Antecipação de passagem aérea: como otimizar custos e eficiência em viagens corporativas?

A antecipação de passagem aéreas tem se tornado um componente essencial na gestão de viagens corporativas. Afinal, essa estratégia amplia significativamente a capacidade de uma empresa de se adaptar a agendas em constante mudança.

Quando a sua empresa não tem uma estratégia de antecipação efetiva, pode ter gastos elevados e uma limitação nas opções de viagem. Tal cenário compromete a agilidade do seu negócio diante de mudanças no mercado. Além disso, impacta negativamente a alocação de recursos e, por extensão, a saúde financeira da organização.

Preparamos este artigo para mostrar a importância da implementação de políticas de antecipação de voos, enfatizando o papel das soluções tecnológicas como a SAP Concur no aprimoramento dessas práticas. Vamos lá?

Qual a importância da antecipação de passagem aérea no contexto corporativo?

No mundo dos negócios, a adaptabilidade é essencial. A capacidade de antecipar um voo já comprado permite às empresas responderem rapidamente a mudanças imprevistas — seja aproveitando uma nova oportunidade, seja evitando perdas em caso de cancelamentos ou mudanças de planos. Essa flexibilidade pode ser crucial para o seu empreendimento. Conheça alguns dos seus benefícios!

Gestão eficiente de recursos

Antecipar um voo pode ser uma decisão estratégica para otimizar o uso do tempo dos seus colaboradores. Em certas situações, chegar mais cedo pode significar um dia a mais de trabalho produtivo, ou a possibilidade de participar de eventos importantes.

Essa gestão eficiente do tempo é um reflexo da capacidade que sua empresa tem de maximizar seus recursos.

Redução de custos a longo prazo

Embora possam existir custos associados à antecipação de passagem aérea, a longo prazo, essa prática pode resultar em economia. Por exemplo, evitar atrasos em projetos ou fechar negócios importantes mais rapidamente pode compensar esses gastos iniciais.

Minimização de riscos e incertezas

Antecipar voos pode ser uma estratégia para minimizar riscos associados a incertezas como condições climáticas adversas, greves ou outros imprevistos. Ao ajustar o itinerário de uma viagem de negócios com antecedência, a sua empresa pode evitar complicações que afetariam negativamente suas operações.

Quais as políticas de antecipação?

As políticas de antecipação de passagem aérea variam entre as diferentes companhias aéreas. Além disso, são um componente essencial no planejamento de viagens corporativas. Conheça as principais e veja como elas podem impactar a estratégia de viagens da sua empresa!

Flexibilidade de alterações

No mundo acelerado dos negócios, a capacidade de se adaptar rapidamente é essencial. É aqui que as companhias aéreas se destacam, oferecendo a possibilidade de antecipar voos. Essa opção é ainda mais importante para os colaboradores que viajam a negócios, especialmente quando confrontados com mudanças de última hora.

Contudo, é fundamental lembrar: nem tudo é tão simples. Afinal, dependendo da tarifa escolhida e das políticas da companhia, alterar um voo pode trazer custos adicionais. Além disso, as condições para essas mudanças variam. Enquanto alguns trechos podem ser alterados com facilidade, outros exigem um entendimento mais cuidadoso pelas regras impostas.

Portanto, ao considerar a antecipação de um voo, pense além da conveniência. Avalie os custos e esteja preparado para as particularidades das políticas da companhia.

Custos associados à antecipação

Embora algumas companhias aéreas permitam mudanças sem custos adicionais, especialmente em tarifas mais flexíveis, outras podem cobrar taxas para antecipar voos. Por isso, é importante que você esteja ciente desses gastos potenciais ao planejar viagens e orçamentos.

Políticas de reembolso e créditos de viagem

Em casos de antecipação, algumas companhias aéreas podem oferecer reembolsos ou créditos de viagem para uso futuro. Essas políticas variam e podem ser influenciadas por fatores como o tipo de tarifa e as circunstâncias da mudança.

Antecedência mínima para alterações

Algumas companhias aéreas exigem que as mudanças sejam feitas com uma antecedência mínima antes do voo original. Esse prazo pode variar, e é crucial entender esses limites para evitar contratempos.

Impacto nos programas de fidelidade

Para viajantes frequentes, é importante considerar como as alterações de voos podem afetar os pontos acumulados em programas de fidelidade. Afinal, algumas mudanças podem não ser elegíveis para o acúmulo de pontos ou milhas.

Políticas específicas durante eventos excepcionais

Durante determinadas situações, como pandemias ou desastres naturais, as companhias aéreas podem oferecer políticas de antecipação mais flexíveis. Essas situações extraordinárias, geralmente, resultam em políticas temporárias que permitem mudanças com menos restrições e custos.

Como implementar uma política eficaz de antecipação de voo na sua empresa?

Implementar uma política de antecipação de passagem aérea em sua empresa é essencial para criar um sistema que maximize a eficiência e a economia. A seguir, apresentamos algumas dicas para ajudar nesse processo. Acompanhe!

Faça a definição clara de políticas

O primeiro passo é estabelecer regras claras. Qual será a janela de tempo para antecipar voos? Quais serão os critérios para determinar quando uma viagem corporativa pode ser antecipada? Essas políticas devem ser comunicadas de forma transparente a todos os colaboradores envolvidos.

Ofereça flexibilidade e adaptação

Uma boa política deve ser flexível o suficiente para se adaptar a diferentes situações, mas também precisa ter limites claros para evitar abusos. Portanto, considere diferentes cenários e como ela se aplicará a cada um deles.

Faça a integração com ferramentas de gestão de viagens

Aqui entra a SAP Concur. Essa plataforma oferece ferramentas para gerir todas as particularidades das viagens corporativas, incluindo a antecipação de voos. Com ela, você pode monitorar e gerenciar as reservas dos seus colaboradores facilmente, assegurando que as políticas da empresa sejam seguidas.

Analise os dados para a tomada de decisões

Use os dados coletados pela SAP Concur para analisar padrões de viagem e verificar oportunidades de economia. Isso pode incluir identificar os melhores períodos para comprar ou antecipar passagens, com base em tendências históricas de preços e disponibilidade.

Em suma, implementar uma política de antecipação de passagem aérea na sua empresa exige uma combinação de regras claras, flexibilidade, uso inteligente de tecnologia e envolvimento contínuo da sua equipe. A boa notícia é que, com a SAP Concur como ferramenta de suporte, você pode otimizar esse processo. Ao fazer esse investimento, você garante maior economia e eficiência no seu negócio. Também aumenta a satisfação dos colaboradores e reforça o cumprimento de objetivos corporativos.

Quer aproveitar todos os benefícios que essa solução pode oferecer para o seu negócio? Então entre em contato conosco agora mesmo!