Aprenda a realizar orçamento de custos em viagens corporativas

Quando o assunto se trata de orçamento de custos em viagens corporativas, sabemos que vai muito além de apenas decidir a data de ida e volta das passagens, não é mesmo?

É imprescindível que haja um bom planejamento dos gastos com hotéis, passeios, alimentação e locomoção, para estar por dentro de todo o investimento, que nem sempre é barato.

E como o objetivo é proporcionar uma boa experiência aos viajantes, este artigo vai te ajudar a planejar todo o orçamento de custos em viagens corporativas, dificultando possíveis transtornos com despesas não programadas e desnecessárias.

Saiba mais: Processos em viagens corporativas: aprenda 4 passos para otimizá-los

Para que serve a gestão dos processos em viagens corporativas

Basicamente, a gestão em viagens corporativas é a melhor forma da empresa conseguir controlar os gastos que nas viagens corporativas, deixando o processo mais eficiente e menos complicado, já que a implementação de normas e políticas internas têm o objetivo de garantir o cumprimento das regras durante toda a viagem.

É através da gestão de processos que são definidos pontos como gastos da empresa, deveres e responsabilidades do colaborador, alinhamento dos recursos financeiros destinados à viagem, etc.

Todo esse processo tem como objetivo garantir que a viagem seja realizada da melhor forma possível, tanto para o viajante, quanto para a empresa.

Leia também: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

Viagens corporativas x pandemia

Um dos setores mais impactados pela pandemia, foi o de viagens corporativas. No entanto, de acordo com dados divulgados pela Associação Brasileira de Viagens Corporativas (ABRACORP), em junho de 2022, teve um aumento de 15% em comparação com o período pré-pandemia, em 2019. No mesmo mês, o segmento faturou R$ 972 milhões.

Para muitas empresas, as viagens corporativas são uma necessidade, podendo facilitar a tramitação dos negócios, assim como, também, poder proporcionar boas e novas experiências aos seus colaboradores.

No entanto, com as restrições causadas pela Covid-19, as empresas passaram a se adaptar ao período pandêmico adotando medidas que resguardassem os colaboradores e a situação financeira da empresa, trocando, por exemplo, as viagens corporativas por reuniões on-line.

Hoje em dia, como forma de incentivo e com a volta à normalidade mundial, as empresas procuram traçar novos planos para o orçamento de custos em viagens corporativas.

Por isso, preparamos algumas dicas para você estar por dentro de todos os custos que uma empresa tem nas viagens corporativas.

Veja: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

Planejamento x eficiência

Você sabia que entre as principais demandas que necessitam de viagens corporativas estão: visitar clientes, fechar novos contratos, visitar sedes de empresas e negociar com fornecedores?

Antes, controlar os gastos da empresa já era algo natural, mas agora, depois de dois longos anos após o início da pandemia, faz ainda mais sentido, não é mesmo?

Por isso, reduzir custos se tornou uma meta para todas as empresas que desejam aumentar a margem de lucro em cima de cada gasto, principalmente nas viagens corporativas.

Ou seja, mesmo que o objetivo seja realizar viagens corporativas, a empresa pode planejar, junto a seus colaboradores, um orçamento de custo em viagens corporativas a fim de otimizar os custos.

Com o intuito de evitar possíveis desperdícios, algumas empresas acabam deixando passar coisas óbvias que poderiam ajudar a cortar gastos excessivos, como por exemplo:

1. Agendam hotéis e viagens de última hora, pagando ainda mais caro nas passagens e nas hospedagens que, muitas vezes, estão em alta demanda.

2. Não contratam empresas para facilitar a locomoção do funcionário na cidade, o que gera gastos extras por causa dos valores injustos do percurso.

3. E, claro, a localização da hospedagem do funcionário. Sabia que, dependendo de alguns fatores como horário e cidade turística, sai mais barato pegar aquele hotel que fica mais perto, mas que tem a diária um pouco mais cara? Isso porque o valor acarretado a locomoção pode ser ainda maior que o previsto quando se pensa em quantas vezes é preciso sair do hotel.

Consegue imaginar o transtorno que é para o colaborador passar por tanto estresse com trânsito, com distância, e ainda contar com um possível imprevisto no trajeto?

Por isso, aqui vão algumas dicas para te ajudar a estar por dentro do assunto, podendo melhorar as estratégias de negócios para a sua empresa.

