9 dicas para garantir total compliance da viagem corporativa

Um dos grandes desafios das empresas atuais se refere à conformidade com a política e a prevenção de fraude em processos. Com as ferramentas certas, sua organização pode aumentar a conformidade, mitigar riscos e impedir adulterações. Nesse quesito, o assunto compliance da viagem corporativa torna-se cada vez mais relevante.

Isso porque estar em conformidade com as regras é o melhor jeito de otimizar a gestão organizacional e melhorar a transparência de sua corporação. Se você quer saber quais as melhores técnicas para garantir o compliance nas viagens corporativas de sua organização, continue a leitura e confira nossas recomendações! 

O que é compliance?

O compliance é um termo utilizado para se referir à conformidade ou adesão a leis, regulamentos, diretrizes internas e padrões éticos que podem ser adotados pela organização.

Trata-se de um conjunto de práticas e procedimentos que têm como objetivo assegurar que a empresa funcione de acordo com as leis e regulamentos pertinentes ao seu setor, bem como com as normas internas estabelecidas para garantir a integridade e a ética nos negócios.

Tais cuidados contribuem para minimizar riscos na empresa, além de evitar penalidades como multas e danos à imagem corporativa. Para tanto, é comum utilizar políticas claras, treinamento de colaboradores e monitoramento constante das atividades empresariais.

Vale destacar que o campo de compliance está em constante evolução, pois as leis e regulamentos mudam ao longo do tempo, e cabe a sua equipe se adaptar para manter as atividades em conformidade com a política de viagem corporativa adotada.

Como o compliance se aplica às viagens corporativas?

Garantir o compliance da viagem corporativa é cumprir as normas, como: política de viagens, reembolsos de despesas, e todas as outras diretrizes que se relacionam.

O compliance nesse caso está ligado à conformidade com políticas internas, leis e regulamentos durante as viagens corporativas.

Isso inclui seguir as diretrizes de gastos, obter aprovações quando necessário, garantir segurança e saúde dos viajantes, cumprir exigências tributárias e legais, gerenciar dados de forma compatível com a privacidade, realizar auditorias e treinamentos, e manter registros transparentes. 

De acordo com uma pesquisa da KPMG, 85% dos entrevistados mostraram que sentem dificuldade em identificar, avaliar e monitorar corretamente as questões ligadas ao compliance. Os benefícios dessa prática são: redução de custos, otimização da gestão, fortalecimento da confiança com os colaboradores, melhoria do desempenho e valorização do ambiente de trabalho.

Você não pode controlar o que não consegue enxergar, então as soluções SAP Concur reúnem dados de viagens e despesas em um local centralizado e organizado, proporcionando uma visibilidade mais aprofundada do que está sendo desembolsado.

Quais os riscos de não garantir o compliance da viagem corporativa?

Não assegurar o compliance em viagens corporativas pode resultar em diversos riscos para a empresa. Um dos primeiros problemas decorrentes dessa situação se refere ao aumento dos custos de viagens corporativas, especialmente pela falta de clareza das políticas e do uso inadequado do orçamento da empresa.

Além disso, as ações de funcionários durante viagens em nome da empresa podem manchar a reputação. Isso pode acontecer por meio de escândalos ligados às viagens, privilégios exclusivos para determinados colaboradores e responsabilidades desproporcionais entre a equipe em viagem. 

Ademais, também há riscos ligados à legislação vigente, que pode resultar em multas, penalidades e demais ações da autoridade regulatória. Aspectos tributários, documentos de imigração e demais questões dessa natureza podem comprometer a segurança e o bem-estar dos colaboradores.

Quais as 9 dicas para garantir o compliance da viagem corporativa?

Para assegurar o compliance da viagem corporativa, separamos algumas dicas que podem ser implementadas no dia a dia da sua empresa. Veja, a seguir, quais os principais cuidados para implementar na sua corporação!

1. Criar uma política de viagens corporativas

O primeiro passo para o compliance da viagem corporativa é garantir que todas as normas estejam documentadas em uma política de viagens corporativas.

Quanto os funcionários podem gastar com refeições e quilometragem? Quando eles podem viajar em classe executiva e que tipo de reembolso não podem reivindicar? Se você quiser saber o que incluir em uma política de despesas, comece com este simples criador de política de despesas.

2. Criar uma política de reembolso de despesas

Na hora de viajar, o colaborador já deve estar ciente do quanto ele pode gastar, no que, e como ele será reembolsado. Por isso, a criação de uma política de reembolso de despesas é imprescindível para garantir o compliance na viagem corporativa.

Além disso, esse tipo de cuidado causa um forte senso de justiça nos colaboradores, tendo em vista que todos eles estão sujeitos a mesma política de reembolso. Assim, você consegue evitar desentendimentos e injustiças na hora de estabelecer os gastos de cada um durante as viagens.

3. Criar uma política de uso do cartão corporativo

Assim como as demais políticas acima, a criação de uma para o uso do cartão corporativo também auxilia a prevenir fraudes. As soluções da SAP Concur automatizam o processo de cartões de compras do início ao fim para simplificar o gerenciamento de despesas e torná-lo mais eficiente.

No caso de cartões corporativos que são cobrados de forma centralizada, nossas ferramentas digitais podem corresponder despesas pré-aprovadas a faturas para possibilitar uma conciliação rápida e precisa.

4. Divulgar as políticas

A criação por si só não resolve muita coisa. Além de colocá-las em prática, é preciso, também, divulgá-las para os colaboradores. Compartilhe os documentos para que todos tenham acesso a esse conhecimento.

