6 maneiras de modernizar as despesas corporativas

Viajar para atender clientes ou fechar negócios é uma realidade de muitas empresas e contribui para a criação de novos acordos. Porém, tudo isso entra como despesas corporativas, ou seja, despesas que serão descontadas do capital da empresa. Existem vários motivos para você realizar a modernização da gestão de despesas corporativas, porém, o principal deles é a otimização dos processos.

Uma gestão de despesas empresariais efetiva procura gerar muitas vantagens para o negócio, como a diminuição de gastos, redução de processos e de perda dos recursos. Portanto, ao investir em um bom gerenciamento das despesas corporativas, por meio da modernização das ferramentas, é fundamental para conseguir fazer um controle de custos eficaz e correto, trazendo resultados incríveis para o negócio.

Se você quer saber quais são as melhores formas de modernizar a gestão de suas despesas corporativas, continue a leitura e confira nosso post!

O que são despesas corporativas e quais as principais?

Despesas corporativas são os gastos ou desembolsos realizados pelas empresas para manter suas operações funcionando e alcançar seus objetivos comerciais, independentemente se estão ligados ao relacionamento com clientes, a criação de novas parcerias ou a realização de investimentos.

Essas despesas incluem diversos itens, tais como:

• folha de pagamento dos funcionários;
• aluguéis e impostos de imóveis;
• investimentos em tecnologia da informação;
• suprimentos e materiais;
• viagens e hospedagens para fins de negócios;
• marketing e publicidade;
• treinamentos e desenvolvimento dos colaboradores.

Gerenciar essas despesas de forma eficiente é fundamental para a saúde financeira e o crescimento sustentável da empresa, permitindo o controle adequado dos custos e a maximização dos lucros. Além disso, controlar esse tipo de desembolso ajuda a ter mais previsibilidade e embasamento em suas decisões.

Por que simplificar as despesas corporativas?

Há uma série de razões para simplificar a gestão de despesas corporativas, a mais emergente é a otimização de processos. Tradicionalmente, o controle de gastos era realizado com o auxílio de diversas planilhas ou outras plataformas. 

Entretanto, essas medidas não oferecem uma gestão simplificada, aumentando as chances de erros e ainda dificultando a produtividade da equipe responsável. Além disso, uma gestão de despesas empresariais simples, efetiva e otimizada é capaz de reduzir consideravelmente os custos, minimizando os processos e a perda de recursos.

Quais são os principais meios de pagamento corporativos?

Existem várias possibilidades de meios de pagamento corporativo, cada empresa escolhe aquele que melhor se identifica e que seja mais confortável para ela e os colaboradores. Porém, é importante conhecer todos, para que você consiga definir aquele que esteja de acordo com suas políticas.

Reembolso de despesas

Esse tipo de pagamento corporativo funciona da seguinte maneira: o funcionário utiliza o próprio dinheiro para todos os gastos comerciais que forem necessários durante a viagem, após o término dela, ele preenche um relatório e apresenta os recibos, para que a empresa possa efetuar o reembolso. 

Essa é uma boa maneira de reduzir custos, uma vez que o colaborador, a princípio, usará o próprio dinheiro para as despesas. Assim, ele ficará mais responsável em relação a gastos excessivos.

Reembolso por quilometragem

Esse tipo de pagamento é feito para aqueles funcionários que dirigem o próprio carro para fins comerciais e precisam ser reembolsados pelo combustível gasto. Além dos custos com combustível, nesse valor incluí-se os valores de depreciação, manutenção, pedágios e outros custos que possam surgir.

Cartão pré-pago

Um método bastante comum é a utilização de um cartão pré-pago. Mas para que funcione de maneira satisfatória, é importante que a empresa faça um bom planejamento de gastos, pois através dessa modalidade, a empresa faz uma antecipação de valores através de um cartão pré-pago para que o funcionário consiga realizar seus gastos comerciais.

Como o valor é definido antes da viagem, é importante conhecer os gastos, além de deixar margem para possíveis imprevistos. Desse modo, além de ter mais controle sobre esse tipo de despesa, também é possível ter certa previsibilidade do total de gastos realizados no período.

Cartão de crédito corporativo

Essa modalidade é muito parecida com o cartão pré-pago, porém, ao fornecer um cartão de crédito, a empresa permite que os funcionários realizem seus gastos com um cartão da empresa que receberá uma fatura no fechamento do mês informando quanto foi gasto. 

Um cartão de crédito permite que você defina o limite de crédito que poderá ser utilizado por mês. Assim, você consegue ter um controle maior sobre os gastos da sua equipe, especialmente durante a realização de viagens corporativas.

Como gerenciar as despesas corporativas?

Gerenciar as despesas corporativas de forma eficiente é essencial para garantir a saúde financeira da empresa e maximizar os lucros. Aqui estão algumas dicas para gerenciar as despesas corporativas de maneira eficaz:

• defina um orçamento: é preciso ter um orçamento claro para cada categoria de despesa, com base nas necessidades operacionais e nas metas financeiras da empresa;
• registre tudo: é preciso que os colaboradores façam os registros para evitar falhas relacionadas ao controle;
• faça a classificação das despesas: essa prática vai facilitar a análise posterior. Por exemplo, agrupe os gastos com viagens, marketing, suprimentos, etc. Isso ajudará a identificar áreas onde os gastos podem ser otimizados;
• entenda e defina o que é reembolsável: é preciso ter clareza quanto a esse ponto. Para isso, crie uma política de reembolsos e deixe os colaboradores conscientes sobre ela;
• realize auditorias: faça-as de forma periódica para identificar possíveis erros e implementar melhorias na sua gestão;
• automatize o processo: para isso, vale usar softwares de gestão de despesas corporativas para automatizar o processo de registro, aprovação e reembolso de despesas.

