Ajuda nos custos de home office: o que é e como otimizar esse cálculo?

Com o aumento do trabalho remoto, as empresas têm de arcar com a ajuda de custo home office, já que o colaborador pode ter alguns gastos maiores do que quando trabalhava na modalidade presencial, por exemplo, com a energia elétrica. Outro ponto é que esse auxílio também implica a troca do vale-transporte, não mais necessário nesse regime.

Os gestores precisam criar uma política justa para calcular a ajuda de custo home office conforme a legislação. Na CLT, de acordo com o art. 2º, o empregador tem a obrigação de custear as despesas do seu negócio, mesmo quando as atividades acontecem remotamente.

Se você quer saber mais sobre como contabilizar essa ajuda de custo, continue a leitura e confira nosso post!

O que é ajuda de custo home office?

Ajuda de custo home office é um benefício que custeia parte dos gastos dos colaboradores quando trabalham remotamente. Internet, energia e infraestrutura fazem parte do reembolso que a empresa realiza para o trabalhador.

Esse auxílio serve para o colaborador ter condições de exercer a mesma função presencial dentro de sua própria casa, contribuindo para que os membros de sua equipe não incorram em custos adicionais na hora de realizar as atividades laborais.

O pagamento da ajuda de custo home office é obrigatório?

Após o período da pandemia, muitas empresas adotaram o home office como padrão. Vale destacar que, antes mesmo da chegada desse período de isolamento social, tal modalidade de trabalho já tinha o respaldo da lei, instituída em 2017.

Por meio da Lei n.º 13.467, que apresenta a Reforma Trabalhista, as atividades prestadas por um indivíduo que estão ligadas ao teletrabalho contam com os mesmos direitos ou deveres de um contrato CLT.

Isso significa que cabe ao empregador a responsabilidade de custear as despesas do seu negócio, inclusive aquelas necessárias para os colaboradores realizarem suas tarefas. Essa definição está alinhada com a ideia de que a empresa incorre em redução de despesas no local de trabalho, permitindo arcar com essa ajuda de custo. 

Nesse caso, consideram-se os gastos extraordinários que o colaborador apresenta em função da atividade exercida, ou seja, um valor adicional no custo de internet, luz ou qualquer outro gasto referente à infraestrutura necessária ao trabalho.

Como calcular a ajuda de custo home office?

Existem diversas maneiras de calcular a ajuda de custo home office, sendo que cada uma delas se adéqua a situações específicas. Por isso, separamos algumas delas para que você saiba por onde começar a organizar esse benefício.

Despesas com energia

O consumo de eletricidade pode ser calculado pelos seguintes tópicos:

• identificar a potência dos aparelhos utilizados em watts (W);
• dividir o valor dos watts por 1000 para chegar ao valor em quilowatts (kW);
• multiplicar o valor encontrado em kW pelas horas em que o aparelho fica ligado e depois pelos dias do mês;
• multiplicar o valor encontrado pelo valor cobrado do kWh cobrado pela empresa de energia.

Despesas com internet

Para despesas com internet móvel, o cálculo é feito com base no consumo médio das tarefas realizadas pelo smartphone. Já para internet fixa, é dividido o valor fixo da contratação pelos dias trabalhados do colaborador.

Despesas com telefone

As despesas com o telefone são contabilizadas de uma maneira simples: mostrando a conta do telefone e quanto custou cada ligação. Ter cuidado ao fazer esse tipo de pagamento corporativo e entender quais são os principais cuidados para garantir um controle eficiente vai garantir uma boa saúde para as finanças da empresa.

Como fazer o pagamento da ajuda de custo home office para colaboradores?

Antes de efetuar o pagamento, é necessário estabelecer políticas, regras e práticas para firmar um relacionamento justo com todos os colaboradores. Veja, a seguir, quais etapas cumprir para realizar o pagamento da ajuda de custo no home office:

• determine critérios e políticas: contar com regras claras, como a elegibilidade de ajuda de custo, é fundamental para os colaboradores entenderem qual o valor a ser pago e quais as despesas cobertas;
• comunique as regras com clareza: também é necessário informar aos colaboradores as regras e diretrizes ligadas à ajuda de custo, tal como o prazo, os valores e quaisquer requisitos específicos para a concessão do benefício;
• crie boas práticas para solicitação: determinar um processo claro para que os colaboradores enviem seus pedidos de ajuda de custo facilita a avaliação e a concessão desse valor. Investir em um formulário, guia e espaços para envio dos comprovantes pode simplificar essa tarefa;
• realize o pagamento: após a verificação da elegibilidade dos pedidos, é possível seguir com o pagamento conforme combinado com os colaboradores. Por fim, vale a pena armazenar os comprovantes desse tipo de pagamento, assim como os demais registros da empresa.

Quais cuidados adotar na hora de fazer esse tipo de pagamento?

Adotar boas práticas para fazer o pagamento da ajuda de custo home office é um ponto importante para assegurar a eficiência na sua empresa. Nesse sentido, contar com a tecnologia é um cuidado essencial para manter a gestão em dia. Além disso, pode-se adotar as seguintes práticas:

• defina uma política de home office — é importante ter clareza sobre as regras de pagamento a fim de evitar confusões e assegurar que a ajuda de custo seja quitada corretamente;
• estabeleça um sistema de controle de custos — acompanhar os gastos da empresa é importante em todas as áreas, inclusive no pagamento dessa ajuda de custos;
• tenha um valor definido — é necessário estabelecer um limite para essa ajuda a fim de gerenciar o orçamento eficientemente e evitar pressão sobre as contas da empresa;
• use relatórios — ter o auxílio da tecnologia vai permitir que você faça um acompanhamento excelente desse benefício, evitando problemas e garantindo a satisfação dos colaboradores.

Além de todas as dicas que apresentamos acima, também vale contar com um sistema tecnológico que ofereça diversos recursos para garantir uma boa gestão financeira.

Por que contar com o SAP Concur Travel & Expense?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma.

Por meio de uma boa gestão, fica mais simples conseguir oferecer aos colaboradores a ajuda de custo home office e garantir tranquilidade e conforto para exercerem suas atividades, inclusive durante possíveis deslocamentos. Contar com recursos tecnológicos facilitará ainda mais a gestão das finanças da sua empresa.

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