5. Padronizar a prestação de contas

De acordo com pesquisa da Oxford Economics e SAP, 41% das organizações sem consciência de custos têm dificuldade de acompanhar o aumento das faturas de fornecedores. é preciso ter uma ferramenta consolidada, de uma empresa sólida e experiente como o SAP Concur Expense, para automatizar e padronizar a prestação de contas.

6. Realizar controle de gastos

Hoje em dia, os funcionários gastam mais do que antes. Isso torna a visibilidade e o controle de custos impossível para organizações que não possuem um sistema sólido de gestão de gastos.

SAP Concur é a única solução que pode automatizar processos, conectar dados de gastos e colocar tudo em um só lugar para você ver. Veja dados de gastos quase em tempo real e tome decisões informadas com rapidez.

7. Criar incentivos

A fim de fortalecer o relacionamento e o engajamento, crie incentivos como bônus por metas e incentivos coletivos. Dessa forma, manter o compliance na viagem corporativa se torna mais fácil.

8. Fortalecer a cultura organizacional

Manter o compliance está relacionado a manter a confiança e a uma cultura organizacional transparente com seus processos. Por isso, estimula valores como: honestidade nas relações.

A SAP Concur pode ajudar a implementar medidas de segurança, além de oferecer as melhores soluções de despesas e viagens da categoria. Podemos ser seu parceiro na prevenção de fraudes e na garantia de conformidade em toda a organização.

9. Contar com tecnologias

Com o grande número de regulamentos e normas em todo o mundo, é um desafio para as organizações confiarem nos dados de gastos para garantir a conformidade. Agora é fundamental, mais do que nunca, implementar a tecnologia certa para detectar e evitar riscos relacionados a fraudes e conformidade.

Sem os sistemas certos, são necessários muitos recursos para criar e manter a experiência necessária apenas para entender todos os regulamentos e políticas necessárias para criar uma cultura de conformidade.

Como aliar o compliance à política de viagens da empresa?

Além de aplicar as dicas apresentadas acima, existem outras práticas que são importantes para ter políticas de viagens bem estabelecidas e que estejam de acordo com o compliance. Por exemplo, é preciso que você se certifique de que a política esteja alinhada aos valores da empresa e às leis e regulamentos relevantes.

Além disso, uma boa comunicação para que todos os envolvidos na empresa estejam cientes do que podem e o que não podem fazer. A partir disso, é válido realizar auditorias para garantir que as viagens sigam o que foi estabelecido e não burlem nenhum aspecto relativo ao compliance.

Quais os benefícios do compliance aliado às viagens corporativas?

Conseguir aliar o compliance a política de viagens corporativas da sua empresa é fundamental e pode trazer vários benefícios, como:

• redução de riscos — por meio do compliance, você assegura que as leis e regulamentos sejam atendidos pelos colaboradores, o que vai evitar multas e outros riscos;
• aumento da transparência — com políticas claras e adequadas ao compliance é possível ter clareza e fazer com que os funcionários conheçam as regras que devem seguir;
• diminuição das fraudes — com esses dois conceitos alinhados, você consegue evitar que ocorram corrupção em reembolsos ou registros feitos;
• aumento da eficiência operacional — ter políticas claras de viagens e processos de aprovação alinhados ao compliance melhora a eficiência do planejamento e agendamento das viagens;
• melhora a cultura organizacional — alinhar compliance e política de viagens corporativas demonstra o compromisso da empresa com a ética, a integridade e o respeito às normas, o que pode melhorar a imagem da empresa tanto interna quanto externamente;
• otimiza o controle de custos — o compliance e as políticas ajudam a controlar os custos relacionados a viagens e despesas, resultando em uma melhor gestão financeira.

Para aproveitar todas essas vantagens, vale a pena contar com o suporte de uma empresa especializada e com tecnologias que ajudem a garantir um compliance alinhado com as viagens corporativas.

Como a SAP Concur pode ajudar?

Contar com a parceria com da SAP Concur é um ótimo caminho para aplicar todas as dicas que você viu ao longo deste texto. Contamos com as melhores práticas e o know-how para maximizar o compliance da viagem corporativa na sua empresa. Apoiamos as companhias a prevenir, detectar e mitigar seus riscos.

Sem dúvida, descobrir falhas na gestão de viagens corporativas e de reembolso de despesas pode ser difícil, especialmente quando você tem visibilidade limitada da maneira como seus funcionários estão gastando.

As mudanças de hoje nos gastos dos funcionários pode parecer desafiador, mas o custo de gerenciar o compliance sem uma solução unificada e conectada com um ecossistema de parceiros em todas as áreas de gastos será muito maior em termos de perda monetária, detecção de padrão e prevenção geral.

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Por meio dos recursos e funcionalidades, o nosso sistema colabora para reduzir os custos corporativos em até 8%. Além disso, o SAP Concur Travel & Expense traz benefícios como decisões inteligentes e alertas de violação da política de viagens.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Veja os benefícios de contar com esse sistema

Contar com o SAP Concur Travel pode trazer muitas vantagens para o seu negócio, entre os quais estão:

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• permite a escolha de viagens sustentáveis;
• simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Se você está em busca de informações sobre como aumentar a produtividade da equipe, o time de especialistas da SAP Concur está à disposição da sua empresa para esclarecer dúvidas e ajudar no que for necessário. Assim, você consegue garantir o compliance da viagem corporativa e fazer com que o seu negócio se destaque no mercado de atuação.

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