Auditoria financeira: o que você precisa saber sobre os processos

Uma auditoria financeira costuma ser vista de duas formas: um meio de ter certeza de que a gestão do empreendimento está atendendo aos requisitos internos ou um desafio capaz de causar calafrios nos líderes e colaboradores. No entanto, quando o gerenciamento dos processos fiscais é bem feito, não há nada a temer.

Neste artigo, vamos trazer o conceito de auditoria financeira, a importância do instrumento e o que fazer para se preparar para esse procedimento. Além disso, você entenderá como organizar seu próprio serviço de análise. Continue a leitura para saber mais!

O que é auditoria financeira?

É um processo de análise e acompanhamento das demonstrações financeiras de determinada empresa. O principal objetivo é verificar se os resultados encontrados são coerentes com as normas contábeis e legais às quais o negócio está submetido.

A auditoria financeira é importante para garantir os seguintes resultados:

• garantir a exatidão das demonstrações financeiras apresentadas;
• verificar o cumprimento de normas — impostas pelos governos ou pelas políticas internas de compliance;
• mapear erros nos processos financeiros;
• identificar a possibilidade de fraudes, de modo que a empresa possa apresentar uma resposta rápida antes de ter prejuízos financeiros significativos;
• avaliar a eficácia dos sistemas de controle financeiro interno;
• prestar contas exigidas por órgãos públicos ou por parceiros de negócio, como fornecedores e investidores;
• obter registros, relatórios e demonstrações financeiras mais confiáveis.

Nesse sentido, não é exagero dizer que a auditoria financeira contribui para o desenvolvimento de uma cultura de conformidade e governança corporativa.

Um detalhe interessante é que ela é geralmente conduzida por auditores externos independentes. Contudo, também é possível realizar esse trabalho internamente — com profissionais de confiança. Inclusive, utilizar os próprios colaboradores nessa função tem suas vantagens, como o conhecimento aprofundado das operações internas.

Qual a importância desse instrumento?

Um bom trabalho de auditoria financeira é importante para a gestão fiscal adequada, a eficiência operacional e a mitigação de riscos financeiros. Além disso, é fundamental para melhorar a precisão das informações na hora de prestar contas aos órgãos públicos e/ou repassar dados para investidores.

Como se não bastasse, os relatórios gerados em um processo de auditoria financeira podem ser utilizados em processos judiciais. Isso porque esse instrumento é investigativo e reúne detalhes para facilitar o trabalho de autoridades legais.

Qual a diferença entre auditoria financeira e outras auditorias?

A auditoria financeira verifica os valores presentes nos registros contábeis, extratos bancários e fluxos de caixa e os compara com o que está registrado nos saldos atuais da organização. Ela avalia se o dinheiro do negócio está sendo bem gasto, além de proporcionar a implementação de atividades dedicadas a combater e prevenir fraudes.

Com toda essa utilidade, pode até parecer que a modalidade financeira é o único tipo de auditoria que existe. No entanto, isso não é verdade. Confira outros modelos!

Auditoria contábil

Muitas vezes, o conceito de auditoria contábil pode ser igualado à classificação de auditoria financeira — já que ambas analisam o fluxo de caixa, as demonstrações e outros instrumentos fiscais. Porém, há algumas diferenças.

A principal diferença entre auditoria contábil e auditoria financeira é o foco: a primeira é mais abrangente, enquanto a segunda se concentra nas demonstrações financeiras.

A auditoria contábil verifica a conformidade com normas contábeis, políticas e controles internos. É mais ampla, geralmente mais demorada e pode ser conduzida por auditores do próprio negócio.

Já a modalidade financeira se concentra na análise das demonstrações financeiras e observa se elas estão em conformidade com as normas fiscais. Também avalia processos financeiros, controles internos e gestão de riscos da companhia. É realizada por auditores financeiros, que têm conhecimento técnico em finanças e estratégias de gestão.

Auditoria operacional

Já esse modelo de auditoria não apresenta ligação com a área de finanças, uma vez que os procedimentos são conduzidos para monitorar a eficiência das operações de uma empresa. Aqui, o objetivo é avaliar os procedimentos organizacionais em andamento para buscar melhorias e otimizar o desempenho dos setores.

Auditoria de gestão

Como o próprio nome indica, esse modelo de auditoria foca as práticas de gestão e as estratégias e políticas implementadas pelos líderes. O objetivo é mensurar resultados e identificar aspectos que precisam ser melhorados, tendo em vista que as políticas de gestão influenciam todo o negócio.

