dos colaboradores, fornece ferramentas, ajustar as políticas e pressionar os fornecedores quanto às interrupções.   

Percepções de gerentes de viagens corporativas e viajantes a negócios, inclusive de pequenas e médias empresas 

Os viajantes e gerentes de viagens naturalmente têm perspectivas diferentes sobre as tendências de viagens de negócios. O tamanho e a localização da organização fazem diferença, por isso, fornecemos um Relatório global de viajantes a negócios, um Relatório global de gerentes de viagens e um Relatório global de pequenas e médias empresas.  

O Relatório global de gerentes de viagens retrata um cenário de estresse, uma vez que os gerentes de viagens corporativas se sentem desamparados, sobrecarregados e desvalorizados. Praticamente todos os gerentes esperam que este ano seja mais desafiador. Eles estão sendo solicitados a assumir funções mais estratégicas, apresentar ROI e usar IA, porém, muitos relatam que não têm as ferramentas e o treinamento para fazê-lo. Na verdade, 41% planejavam procurar emprego no prazo de 12 meses. Entre os desafios que eles esperam estão o aumento das preocupações com a segurança, os colaboradores ignorarem as ferramentas de reserva e as companhias aéreas não compartilharem conteúdo, além de atrasos e cancelamentos. Como um possível caminho a seguir, no entanto, os gerentes de viagens corporativas mais satisfeitos têm empregadores que enfatizam viagens flexíveis, em vez da redução dos custos.  

Como aprimorar seu programa de viagens corporativas para se alinhar às tendências de viagens de negócios  

Custo, expectativas em evolução, dever de diligência, novo conteúdo, IA, sustentabilidade, segurança cibernética, entre outros, são abordados em nossas previsões de T&E. Em conjunto, esses temas culminam na seguinte pergunta: como transformar seu programa para acompanhar a evolução das viagens de negócios?  

Nossos especialistas têm sugestões que incorporam estratégia, colaboração e soluções integradas de T&E para alinhar os programas de viagens corporativas com as tendências de viagens de negócios. 

• Gerencie os custos e atenda às demandas de flexibilidade. Os gerentes de viagens corporativas podem abordar a evasão das ferramentas de reserva e o uso da classe executiva adotando transparência e tecnologia. Os viajantes podem ser atraídos de volta com mais opções de companhias aéreas, ferramentas simplificadas e uma compreensão de que o dever de diligência depende da visibilidade dos planos de viagem e dos destinos. O uso da classe executiva é uma questão delicada, mas as empresas podem exigir que todos economizem, sistematizar solicitações de exceção ou fornecer outras vantagens de viagem em vez de espaço para as pernas. 
• Expanda o conteúdo das viagens. As soluções integradas permitem que os programas de viagens corporativas registrem reservas realizadas diretamente com fornecedores e incorporem conteúdo da NDC, que oferece benefícios, como upgrades de assentos, personalização e preços dinâmicos. Os gerentes de viagens corporativas e líderes financeiros obtêm acesso a uma fonte rica de dados, além de controle de custos e conformidade. 
• Introduza IA e automação. Os viajantes são receptivos e cautelosos em relação à IA. A liderança pode estabelecer confiabilidade ao defender e implantar ferramentas inteligentes para fornecer estimativas de viagem, personalizar reservas e assegurar o dever de diligência. Como resultado, os dados são otimizados, os descontos e a segurança aumentam, e os chefes se sentem satisfeitos. 
• Aprimore a experiência e a colaboração. O protagonismo crescente dos gerentes de viagens corporativas e líderes financeiros aumenta a necessidade de colaboração. Em ambos os cargos, os líderes podem trabalhar juntos para defender tecnologias que simplificam o trabalho e ampliam a eficiência. Os gerentes de viagens e de RH devem colaborar em torno de metas comuns, como melhorar a experiência dos colaboradores e aperfeiçoar o dever de diligência. Durante o processo, eles podem aumentar a produtividade, a retenção e a atratividade da empresa como empregador. 

Conclusão 

As tendências e os desafios de T&E estão interligados, resultando em complexidade e oportunidade. Empresas que buscam uma vantagem competitiva podem utilizar soluções de gestão de viagens de negócios e despesas corporativas. Essas tecnologias fornecem as ferramentas, os dados e as percepções de que as empresas precisam para aproveitar as oportunidades e avançar mais rápido. 

¹Statista, 2024.