O que é e como fazer o adiantamento de despesas corporativas?

A prática de antecipar valores relacionados às despesas é comum em diversas empresas, principalmente naquelas que contam com colaboradores que precisam viajar a trabalho. É uma forma de registrar e repassar, de maneira prévia, o montante necessário para o funcionário conseguir cumprir determinada tarefa.

No entanto, o adiantamento de despesas corporativas, quando feito de forma apressada e sem uma tecnologia, gera prejuízos financeiros e desgastes. Inclusive, pode resultar, até mesmo, em ações trabalhistas onerosas contra a empresa.

Neste artigo, falaremos mais sobre o conceito de adiantamento de despesas, os riscos associados, como fazê-lo, e a importância de utilizar uma tecnologia adequada. Boa leitura!

O que é o adiantamento de despesas corporativas?

O adiantamento de despesas consiste no pagamento antecipado de gastos a um colaborador, principalmente, nas viagens realizadas por ele.

Nesse sentido, em vez de esse funcionário gastar dinheiro, manter o recibo e ser reembolsado posteriormente, no modelo de adiantamento, o pagamento já é feito antes mesmo que ele cumpra aquele compromisso externo.

No processo de adiantamento, ainda será preciso coletar recibos e notas fiscais, de modo que o setor financeiro possa contabilizar adequadamente as despesas. Ainda é necessário que o colaborador devolva a diferença de custos para a empresa. Em casos de gastos extras, o reembolso ao funcionário também precisa ser feito.

As despesas de viagens corporativas costumam envolver passagens aéreas, hospedagem, aluguel de veículo, transporte, alimentação, entrada para eventos, entre outros exemplos.

Como ele é feito?

Pensemos em um exemplo prático: a empresa precisa que um dos seus colaboradores faça uma viagem de cinco dias. Assim, ao longo desse período, ele terá que gastar com alimentação, hospedagem e deslocamento.

Com isso em mente, os gestores precisam calcular esses montantes antes da viagem e repassar o dinheiro do adiantamento. Mesmo que ele receba os recursos das despesas previamente, ainda precisa guardar as notas fiscais de todos os gastos que fizer. Assim, a comprovação dos custos será feita sem problemas para ambas as partes.

O adiantamento de despesas corporativas garante um maior controle aos gestores, ao coibir gastos desnecessários ou superiores em relação ao que foi orçado no planejamento da viagem.

No entanto, é importante considerar que saídas extras podem acontecer por diversos motivos. Como adiantamos, caso isso ocorra, o colaborador precisará ser reembolsado para arcar com tais custos — desde que sejam essenciais e de responsabilidade da empresa.

Quais os tipos de adiantamento de despesas?

Entender quais são as possibilidades para antecipação de despesas durante uma viagem corporativa permite que a sua empresa faça um planejamento adequado. Isso permite oferecer mais conforto aos colaboradores, para terem uma experiência incrível durante sua estadia fora.

Nesse sentido, existem diversos tipos de adiantamento de gastos incluídos, tais como:

• despesas de viagem — o adiantamento de viagens envolve os itens relacionados à passagem, hospedagem e locomoção que podem entrar na política interna de antecipação de gastos;
• despesas de treinamento — também são passíveis de adiantamento valores referentes a eventos, cursos, seminários e formações nas quais os colaboradores terão que estar presentes;
• despesas de relocação — caso os funcionários precisem se mudar por um tempo, é necessário arcar com os custos da mudança e acomodação durante o tempo que ficarão fora;
• despesas médicas — em situações inesperadas, que exigem atendimento, é possível fazer a antecipação de gastos para ajudar o colaborador a superar o ocorrido com conforto.

Alguns desses tipos de antecipação não são obrigatórios, mas podem trazer mais praticidade para as pessoas conseguirem manter a produtividade, de modo a desempenhar as suas funções com foco e gerar os resultados esperados pelo negócio.

Quando o adiantamento de despesas é utilizado?

O entendimento sobre quando é apropriado utilizar esse regime de pagamento traz mais segurança para as ações da sua empresa. Dessa forma, é possível evitar uma série de danos e frustrações que impactam negativamente a performance dos colaboradores e, consequentemente, do negócio.

Por isso é aconselhável utilizar o adiantamento de custos nas ocasiões em que os membros da equipe necessitarem de fundos antecipados para cobrir os gastos relacionados às atividades profissionais, como nas viagens corporativas.

Esses pagamentos incluem todos os itens mencionados no tópico anterior, tendo como objetivo garantir que o indivíduo faça o pagamento de suas aquisições relacionadas às tarefas laborais, sem enfrentar qualquer tipo de dificuldade monetária.

