Business Travel Management: 8 estratégias para adotar agora mesmo

O gerenciamento de despesas de viagem de negócios é indispensável para empresas que pretendem conquistar ainda mais espaço no longo prazo. Conhecer o conceito de Business Travel Management permite que líderes e gestores desenvolvam estratégias que tornam essa atividade mais econômica, transparente e justa para sua equipe.

Adotar medidas para otimizar a gestão de viagens corporativas contribui para minimizar despesas, aumentar a produtividade da equipe e melhorar a experiência dos colaboradores na realização de compromissos em nome de sua marca.

Se você quer entender quais estratégias podem ser implementadas na empresa, continue a leitura e acompanhe nossas recomendações!

O que é Business Travel Management?

Business Travel Management, ou gestão de viagens corporativas, nada mais é do que o processo de planejamento, organização e controle das viagens a trabalho dos colaboradores.

Esse conceito envolve uma série de estratégias que podem otimizar custos, maximizar a eficiência e assegurar bons resultados por meio dessa tática de negócios. Por meio de um bom gerenciamento, os funcionários têm mais segurança, conforto e satisfação para cumprir as tarefas fora da empresa.

Quais as melhores estratégias de Business Travel Management?

Há diversas estratégias de gestão de viagens corporativas que podem ser facilmente implementadas no plano de ação do negócio. A seguir, destacamos as principais para que você possa incorporar na empresa. Confira.

1. Criação de uma política de viagens clara

A criação de uma política clara é fundamental para ter viagens corporativas eficientes, já que ela define diversos procedimentos que devem ser seguidos. Por meio desses documentos, os funcionários visualizam despesas que podem ser reembolsadas, boas práticas que devem ser seguidas e procedimentos para ter reembolsos.

Assim, a gestão de despesas de viagens de negócios é facilitada, permitindo que a empresa fique conforme do orçamento estipulado e atinja os objetivos traçados por meio do planejamento estratégico.

2. Uso da tecnologia

O uso de softwares especializados em viagens corporativas tende a trazer diversas vantagens para a empresa. Por meio deles, é possível fazer um controle de viagens empresariais eficaz, já que conta com diversas funcionalidades importantes.

Por exemplo, esses sistemas conseguem gerar relatórios, automatizar tarefas, criar um fluxo de trabalho produtivo e muito mais. Porém, é preciso escolher uma solução que conte com as funcionalidades demandadas pela sua empresa e que sejam de uma fornecedora de confiança.

3. Negociações com fornecedores

A gestão eficaz de viagens de negócios também passa pela negociação eficiente com os fornecedores, responsáveis por oferecer diversos serviços para a empresa. Por exemplo, negociar melhores preços com as companhias aéreas tende a reduzir custos.

Contar com aplicativos para monitorar preços de hospedagem e encontrar empresas parceiras para fazer a locação de carros também pode ajudar a gerir melhor essa parte fundamental para o sucesso do empreendimento.

4. Adoção de programas de fidelidade

Na mesma direção da dica anterior, aderir programas de fidelidade também é uma maneira de conseguir condições melhores junto aos fornecedores. Essa prática tende a reduzir drasticamente os custos da empresa.

Caso as viagens sejam frequentes, busque opções de cartões de crédito que oferecem vantagens, como milhas e cashbacks a partir das compras. Assim, é possível diminuir os gastos e garantir mais eficiência nessa gestão.

5. Realização de treinamentos

Oferecer treinamentos para os colaboradores melhorarem a organização de viagens de trabalho também é um modo de otimizar o gerenciamento de viagens corporativas e, ao mesmo tempo, oferecer uma experiência otimizada.

Também é válido reunir os membros da equipe para explicar a política de viagem, deixando claro todos os procedimentos que devem ser adotados, bem como as regras que precisam ser seguidas.

6. Integração com outras áreas da empresa

A empresa precisa trabalhar de maneira uniforme, garantindo a integração das diferentes áreas para ter sucesso. Nesse sentido, é preciso que as estratégias de viagens corporativas sejam alinhadas aos objetivos da empresa e integradas com as demais áreas.

Por exemplo, a definição de orçamentos e o controle de despesas é realizado pelo setor financeiro, enquanto leads que demandam visitas podem vir da área de marketing. Desse modo, a integração é primordial para o sucesso da estratégia.

7. Ofereça flexibilidade

A flexibilização de alguns fatores ajuda a oferecer uma jornada mais atrativa aos colaboradores, aumentando a retenção de talentos e a satisfação dos bons profissionais. Por exemplo, permitir que o funcionário aproveite as viagens para curtir os momentos de folga com a família é um modo de humanizar e flexibilizar a estratégia.

8. Monitoramento contínuo

Acompanhar os indicadores das viagens também é uma parte essencial na gestão. Por meio deles, é possível compreender quais são as estratégias que estão trazendo bons retornos para a empresa e, a partir disso, investir em melhorias contínuas para ter resultados cada vez melhores.

Qual a importância das estratégias de Business Travel Management?

Usar estratégias de BTM é essencial para reduzir custos e ampliar a eficiência operacional de viagens corporativas da empresa. A implementação de uma política clara e a automação de processos oferece maior controle e conformidade quanto às despesas.

Essas estratégias também permitem que a empresa faça uma programação, negociando com fornecedores em busca de tarifas mais vantajosas, tanto para deslocamento quanto para hospedagem.

Ademais, a análise de dados levantados por essa abordagem permite insights importantes para a empresa realizar uma tomada de decisão mais certeira. Isso contribui para a satisfação dos colaboradores, bem como para manter toda a equipe engajada.

Quais os diferenciais das soluções SAP Concur?

A SAP Concur foi criada visando simplificar e automatizar a gestão de viagens corporativas por meio de uma tecnologia exclusiva. Com a adoção de ferramentas como o SAP Concur Travel & Expense, sua empresa ganha segurança e transparência na hora de coordenar as viagens e as despesas de seus colaboradores.

Por meio de um software completo, os viajantes conseguem solicitar o reembolso de despesas e criar os relatórios da viagem de qualquer lugar. Com mais de 46 mil clientes satisfeitos, a SAP já contribuiu para que cada um deles reduzisse as despesas com viagens de seus colaboradores, mas sem perder de vista o conforto e bem-estar do time.

Ao contar com o apoio de uma empresa líder no setor, você consegue desenvolver as estratégias de Business Travel Management adaptadas às necessidades da sua organização. Para conhecer mais funcionalidade do sistema, solicite uma demonstração com nossos especialistas.

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