Acompanhe: Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

Aprenda a realizar orçamento de custos em viagens corporativas

Converse sobre política de viagens

Para garantir que os valores da empresa e dos colaboradores estão alinhados, é de extrema importância que seja criado um documento que contenha as atitudes esperadas e não esperadas dos colaboradores, e também como funcionará a política de reembolso por parte da empresa caso haja gastos extras dos profissionais.

Essa é uma das melhores estratégias para evitar transtornos, além de prevenir tentativas de fraude à empresa.

Além disso, é necessário a conscientização de todos esses processos e políticas adotados pela empresa por parte do funcionário, e cabe a empresa garantir a compreensão do colaborador.

Fique de olho nos gastos anteriores

É muito importante estar de olho nos custos de viagens anteriores, pois permitirá que a empresa trace todos os gastos fixos e variáveis, assim como, também não esquecendo da possibilidade de haver algum imprevisto que cause problemas para a empresa e seus colaboradores.

Por isso, lembre-se sempre de guardar as notas fiscais. Elas servirão como base para futuras viagens, ajudando a calcular a média de gastos.

Liste os gastos durante a viagem

Você já pensou em quanto tudo isso vai custar? Não? Então vamos lá!

A empresa deve arcar com transporte de ida e volta, hospedagem, refeições, deslocamentos internos, segurança e bem-estar. Ou seja, esses itens listados acima precisam fazer parte de um orçamento de custos em viagens corporativas para que te ajudem a calcular quanto vai custar em gastos reais, cada item citado, e quanto vai estar destinado a possíveis imprevistos.

Economizar é sempre bem-vindo

Já parou pra pensar em quantas vezes é preciso ir à mesma cidade em um curto período de tempo?

O ideal é fazer uma análise de gastos para poder criar um orçamento de custos em viagens corporativas, podendo estabelecer a verba destinada para este fluxo. Afinal de contas, se acontecer algum imprevisto, a empresa estaria resguardada financeiramente para conseguir arcar com os gastos de mais dias de hospedagem, alimentação, transporte, etc.

Sobre esse tópico, a dica é: que tal você pensar em parcerias com os hotéis e empresas de locomoção que você mais frequenta? Isso reduziria os gastos e te faria economizar bastante.

Imprevistos podem acontecer

É realmente desesperador imaginar que as coisas podem acabar saindo dos eixos durante uma viagem corporativa, certo?

Por isso, a ideia é que os imprevistos passem a ser vistos como uma previsão, não mais como uma surpresa.

Ou seja, se a empresa destinou um valor a mais para a viagem e acabou acontecendo algo que fez um funcionário ficar mais tempo hospedado, precisando se locomover ainda mais, e nesse meio tempo se alimentar, a margem de lucro não seria afetada.

Contando que, possivelmente, algum dinheiro venha a sobrar, ele retornará para os cofres da empresa.

Cada viagem é única, e cada orçamento também

Como cada viagem possui um destino diferente, logo, as distâncias e os custos durante a viagem são diferentes. Por isso, a empresa deve adotar esse tópico como um ponto estratégico de economia.

Já pensou em como seria um desperdício gastar o mesmo valor em viagens diferentes? Não faria sentido pagar os mesmos valores quando, por exemplo, uma tem mais dias de hospedagem, locomoção, refeição, etc., e a outra bem menos no geral, certo?

Nessa hora, a melhor forma é ter orçamento de custos em viagens corporativas, pois se torna mais fácil identificar quanto a empresa deve pagar em cada viagem.

Use a tecnologia a seu favor

A cada dia, a tecnologia vem avançando exponencialmente, e você pode usar isso a seu favor na hora de otimizar o seu tempo.

Existem alguns aplicativos no mercado que podem te ajudar a encontrar o melhor hotel e a melhor diária, as melhores datas e os melhores horários para viajar, assim como os melhores lugares para desfrutar de uma boa reunião de negócios.

Encontre empresas especializadas

As empresas por trás dos aplicativos têm uma forma mais assertiva de realizar a gestão de viagens, utilizando ferramentas digitais que poderiam facilitar o seu trabalho e poupar o seu tempo. E isso vale para tudo, desde a reserva de um serviço de viagens ao armazenamento e emissões de nota fiscal.

No entanto, fique de olho e feche acordos com empresas especializadas na área escolhida. Eles realmente vão garantir um bom serviço e vão apresentar as melhores soluções para a sua empresa.

Saiba mais: Sistema de viagens corporativas: por que é tão necessário?

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Você pode ler: 4 dicas sobre sustentabilidade na gestão de viagens corporativas

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Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

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• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;

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• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

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• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;

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