6 passos para simplificar a gestão de despesas corporativas

A gestão de despesas corporativas é uma atividade que pode fazer toda a diferença no crescimento sustentável de uma empresa. Esse processo auxilia não apenas na organização, mas também na manutenção da saúde financeira, no controle do fluxo de caixa e na estabilidade operacional.

A rotina de todo negócio envolve diversos tipos de gastos, desde custos fixos de funcionamento até despesas corriqueiras, como gastos com viagens e materiais de escritório. Do ponto de vista de gestão, é fundamental conhecer todas as despesas, classificando-as e monitorando-as em busca de otimizar os custos.

Com um controle adequado, os gestores têm maior visibilidade das finanças e conseguem implementar medidas de controle e economia. Nesse cenário, uma gestão de despesas corporativas eficiente é indispensável, já que viabiliza a administração precisa dos recursos financeiros.

Neste artigo, vamos aprofundar o assunto, explicando como as empresas podem investir em práticas que simplifiquem a gestão de despesas corporativas. Acompanhe e descubra!

O que é uma gestão de despesas corporativas na prática?

A gestão de despesas corporativas consiste no gerenciamento dos gastos realizados pelos colaboradores para fins profissionais e de todos os processos englobados nessa operação.

Esse controle inclui o gerenciamento dos diferentes tipos de despesas que são reembolsáveis pelas empresas, de acordo com a legislação vigente e as políticas internas. Nesse grupo, estão despesas como: custos de transporte para realização de atividades externas, hospedagem, passagem aérea, despesas de home office e materiais de escritório.

Além de conhecer os tipos de gastos, a gestão contempla os processos e as definições de como a organização arcará com as despesas. A ideia é garantir uma dinâmica simples e organizada que preze a otimização de custos e a rapidez no reembolso.

Quais os desafios da gestão de despesas corporativas?

A gestão de despesas empresariais é um assunto que desperta atenção dos gestores em decorrência dos inúmeros desafios que ela apresenta no dia a dia operacional. Um dos principais é garantir o cumprimento das políticas internas, uma vez que a não adesão dos colaboradores pode levar a gastos excessivos e desnecessários.

Somado a isso, a diversidade de despesas, como viagens, hospedagem, alimentação e materiais de escritório, exige um sistema de controle eficiente para evitar fraudes e desvios. A complexidade ganha novas camadas quando a empresa tem operações em diferentes localidades ou países, demandando a gestão de múltiplas moedas e legislações.

Outro desafio comum nas organizações é a necessidade de conciliar o controle das despesas com a agilidade nos processos, evitando que a burocracia impacte a produtividade dos colaboradores.

Não podemos deixar de citar também a falta de visibilidade sobre os gastos, um obstáculo que pode afetar diretamente os resultados financeiros da empresa. Sem informações precisas e atualizadas, fica difícil identificar oportunidades de redução de custos e tomar decisões estratégicas baseadas em dados.

Quais os benefícios de uma gestão de despesas corporativas efetiva?

Ter uma gestão de despesas corporativas efetiva e moderna pode trazer diversas vantagens para a sua empresa, a começar pelo controle de gastos.

Controle de gastos

Com o investimento em gestão de despesas combinado com o uso de soluções tecnológicas próprias para isso, os gestores conseguem visualizar gastos incompatíveis, custos exagerados e despesas invisíveis. Assim, é possível ter mais controle, minimizar o risco de problemas e muito mais, garantindo maior controle e evitando tais problemas.

Aumento da produtividade

Um gerenciamento focado em melhorar os processos de despesas corporativas e agilizar os pagamentos de reembolsos facilita a vida dos colaboradores. Isso aumenta a produtividade tanto da equipe responsável por fazer a prestação de contas quanto do time financeiro que vai viabilizar as análises, as aprovações, os pagamentos e os processamentos.

Mitigação de erros e retrabalhos

Preencher à mão os dados sobre as despesas nos relatórios e enviar comprovantes físicos de gastos pode causar erros nos processos de reembolso. Isso sem contar que, caso as falhas sejam identificadas, os responsáveis terão o retrabalho de fazer essas ações novamente.

Melhor experiência dos usuários

Uma gestão de despesas assertiva, com processos claros e definidos, políticas estruturadas e usando tecnologias para otimizar as operações, proporciona uma melhor experiência dos usuários e tende a trazer maior satisfação para os funcionários.

Maior competitividade

Como consequência de todos os benefícios citados acima, as empresas podem alcançar maior destaque e competitividade, um fator que pode fazer toda a diferença em um mercado cada vez mais dinâmico.

Como simplificar a gestão de despesas empresariais?

Apesar de parecer simples, é essencial que a organização adote alguns parâmetros para realizar uma boa gestão de despesas corporativas. De modo geral, esses passos devem englobar não apenas o controle dos recursos, mas também os métodos e o devido treinamento dos colaboradores.

Então, confira aqui as melhores práticas para simplificar a gestão de despesas na sua empresa.

1. Saiba todo o fluxo financeiro da sua empresa

O primeiro passo para uma boa gestão de despesas é estar por dentro de todo o fluxo financeiro da sua organização. Nesse sentido, pode-se subdividir essa etapa em três processos principais: planejamento financeiro, indicadores de todas as despesas e corte de gastos superficiais.

Na prática, o planejamento é o responsável por organizar sistematicamente os recursos da sua empresa. Por meio dessa estratégia, é possível esquematizar todas as despesas, além dos investimentos a curto, médio e longo prazo.

Já os indicadores permitem que o CEO tenha uma visão globalizada do financeiro da organização. Com isso, pode-se ter informações se a empresa está ou não seguindo o planejamento estruturado anteriormente.