Vale a pena mencionar ainda que esse tipo de ação pode trazer simplificações para a gestão financeira do negócio, já que todos os gastos são contabilizados e reembolsados seguindo as políticas estabelecidas.

Quais são os cuidados a serem tomados?

Estudar a legislação aplicável é o primeiro passo antes de começar a colocar o adiantamento de despesas em prática, mas há outros cuidados relevantes. Confira a seguir.

Conheça a legislação sobre o tema

É importante notar que a legislação brasileira obriga a empresa a cobrir todos os gastos diretamente relacionados ao trabalho durante as viagens. Também existe um regime de adiantamento, que deve ser consultado de acordo com cada estado brasileiro.

De modo geral, o regime é definido como a entrega de valores ao trabalhador para o fim de realizar despesas que não possam aguardar o processamento normal. Por isso, tudo o que for planejado como gasto precisa ser antecipado ao colaborador.

Crie uma política interna específica

A empresa precisa criar uma política interna para que o adiantamento de despesas seja feito de uma maneira ágil e eficiente, de modo a reduzir os riscos associados à prática — falaremos mais sobre eles adiante no texto.

A criação de uma política interna padroniza o processo, garantindo que os colaboradores e líderes assimilem as diretrizes. Isso evita a confusão entre os colaboradores e reduz os problemas para as equipes do setor financeiro e jurídico.

É muito importante que o documento contenha as seguintes diretrizes:

• descrição das despesas a serem adiantadas — alimentação, credenciamento em eventos, transporte e hospedagem, são algumas das que devem ser consideradas;
• custos a serem cobertos pela empresa;
• criação de um formulário específico para a solicitação de adiantamento;
• definição de como será o procedimento de reembolso ou devolução;
• forma de pagamento dos valores — depósito em conta, dinheiro em espécie, transferência via Pix, entre outros;
• outros aspectos que se relacionem com a cultura da empresa.

Essas diretrizes ajudam o processo de adiantamento a ser o mais eficiente e rápido possível, desde que os colaboradores tenham acesso ao documento.

Utilize a tecnologia adequada

Além do planejamento, é necessário utilizar uma tecnologia de ponta para não errar nos adiantamentos.

O SAP Concur, por exemplo, ajuda a empresa a contabilizar os gastos, digitalizar os comprovantes de despesas, elaborar relatórios e até definir roteiros de viagens, de modo a controlar de perto os custos envolvidos.

Ele tem um dashboard detalhado, que proporciona o monitoramento, em tempo real, das movimentações operacionais. Também possibilita a realização de auditoria de todas as solicitações de reembolsos, por exemplo.

Como se não bastasse, gera relatórios completos, que simplificam a análise do departamento financeiro e tornam essa gestão de recursos muito mais transparente.

Como contabilizar o adiantamento de despesas?

Registrar os adiantamentos de maneira adequada garante uma gestão de despesas mais eficiente, evitando surpresas que causam prejuízos para o negócio. Por isso, vale a pena seguir as dicas que apresentaremos a seguir.

Faça o registro dos adiantamentos

O primeiro passo para fazer a contabilização correta é ter um processo de gestão de despesas bem estruturado para registrar os valores adiantados, fazendo o lançamento detalhado de cada comprovante no sistema contábil da empresa.

Por exemplo, você pode incluir a data que o valor foi enviado ao colaborador, o montante exato, o nome de quem recebeu tal recurso, a razão pela qual o adiantamento foi solicitado e a conta contábil em que ele foi lançado.

Essas práticas são fundamentais para trazer mais transparência nas prestações de contas, garantindo o cumprimento do compliance e um gerenciamento financeiro adequado para se destacar no mercado e ter lucros com as viagens corporativas.

Use um formulário de solicitação

Organizar os processos para que a contabilização seja efetuada de maneira adequada desde o começo é um ponto importante. Para isso, a disponibilização de um formulário padrão para o funcionário pedir a antecipação é uma boa prática.

Ele deve incluir dados como valor solicitado, o propósito da despesa, datas da viagem e o procedimento de aprovação dos gerentes. O uso de ferramentas tecnológicas permite agilizar todo o processo de contabilizar esses montantes e enviar os valores aos colaboradores.

Além disso, essa prática vai evitar que ocorram desentendimentos, que podem gerar prejuízos para a empresa, assegurando que apenas valores que estão previstos na política de viagens sejam liberados.

Garanta a prestação de contas

Com a viagem finalizada, é importante que os colaboradores prestem contas do uso dos fundos que foram adiantados, encaminhando os recibos, notas fiscais e até mesmo relatórios que expliquem o uso do capital da empresa.

