7 dicas para planejar uma viagem de fim de semana para colaboradores

O planejamento de viagens corporativas é fundamental para garantir uma boa gestão de gastos e objetivos em uma empresa. É por isso, inclusive, que produzimos tantos conteúdos sobre o tema, justamente para otimizar esse acompanhamento na sua operação. E, hoje, falaremos sobre o planejamento de uma viagem de fim de semana. 

Diferente de viagens convencionais, é comum que estas viagens incluam despesas adicionais, tanto pela elevação dos custos nesses períodos, quanto pela necessidade de prover um tempo de qualidade e conveniência ao colaborador. E aqui, você descobrirá tudo o que precisa saber sobre o tema. Então, não perca tempo e acompanhe! 

Viagem corporativa de fim de semana: entenda a importância de planejar bem

Em nossa visão, existem muitos motivos que podem justificar uma viagem corporativa de final de semana. Um exemplo comum são as situações emergenciais, que demandam a reunião de líderes e profissionais decisivos em determinado lugar, exigindo um deslocamento imediato para acelerar a resolução do problema. 

Já em outras ocasiões, é simplesmente mais conveniente despachar o colaborador no final de semana ao destino, garantindo que ele já esteja acomodado à cidade para atingir seu objetivo no dia seguinte ao final de semana. Em outros cenários, uma promoção relâmpago torna o custo das passagens aéreas uma oportunidade, motivando uma viagem antecipada. 

Ou seja, existem muitas situações e condições imprevistas que podem justificar uma viagem corporativa em um final de semana. O importante aqui é entender que, assim como uma viagem convencional, viagens realizadas em fins de semana e/ou feriados também exigem um planejamento prévio — talvez até mais do que uma viagem em dia útil. 

No fim das contas, é importante notar que existem vários fatores que tornam essas viagens um pouco mais imprevisíveis e voláteis do que as viagens convencionais. Por se tratar de finais de semana ou até mesmo feriados, é possível que os custos sejam mais elevados, tais como as despesas com translados, locação de veículo, hospedagem, alimentação e afins. 

Além disso, como esse tipo de viagem não ocorre em dias úteis — a menos que o profissional seja enviado especificamente para atuar off the clock, justamente para trabalhar durante o final de semana —, também é importante dedicar uma parte do orçamento para algumas comodidades e conveniências, custeando algumas experiências de turismo, entretenimento, bem-estar e afins.

É justamente para lidar com esses imprevistos e excepcionalidades que as viagens de fim de semana exigem um bom planejamento prévio. Assim, é possível garantir uma maior aderência ao orçamento estipulado, evitando constrangimentos, frustrações ou negligências por parte do profissional durante a realização do seu trabalho. 

Planejamento da viagem: confira 7 dicas

Planejamentos, cálculos, comparações, orientação e tecnologia. Da forma como percebemos, existe uma variedade de fatores que precisam ser considerados para garantir a previsibilidade desse tipo de operação. Por isso, resumimos essas noções em 7 dicas práticas, simplificando esse desafio para a sua gestão — acompanhe!

1. Faça um roteiro detalhado

Mesmo que o contexto da viagem seja emergencial, isso não pode ser motivo para ignorar o planejamento ou fazê-lo às pressas. Hoje, com o auxílio de algumas travel techs, já é possível elaborar roteiro, orçamento, agendar hospedagens, comprar passagens, reservar eventos e autorizar custos com rapidez, eficiência e organização, sem prejudicar a previsibilidade financeira da gestão. 

2. Calcule a hospedagem

Como destacamos no tópico anterior, viagens que abarcam finais de semana e feriados costumam apresentar custos um pouco mais elevados, justamente por ser um período de maior demanda para o setor de serviços. Por isso, é interessante avaliar oportunidades, promoções, combos e ofertas diferenciais para garantir conforto, conveniência e economia na mesma medida.

3. Defina as formas de remuneração

A depender do orçamento, da duração e da complexidade da viagem, também é preciso definir o melhor método de remuneração. Às vezes, basta um cartão-combustível para cobrir os custos de deslocamento e pedágio. Em outras ocasiões, um cartão corporativo pode ser mais adequado para cobrir hospedagens, refeições, experiências e afins. 

4. Marque com antecedência

Já aqui, temos uma dica que nem sempre é possível de ser praticada, sobretudo no caso de viagens emergenciais. No entanto, como todos sabemos, a antecedência é uma das melhores formas de economizar no planejamento de viagens de todos os tipos, pois é possível garantir preços e condições melhores em voos, reservas, experiências, eventos e afins.

Outro detalhe importante é que, tratando-se de viagens internacionais, também é preciso garantir que o colaborador atenda a todos os requisitos, burocracias e políticas de fronteiras, tais como um passaporte válido e, sobretudo, um visto compatível com o objetivo e duração da viagem, quando necessário. 

5. Conte com boas empresas parceiras

Outra forma de agilizar a realização dessas viagens é contar, de antemão, com parcerias confiáveis. Por exemplo, muitas empresas têm contratos com locadoras de automóveis, ou até mesmo com empresas de aviação e hotelaria. Dessa forma, é possível garantir uma experiência consistente, com preços exclusivos e condições diferenciadas. 

6. Atente-se às promoções e outras oportunidades

Novamente, uma dica que nem sempre é possível de aplicar, principalmente no caso de viagens emergenciais. No entanto, a antecedência e o planejamento costumam resultar em gastos mais estratégicos, aproveitando promoções, ofertas, cupons, combos ou outras condições diferenciais para cumprir o mesmo objetivo por uma fração do preço. 

7. Oriente os colaboradores cuidadosamente

Por último, mas não com menos importância, está conscientização dos seus colaboradores — sobretudo quando se confia o uso de um cartão de crédito corporativo, e não um cartão pré-pago. É preciso estabelecer os limites e finalidades de forma clara, evitando negligências, excessos ou erros de interpretação na utilização desses recursos. 

O planejamento é especialmente urgente diante da iminência de uma viagem de fim de semana. Para facilitar ainda mais esse processo e a implementação das dicas deste post, o ideal é contar com tecnologia aplicada, adotando ferramentas de OBT (online booking tool), entre outras tecnologias de gestão e acompanhamento de gastos, tais como as soluções do nosso portfólio. 

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