O que significa T&E usado nos negócios?

Fazer uma boa gestão de viagens e despesas é fundamental para que essa atividade seja lucrativa e contribua para o diferencial competitivo em relação às concorrentes de mercado. Nesse sentido, o termo T&E surge como uma solução para melhorar os resultados dos deslocamentos corporativos.

No entanto, você realmente sabe o que significa Travel and Expense (T&E) e como ele pode auxiliar a sua empresa a se destacar no nicho de atuação dela? Caso ainda tenha dúvidas, explicaremos não apenas o que é, mas também os motivos pelos quais esse termo é importante no mundo dos negócios.

Quer saber como otimizar seus gastos com T&E? Continue lendo e descubra as melhores dicas para economizar tempo e dinheiro.

O que significa T&E?

T&E, ou Travel and Expense, significa viagem e despesa. O termo está associado aos elementos da gestão de gastos de viagem. A partir dele, é possível elencar uma série de práticas que ajudam a melhorar o desempenho nas viagens corporativas.

A empresa pode incluir no gerenciamento de T&E, por exemplo, a definição de políticas internas, processos que os colaboradores devem usar para solicitar e ter seus reembolsos aprovados e até mesmo normas para utilizar os cartões corporativos.

O objetivo desse método é melhorar o controle de viagens e despesas, além de garantir a adesão e o engajamento dos funcionários em relação aos custos que uma estratégia de deslocamento para fechar contratos e manter uma boa relação com os clientes pode demandar.

Quais são as implicações comerciais do T&E?

A partir do T&E, é possível alcançar uma série de resultados importantes para os custos operacionais da empresa, otimizando o controle e garantindo mais eficiência durante as viagens de negócios.

Isso porque esse orçamento pode representar um dos maiores gargalos da organização, dificultando sua vida na hora de fazer uma boa gestão financeira, capaz de reduzir custos. Nesse sentido, tal conceito permite:

• melhorar o controle de custos — oferece uma visão mais ampla das despesas desnecessárias, facilitando os cortes de gastos supérfluos;
• elevar a eficiência operacional — com as soluções corretas, o T&E possibilita a automação de processos, que vai otimizar a produtividade na empresa;
• promover a satisfação dos funcionários — além de tudo isso, ele facilita os reembolsos, otimizando o engajamento da equipe.

No entanto, para desfrutar de todas essas vantagens, é preciso fazer um gerenciamento adequado das viagens e despesas corporativas.

Como otimizar a gestão de T&E?

Para aproveitar todas essas implicações e alcançar ainda mais benefícios em seu negócio, é relevante investir em ferramentas que vão otimizar a gestão de T&E na empresa. Pensando nisso, destacamos várias dicas que vão auxiliar nessa jornada. Confira a seguir.

Invista em políticas claras

O primeiro passo para ter sucesso é desenvolver e implementar políticas claras e abrangentes, criando uma espécie de manual que detalhe todas as regras que devem ser seguidas pelos colaboradores durante as viagens corporativas.

Isso deve incluir questões relacionadas às reservas de passagens aéreas, hospedagem, transporte, refeições e entretenimento no local de destino. Além disso, também é preciso que a política de viagens seja específica e fácil de entender.

Você pode, por exemplo, estabelecer limites claros de gastos para diferentes categorias, especificar fornecedores preferenciais e descrever os procedimentos para solicitação e aprovação de viagens.

Treine a sua equipe

A capacitação dos colaboradores que realizam viagens corporativas também é importante, pois isso vai garantir que eles atendam as políticas estabelecidas.

Portanto, realize sessões de treinamento com todos os funcionários, explicando as regras para que eles entendam e sigam as políticas internas desenvolvidas para esse tipo de atividade da empresa.

Além disso, revise e atualize regularmente essas normas, com a intenção de refletir as mudanças que ocorrem e implementar melhorias que ajudem a elevar a produtividade e a minimizar os gastos corporativos com as viagens.

Vale a pena também comunicar de forma clara as políticas, dando acesso fácil a elas aos colaboradores, a fim de que saibam o que precisam observar sempre que for necessário pedir reembolsos ou aprovar despesas.

Acompanhe os indicadores relevantes

O uso de dados referentes às despesas é uma forma essencial de otimizar a gestão de T&E. Assim, a identificação e o acompanhamento de indicadores-chave de desempenho (KPIs) que possam fornecer insights merece destaque.

Por meio deles, é possível compreender padrões de gastos, como o custo médio por viagem, a porcentagem de despesas fora da política, o tempo de processamento de reembolsos e a economia obtida por meio de acordos corporativos. 