Auditoria de reembolsos

Essa modalidade tem um papel determinante em empresas que apostam nas viagens corporativas como uma maneira de expandir suas atividades. A auditoria, nesse caso, revisa e verifica despesas relacionadas a despesas e reembolsos dessas jornadas.

Vale a pena notar que algumas viagens podem ser caras, principalmente para destinos internacionais. Nesse sentido, tecnologias como SAP Concur Travel & Expense asseguram que os recursos sejam aplicados da forma correta.

Auditoria ambiental

Essa auditoria se concentra no estudo das atividades da organização em relação ao meio ambiente. Em organizações que têm o ESG (Environmental, Social, and Governance) como foco, esse trabalho de análise é ainda mais importante.

Nesse tipo de auditoria, é apurado se a conduta da empresa corresponde aos critérios estabelecidos pela legislação vigente. Além disso, é investigado se ela está em conformidade com seus próprios valores e com sua missão, o que ainda envolve a escolha de parceiros.

Auditoria de qualidade

Por fim, essa auditoria analisa se os métodos de trabalho e os produtos e serviços comercializados pela companhia estão dentro das normas de qualidade definidas pelo próprio empreendimento.

A auditoria de qualidade ainda investiga se a companhia está em conformidade com as normas externas, como as de vigilância sanitária, e as regulamentações técnicas (como ISO).

Quais os tipos de auditoria financeira?

Confira as diferenças entre os dois modelos possíveis de auditoria financeira!

Auditoria interna

A auditoria interna é, como o nome indica, conduzida por profissionais que trabalham na própria organização. Para que o processo seja o mais neutro e produtivo possível, uma ideia é utilizar equipes de setores diferentes em relação aos que serão analisados.

Além disso, os colaboradores devem ser bem treinados para conduzir essa tarefa, de modo que os resultados sejam realmente produtivos e utilizados para otimizar aspectos financeiros da organização.

Auditoria externa

Por outro lado, a auditoria externa é realizada por pessoas de fora. Um exemplo é a contratação de uma equipe terceirizada e especializada, o que garante um exame neutro e aprofundado.

Quais os benefícios da auditoria financeira?

A auditoria financeira proporciona diversos ganhos para a organização, que vão muito além da simples conferência de demonstrações contábeis. Conheça, a seguir, outros benefícios relevantes!

Identificação de fraudes e erros nos processos

A auditoria financeira, quando realizada de maneira aprofundada, tem o potencial de identificar irregularidades nos registros de contabilidade do negócio. Com isso, é possível prevenir perdas e punir os responsáveis.

Verificação minuciosa de cada transação

O trabalho de auditoria investiga as transações feitas em determinado período, a fim de garantir que os dados correspondam ao saldo. Além disso, esse trabalho gera maior credibilidade e confiança para investidores, parceiros, clientes e credores.

Melhoria da tomada de decisão

A auditoria financeira proporciona uma melhor alocação de recursos, com base nos relatórios finais gerados. Eles oferecem um diagnóstico preciso da saúde financeira da empresa. Assim, é possível entender se há margem para investimentos ou se serão necessários cortes de gastos pontuais, por exemplo.

Ajustes em procedimentos internos

Quando a auditoria constata que algumas rotinas devem mudar, a empresa pode orientar essas alterações para que ocorra uma redução dos riscos financeiros. Ao identificar os pontos fracos do negócio, fica mais fácil tomar medidas corretivas localizadas, sem precisar paralisar o empreendimento por inteiro para esse exame.

Conformidade com as regulamentações financeiras

Todas as empresas estão sujeitas a algum tipo de obrigação fiscal junto aos órgãos de controle. Um trabalho de auditoria pode identificar falhas e fraudes que prejudiquem futuramente a relação do negócio com as autoridades e evitar multas e penalidades legais.

Como funciona a auditoria financeira?

Uma equipe de auditoria realiza uma série de procedimentos. Entenda:

• cada auditor analisa os aspectos financeiros de cada área da empresa — em empresas menores, esse trabalho pode ser feito por uma única pessoa;
• os auditores verificam se cada entrada e saída de recursos passa pelas contas da empresa, além de comparar os valores dos registros e do saldo;
• cada auditor analisa se as estratégias de gestão estão sendo aplicadas conforme os objetivos empresariais;
• os auditores identificam possíveis fraudes, erros contábeis, desperdícios e outras irregularidades financeiras que precisem ser reportadas aos gestores;
• por fim, os profissionais oferecem recomendações que ajudem a empresa a reduzir riscos e a otimizar seus recursos.