Todos esses cuidados tendem a melhorar a performance da sua empresa por meio de uma gestão profissional e que gera resultados.

Quais são as 6 dicas para modernizar as despesas corporativas?

Agora que você já sabe como gerenciar as despesas corporativas do seu negócio, que tal descobrir as principais práticas que vão ajudar a modernizar e automatizar várias tarefas no dia a dia do negócio? Explicamos várias delas, a seguir!

1. Defina uma política de viagens

A primeira dica que podemos dar para você simplificar as despesas corporativas é definir uma política de viagens corporativas. Este primeiro passo visa padronizar os processos que tem por objetivo reduzir custos, adotando essa prática é possível deixar as regras mais claras para que os colaboradores não tenham nenhuma dúvida sobre como será realizada a viagem. 

Desta forma, você pode padronizar os métodos e prazos de acordo com sua gestão de despesas e viagens corporativas. Por exemplo, é possível definir as classes de voos que serão utilizadas pelos colaboradores, categorias de hotel, além do transporte que será utilizado no deslocamento, o prazo de cada viagem, valores para alimentação, entre outras coisas. 

Outra dica importante é estabelecer os prazos máximos para que as reservas de hospedagens e passagens aéreas sejam feitas pelo colaborador, desta forma, você consegue diminuir imprevistos e realizar tudo com antecedência e calma.

2. Tenha um bom planejamento financeiro

Essa dica é fundamental, pois garante que você tenha total controle sobre o que será gasto em cada viagem. Se a sua empresa não tem um orçamento específico para viagens, vale a pena desenvolver um.

É importante informar os líderes que o planejamento é vai ajudar no controle sobre os gastos, permitindo que seja observado se existem desperdícios ou se alguém está gastando além do que deveria.

Você pode criar um documento com todos os gargalos que identificou nas últimas viagens e como deveria ter acontecido. Com isso em mãos, pode apresentar aos gestores da empresa e tentar executar tudo da melhor maneira possível.

3. Utilize cartões corporativos

Muitas empresas temem o cartão corporativo com medo de que tudo seja motivo para utilizá-lo e no final, a conta ser extremamente cara e maior do que deveria. É óbvio que é preciso ter cuidado, mas a utilização correta de um cartão corporativo permite que os gestores tenham maior controle sobre os gastos.

Um cartão corporativo ajuda na hora de oferecer mais flexibilidade aos colaboradores e a empresa, além de colaborar no controle financeiro. Procure alternativas que disponibilizem recursos que colaboram com a empresa no momento de fazer o controle de gastos, como limite mensal de gastos e múltiplos cartões virtuais.

4. Categorize despesas

Utilizar a dica anterior e investir em um cartão já vai te ajudar a colocar essa dica em prática. Mas ainda é válido incluir nas estratégias de investimento incluir softwares que ajudem na categorização de gastos. Dessa forma você pode separar os gastos por áreas, permitindo que você limite o gasto conforme as necessidades.

Porém, como já falamos, é importante entender como os gastos da empresa são feitos e se existem despesas invisíveis ou mesmo duplicadas. Muitas vezes, encontrar esses gargalos pode ser difícil, por se tratarem de um verdadeiro buraco negro. Porém, com os recursos adequados, tudo fica mais simples.

5. Automatize os processos

As tecnologias estão se desenvolvendo com muita rapidez e sempre buscando facilitar e melhorar nossas vidas. Usar soluções para agilizar as atividades rotineiras da gestão de despesas corporativas é uma ótima forma de modernizar e otimizar os processos.

Estar sempre atualizado no mercado é importante para oferecer os melhores recursos para os colaboradores e para os seus clientes. Usando softwares de alta tecnologia você consegue garantir mecanismos capazes de obter altos níveis de desempenho e lucratividade para o negócio.

Muitas empresas fazem o controle de despesas de maneira manual. Isso pode acarretar diversos erros humanos, atrasar o fluxo de trabalho e ocupar tempo de funcionários que poderiam estar se dedicando a outras atividades.

6. Escolha boas ferramentas

Além de automatizar processos, é preciso contar com as soluções adequadas para as necessidades da sua empresa. Com as ferramentas disponíveis atualmente, você consegue realizar diversas tarefas de maneira mais rápida, automática, diminuindo as chances de erros e ainda reduzindo custos.

Há vários tipos de softwares de gestão que podem auxiliar no controle das despesas, otimizar as atividades operacionais, permitir uma visão rápida e detalhada dos processos. Desta forma, é possível perceber rapidamente a origem dos problemas, identificar as categorias que mais proporcionam gastos para a empresa e muito mais.

Para isso, vale buscar por empresas consolidadas no mercado. Observe o suporte oferecido, as funcionalidades que a ferramenta oferece e como elas se adequam às demandas do seu negócio.

Como funciona o SAP Concur Travel & Expense?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Quais são os benefícios do SAP Concur Travel & Expense?

Ao implementar o SAP Concur na sua empresa, é possível alcançar destaque em seu mercado por meio de uma gestão de qualidade. Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão: 

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• permite a escolha de viagens sustentáveis;
• simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Entendeu como modernizar as despesas corporativas da sua empresa? Ao seguir as nossas dicas e investir em soluções que sejam realmente adequadas para a sua empresa, fica mais simples obter resultados incríveis. Portanto, não deixe de lado tudo o que você aprendeu ao longo deste texto. Além disso, conte com a SAP Concur em sua jornada. 

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