Há ferramentas que possibilitam a utilização de relatórios automáticos, a fim de analisar essas métricas e identificar áreas que possam ser melhoradas, trazendo mais inteligência para a gestão dos custos nessa atividade da empresa.

Por exemplo, quando os dados apontam para uma porcentagem significativa de despesas fora da política, é preciso reforçar a comunicação com os colaboradores ou ajustar as diretrizes.

Implemente processos de aprovação eficientes

Outra dica importante que pode ser usada para melhorar a gestão de despesas de viagem é ter um processo de aprovação claro e otimizado. Isso evita que a empresa perca tempo e garante que apenas gastos previstos na política interna sejam validados.

Para isso, é relevante definir fluxos de trabalho específicos para a submissão e aprovação de despesas, garantindo que todos os gastos sejam revisados por um supervisor antes de serem processados. 

O uso de ferramentas que automatizam esse processo é uma ótima forma de agilizá-lo e ganhar produtividade. Além disso, esses recursos permitem o acompanhamento contínuo, na intenção de evitar erros e garantir melhorias sempre que possível.

Use a tecnologia

O uso de soluções adequadas pode transformar a gestão de T&E, trazendo mais eficiência e precisão para ela. No entanto, para isso ser possível, é necessário contar com softwares especializados, como os oferecidos pela SAP Concur.

Com as nossas soluções, você consegue realizar a automação de processos, desde a submissão e aprovação de despesas até a integração com sistemas de contabilidade.

Além disso, a coleta de recibos e a conformidade com a política da empresa são observadas por meio de relatórios fáceis de serem obtidos, garantindo maior conformidade e melhora nessa gestão. 

A tecnologia ainda pode ajudar na negociação de acordos com os fornecedores, garantindo o melhor preço, a fim de otimizar a gestão de custos e maximizar o desempenho da companhia no mercado em que ela atua. 

Quais os benefícios de aplicar essas dicas em sua empresa?

Além das implicações comerciais que você viu anteriormente, uma gestão apropriada de T&E tende a gerar mais uma série de benefícios para a organização. A seguir, explicamos os principais.

Ajuda a identificar gargalos

Talvez você não consiga identificar exatamente quanto sua empresa está gastando em T&E neste momento, pois a maioria das organizações ainda depende de processos manuais, deixando muitas brechas para erros humanos.

Ao implementar a tecnologia e seguir nossas dicas, fica mais fácil ampliar a visão do negócio e capturar quando e por que os gastos acontecem, melhorando o gerenciamento e trazendo uma visão mais estratégica para a tomada de decisões.

Melhora as negociações com fornecedores

Quando sua empresa sabe os gastos reais e conta com um bom sistema de T&E, fica mais fácil entender que é viável negociar com os fornecedores principais. Isso porque você já compra deles com um volume de negociação maior.

Dessa forma, pode solicitar condições de preço ou de prazo mais favoráveis para a gestão da empresa. Essa é uma das melhores maneiras de economizar muito dinheiro na sua conta de despesas, garantindo uma excelente vantagem e alcançando preços mais baixos com os parceiros de negócio para otimizar os resultados com T&E.

Reduz erros e fraudes

A implementação das dicas que apresentamos até aqui garantirá que você não pague por faturas duplicadas ou outras despesas fraudulentas, diminuindo boa parte das saídas de T&E que não constam na sua política.

Um bom sistema de gerenciamento de T&E fornecerá visibilidade de seus gastos e reembolsará os funcionários mais rapidamente, garantindo que eles enviem despesas que cumpram a política de T&E da sua empresa.

Ou seja, as boas práticas relacionadas ao T&E aumentam a conformidade e ajudam a manter as operações alinhadas às políticas e regulamentos da organização, evitando fraudes e erros que prejudicam o financeiro do negócio.

Otimiza a experiência do colaborador

Por fim, vale mencionar que melhorar os processos de T&E também proporciona aos viajantes a negócios uma jornada melhor, com acomodações mais confortáveis e experiências otimizadas, sem sair do orçamento da empresa.

Além disso, as práticas de T&E melhoram a política de reembolso, diminuindo as chances de que ocasionalmente eles precisem comprar coisas para a empresa do próprio bolso. Assim, os colaboradores não se preocupam com prejuízos, seguem as regras estabelecidas e ficam mais motivados.

Ao entender a importância do T&E para melhorar a gestão das viagens corporativas, a sua empresa otimiza o controle financeiro e proporciona viagens mais agradáveis aos colaboradores. Por isso, vale a pena colocar em prática cada uma das ações que você viu ao longo deste texto, a fim de melhorar a gestão de viagens corporativas da sua companhia.

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