Como fazer auditoria financeira na prática?

Até aqui, deu para entender que a auditoria financeira é imprescindível para garantir o controle das contas e das políticas de conformidade da empresa. No entanto, falta apresentar as etapas desse processo e como conduzi-las em um negócio. Confira os procedimentos!

Planejamento

Nessa etapa inicial, a equipe de auditoria define o objetivo do trabalho. Para isso, é importante entender como o negócio funciona e identificar as áreas de risco financeiro.

Uma auditoria pode ser realizada para identificar fraudes, por exemplo, ou simplesmente como um trabalho de controle das contas. Independentemente do objetivo, é preciso ter profissionais com bom conhecimento em finanças para realizá-la.

Coleta de informações

Nesse momento, os auditores começam a coletar os documentos necessários para o andamento do processo. Nesse sentido, eles consultam demonstrativos bancários, e-mails, registros fiscais, balanços patrimoniais, entre outros.

Análise de dados

Com as informações em mãos, chega a etapa de analisar as informações financeiras reunidas. A equipe vai procurar possíveis inconsistências, erros nos registros e indícios de fraude.

Produção de relatórios

Todas as informações mapeadas na auditoria devem ser registradas em relatórios — de preferência, com o máximo de detalhes. Além de registrarem dados, esses documentos podem relatar recomendações para melhorias financeiras no empreendimento.

Revisão e monitoramento

A última etapa consiste em revisar os procedimentos adotados, por meio da conferência dos relatórios, e depois entregar os documentos aos líderes da empresa. A partir daí, as ações implementadas serão monitoradas para otimizar as rotinas financeiras do negócio.

Como se preparar para uma auditoria financeira?

Conhecidos os procedimentos para realizar uma auditoria, também é importante se preparar para outro desafio: o que fazer quando a própria empresa precisa ser auditada? Continue a leitura para entender.

Registre todos os processos de gestão financeira

Os gestores precisam identificar todas as atividades relacionadas à gestão financeira do negócio. Isso é ainda mais relevante em uma auditoria externa, já que os profissionais de fora não têm domínio dos processos internos.

Também vale a pena padronizar a maneira de manter as informações financeiras — com o uso de tecnologia na nuvem, por exemplo. Isso facilita a conferência de dados e a proteção de registros sensíveis.

Mapeie possíveis gargalos financeiros

Além de ser algo relevante do ponto de vista de gestão e de manutenção da conformidade, identificar esses gargalos em tempo hábil melhora os resultados da auditoria.

Automatize processos financeiros

Uma das práticas financeiras que pode ser automatizada, de acordo com os padrões de excelência da própria empresa, é a conciliação. Trata-se do conjunto de processos dedicados a identificar e comparar as diferentes transações registradas, em diversas fontes, dentro da organização. A automatização melhora o controle financeiro e oferece escalabilidade.

Reúna os documentos necessários

Os auditores vão conferir os documentos financeiros do negócio. Então, é uma boa ideia mantê-los acessíveis para ajudar os profissionais nesse trabalho pontual e otimizar os processos como um todo.

Afinal, uma empresa séria não se preocupa somente em garantir a conformidade em relação aos requisitos dos órgãos de controle. Ela também busca maneiras de otimizar a transparência e a eficiência dos processos, assim como encontra formas de manter os documentos acessíveis.

Além da adoção de tecnologia em nuvem, confira algumas dicas para manter os documentos acessíveis e facilitar a consulta:

• digitalize os documentos em papel — caso alguns arquivos precisem estar disponíveis fisicamente, mantenha os arquivos em locais centralizados e informe as pessoas autorizadas a consultá-los;
• organize os arquivos por tipo — despesas, ativos, passivos, receitas, entre outros;
• mantenha registros atualizados;
• utilize softwares integrados, para facilitar o controle da informação;
• implemente medidas para dificultar o acesso de pessoas não autorizadas.

Como foi visto, a auditoria financeira é um processo de análise dos documentos e das práticas relacionadas à gestão de contas e transações do negócio. Além de ajudar a empresa a se manter em conformidade com leis e normas, é uma maneira de otimizar o controle fiscal do empreendimento.

Aproveite a visita para reforçar ainda mais o gerenciamento financeiro do seu negócio: conheça 6 maneiras de aumentar a eficiência da auditoria para melhorar a gestão de gastos!