Nesse sentido, a organização pode padronizar os relatórios, definindo campos que precisam ser detalhados, bem como permitindo a anexação dos comprovantes. Esses, por sua vez, podem ser encaminhados por meio digital para reduzir a emissão de papéis e garantir uma atuação mais sustentável e ágil.

Também é importante estabelecer o prazo para que essa prestação de contas seja realizada, bem como o tempo para avaliação e ajuste de valores no sistema contábil da empresa. Esses cuidados vão reduzir os erros e assegurar um gerenciamento mais apropriado.

Simplifique o acesso às diretrizes

Essa prática é responsável por reduzir erros e garantir a adesão às políticas internas da empresa, já que os colaboradores saberão exatamente o que devem seguir na hora de solicitar o adiantamento e também de fazer a prestação de contas.

Para isso, é crucial dar ciência do manual que dita as regras a serem observadas, permitindo que todos os envolvidos o leiam sempre que necessário, para esclarecer pontos de dúvidas que possam surgir.

Ainda é útil usar um sistema de intranet para facilitar a comunicação e tirar dúvidas rapidamente, além de elaborar sessões de treinamentos sobre as boas práticas relacionadas às viagens corporativas.

Qual o passo a passo para criar um processo de adiantamento?

Agora que você já sabe como fazer a contabilização dos valores que foram adiantados, a próxima etapa é criar um passo a passo para que os colaboradores possam seguir nesse processo, sendo eles:

• revisão da política — é preciso observar as regras estabelecidas no manual para evitar a solicitação de despesas indevidas e garantir a adequação ao orçamento disponível;
• realização da solicitação — com o entendimento das normas, a próxima tarefa é preencher o formulário de solicitação com cautela e enviar para a aprovação dos superiores;
• envio da documentação — os papéis que ajudam a justificar o adiantamento dos valores também devem ser incorporados ao pedido;
• liberação dos recursos — caso todo o processo esteja conforme a política interna, basta enviar para o departamento financeiro encaminhar os montantes necessários ao colaborador;
• prestação de contas — após a viagem, torna-se obrigatório o envio do relatório e comprovantes, bem como a devolução dos valores excedentes, quando for o caso.

Ao seguir esse passo a passo, a empresa assegura o bom andamento desse procedimento, fugindo de uma série de preocupações que podem aumentar os perigos à gestão do negócio.

Quais são os riscos em fazer o adiantamento de despesas?

Como vimos até aqui, o adiantamento de despesas é uma iniciativa útil e legal, mas isso não significa que ele não tenha os seus próprios riscos. Um deles é a possibilidade de perder o controle com diversos adiantamentos em espécie. Vamos conhecer outros.

Ações trabalhistas contra a empresa

Um processo trabalhista pode ocorrer quando o adiantamento é feito na conta bancária, por exemplo. Quando o colaborador tem os comprovantes de que a empresa depositou um determinado valor, de maneira recorrente, ele pode iniciar um processo contra a organização, alegando que o dinheiro depositado faz parte do seu salário.

Além dos danos à reputação, caso a empresa perca esse processo, o prejuízo financeiro ainda pode ser gigantesco, já que ela terá que desembolsar uma boa quantia em uma única ação. Isso pode abrir uma brecha para outros colaboradores que se encontram na mesma situação.

Conta negativada

Esse é outro risco, já que o valor depositado em uma conta negativada será automaticamente recolhido pelo banco. Desse modo, o colaborador pode se encontrar sem qualquer recurso para custear suas necessidades — em plena viagem.

Uso indevido de dinheiro em espécie

Quando o colaborador tem o dinheiro em mãos, em espécie, ele pode utilizar o montante para necessidades pessoais. A empresa perde o valor repassado, e o colaborador também fica sem o adiantamento para custear as despesas da viagem, gerando um transtorno para ambas as partes.

Roubo de dinheiro

Esse é outro risco que envolve o adiantamento de dinheiro em espécie. O colaborador pode acabar sendo alvo de roubos ou furtos, principalmente por não conhecer bem o local para o qual viajou. Além disso, a própria integridade física do funcionário pode ser comprometida.

Assim, tanto o adiantamento de despesas realizado em conta quanto a entrega do valor em espécie têm seus próprios riscos.

Na hora de elaborar a política interna, a empresa precisa considerar a sua cultura organizacional e os diversos fatores envolvidos para definir o melhor modo de repassar o montante para as despesas. Além disso, utilizar uma tecnologia de ponta durante o processo de adiantamento de despesas, como o SAP Concur, garante um maior controle financeiro por parte dos gestores.

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