Por fim, com todas essas informações, o gestor tem dados suficientes para realizar cortes de gastos, eliminando as despesas desnecessárias, principalmente as relacionadas com processos operacionais demorados e com poucos resultados.

2. Estruture uma política de reembolso

O reembolso em qualquer organização é uma atividade que pode gerar uma série de complicações, geralmente providas de erros ou descentralizações de dados. Por isso, uma maneira bastante eficiente de simplificar a gestão de despesas corporativas é estruturando uma política de reembolso.

Basicamente, esse processo deve englobar a padronização do envio das notas fiscais para prestação de contas e solicitação de reembolso, como também os motivos (por exemplo, hotéis, alimentação e transportes) e dados completos do colaborador.

Com essa metodologia, é possível não apenas estabelecer um processo mais seguro, rápido e assertivo para o controle de reembolsos, mas também evitar erros e desperdícios de recursos.

3. Estabeleça limites de gastos

Outra forma de simplificar a gestão de despesas é estabelecer um limite de gastos. Essa estratégia pode ser aplicada em diversos setores da organização e para uma série de finalidades, como:

• passagens aéreas;
• diárias de hotéis;
• alimentação;
• quilometragem.

Para estabelecer limites de gastos coerentes, é fundamental que a empresa faça uma pesquisa, coletando os valores médios para cada um desses processos. Desse modo, é possível controlar melhor o orçamento da corporação e ainda monitorar com eficiência o consumo das equipes operacionais.

4. Faça orçamentos e cotações antes de fechar qualquer serviço

Viagens de negócios, apesar de gerarem uma série de vantagens para a organização, como fechamento de novos negócios, geram custos altos, principalmente ao considerarmos passagens aéreas e diárias de hotéis. Portanto, uma ação bastante efetiva para garantir os melhores preços é a adoção de orçamentos prévios.

Ou seja, o ideal é que, antes de fechar a compra de qualquer serviço ou produto, a empresa faça a cotação com alguns especialistas no setor, optando pela corporação que ofereça melhor custo-benefício.

5. Oriente os profissionais

Outra medida efetiva para simplificar o controle de despesas é a devida orientação dos profissionais envolvidos. É fundamental que todos os colaboradores saibam as políticas de gastos da corporação, desde o processo para lançamento das notas até o acesso às informações de viagens.

Todas as mudanças devem ser devidamente documentadas. Esse tipo de cuidado evita erros nos processos e garante a padronização das técnicas.

6. Acompanhe as tendências

Outra boa prática aqui se refere ao acompanhamento das novidades, tendências e tecnologias por parte dos gestores. Assim, é possível manter a gestão de despesas corporativas atualizada e moderna no decorrer dos anos.

Essa iniciativa permite, inclusive, que a empresa adote melhorias e facilidades para as operações, a fim de agregar valor e gerar resultados positivos no gerenciamento e controle de gastos.

Como usar a tecnologia na gestão de despesas corporativas?

A tecnologia se tornou uma das grandes aliadas em diversos processos dentro das empresas, e não é diferente com a gestão despesas corporativas. Atualmente, os gestores têm acesso a soluções que automatizam processos, permitem a emissão de recibo eletrônico, aumentam a visibilidade dos gastos e garantem maior controle financeiro.

Você pode encontrar uma excelente opção de software para esse segmento no portfólio da SAP Concur. Imagine contar com uma plataforma que permite que os colaboradores registrem despesas em tempo real, capturem notas fiscais por meio de seus smartphones e gerem relatórios detalhados para análise, por exemplo.

Com uma solução SAP Concur, as empresas podem integrar dados de diferentes fontes, como cartões corporativos e sistemas de contabilidade, obtendo uma visão completa dos gastos. Além disso, existem as ferramentas de aprovação automatizada, que agilizam os processos e reduzem o tempo de reembolso. Saiba mais, a seguir!

Funcionalidades do SAP Concur Travel & Expense para gestão de despesas

A gestão de despesas corporativas pode gerar a necessidade de utilização de diversos sistemas, principalmente quando o controle é feito de modo tradicional. Entretanto, como citado, esse método dificulta toda a administração financeira.

Por isso, uma medida efetiva é a adoção de plataformas que automatizam esse processo. Como destacamos, a SAP Concur oferece um sistema inovador de gestão de despesas e viagens, o SAP Concur Travel & Expense, que disponibiliza um controle simples e rápido de todas as ações da organização.

Com a ferramenta, é possível fazer todo o planejamento de viagens, com direito a itinerário, reservas, fechamentos de acordo com fornecedores e outros detalhes. A plataforma ainda agiliza e facilita a inserção de comprovantes de gastos, gerando relatórios de despesas automáticos e otimizando também os processos de pedidos de reembolsos, aprovação e pagamento.

Além disso, o sistema oferece a possibilidade de gerar relatórios personalizados de todo o cenário financeiro das despesas corporativas, estabelecer parâmetros de acordo com as políticas da sua empresa e, ainda, mapear os gastos.

Vale destacar também que o SAP Concur Travel & Expense conta com recursos para detectar fraudes e garantir o compliance, adotar viagens mais sustentáveis e promover o dever de cuidado, ação cada vez mais necessária para garantir a segurança dos colaboradores.

Como você viu, ter uma gestão de despesas corporativas eficiente traz uma série de benefícios para as empresas. A automatização de processos ajuda a reduzir gastos desnecessários e garante a conformidade com as políticas internas, otimizando recursos financeiros, aumentando a transparência e beneficiando o processo de tomada de decisões.

Investindo em ferramentas tecnológicas, como o SAP Concur Travel & Expense, sua empresa simplifica a rotina dos colaboradores e oferece aos gestores uma visão completa e otimizada dos gastos corporativos.

Quer saber mais informações? Entre em contato agora mesmo e tenha a melhor solução do mercado para gestão de despesas corporativas.