6 formas de aplicar a cultura de compliance na empresa

No cenário empresarial atual, em que a ética, a transparência e a conformidade são valores fundamentais para o sucesso e a sustentabilidade das organizações, a cultura de compliance desponta como uma importante ferramenta para garantir a integridade e a boa governança corporativa.

Nesse sentido, é essencial compreender o que significa essa cultura e como aplicá-la de forma eficaz dentro de uma empresa, a fim de auxiliar os gestores e os líderes a implementar efetivamente esses princípios em suas organizações.

Ao seguir essas práticas, a companhia fortalecerá sua governança corporativa e contribuirá para um ambiente de negócios mais íntegro e sustentável.

Quer dicas de como aplicar a cultura de compliance na empresa? Siga a leitura e aproveite!

1. Determine o tom

Uma das primeiras etapas para aplicar a cultura de compliance na empresa é estabelecer o tom apropriado desde o topo da hierarquia organizacional. Isso significa que a alta administração deve dar o exemplo e demonstrar um comprometimento sólido com a conformidade e a ética.

Os líderes da empresa têm um papel fundamental na definição do tom adequado para a cultura de compliance. Eles devem comunicar claramente as expectativas em relação à conformidade e demonstrar um comportamento consistente com esses valores.

Isso pode incluir a adoção de políticas internas, códigos de conduta e diretrizes que incentivem comportamentos éticos e conformidade com as leis e os regulamentos.

Dessa forma, a empresa sinalizará seu compromisso com a integridade, a ética e a conformidade. Isso estabelecerá as bases para que todas as outras formas de aplicação da cultura de compliance sejam efetivas e bem-sucedidas.

2. Escolha um responsável

É relevante também designar um responsável específico para supervisionar e coordenar as atividades relacionadas à conformidade. Essa pessoa, geralmente conhecida como compliance officer ou gerente de compliance, desempenha um papel fundamental na implementação e no monitoramento dos programas de compliance.

Essa escolha é crucial para o sucesso da cultura de conformidade na organização. Essa pessoa deve ter o conhecimento necessário sobre leis, regulamentos e práticas éticas relevantes para o setor de atuação da empresa. Além disso, ela deve ser capaz de liderar, influenciar e engajar outros colaboradores no compromisso com a conformidade.

É importante ressaltar que a escolha de um responsável pelo compliance não significa que a responsabilidade pela conformidade seja exclusiva desse indivíduo. A cultura de compliance deve ser compartilhada por todos os membros da organização.

No entanto, ter um líder designado para coordenar e monitorar os esforços de conformidade ajuda a manter o foco e a disciplina necessários para garantir o cumprimento das obrigações éticas e legais da empresa.

3. Identifique as atividades

Para aplicar efetivamente a cultura de compliance na empresa, é essencial identificar e mapear as atividades e os processos que estão sujeitos a riscos éticos, legais ou regulatórios. Essa etapa permite que a organização compreenda quais áreas precisam de maior atenção e implemente medidas adequadas para mitigar esses riscos.

A identificação das atividades envolve uma análise criteriosa de todos os processos internos da empresa, desde as operações diárias até as tomadas de decisão estratégicas. Isso inclui revisar os fluxos de trabalho, as interações com clientes e fornecedores, as práticas contábeis, as políticas de contratação e as relações com órgãos reguladores, entre outros aspectos relevantes.

Durante essa análise, é importante envolver diferentes áreas e departamentos da organização, garantindo uma visão abrangente e colaborativa. É fundamental identificar os pontos de maior risco, em que as práticas inadequadas ou não conformes podem ocorrer, bem como as áreas que exigem maior vigilância e controle.

4. Defina os procedimentos para a tomada de decisão

Definir os procedimentos para a tomada de decisão implica estabelecer diretrizes que orientem os colaboradores sobre como avaliar as opções disponíveis, considerar os riscos éticos e legais envolvidos e garantir que as decisões sejam tomadas de forma transparente e responsável.

Esses procedimentos podem incluir a criação de comitês de tomada de decisão que envolvam diferentes áreas da empresa, a realização de análises de risco e impacto antes de tomar decisões importantes e a definição de critérios claros para avaliar a conformidade das opções disponíveis.

Além disso, é importante promover uma cultura de comunicação aberta e encorajar a discussão de dilemas éticos ou questões de conformidade durante o processo de tomada de decisão. Isso inclui fornecer canais de denúncia e mecanismos de reporte para que os colaboradores possam levantar preocupações ou suspeitas de irregularidades.

5. Estabeleça regras claras

Ao estabelecer regras claras, a empresa define os limites aceitáveis de comportamento e promove uma cultura em que todos os colaboradores entendem as suas responsabilidades em relação à conformidade.

Isso envolve a criação de um código de conduta ou de políticas internas que abordem questões específicas relacionadas à ética, ao uso de recursos da empresa, aos conflitos de interesse, à privacidade de dados e outros tópicos relevantes.

Essas regras precisam ser comunicadas de maneira clara, acessível e compreensível a todos os colaboradores. Elas devem ser distribuídas, discutidas e reforçadas regularmente por meio de treinamentos, sessões de conscientização e comunicações internas. 

Vale comentar que esse cuidado ajuda a prevenir comportamentos inadequados, reduzindo os riscos de práticas ilícitas ou não éticas. As regras de compliance fornecem uma base para a responsabilização e a aplicação de medidas corretivas quando necessário, garantindo que todas as partes envolvidas na empresa sejam tratadas de forma justa e igualitária.

6. Conte com a tecnologia

No atual cenário empresarial, a tecnologia desempenha um papel fundamental na aplicação eficiente da cultura de compliance. Ela oferece ferramentas e soluções que auxiliam na gestão, no monitoramento e na implementação das práticas de conformidade, garantindo maior eficácia e agilidade aos processos.

Veja algumas possibilidades a seguir!

Monitoramento e análise de dados

A tecnologia permite o monitoramento contínuo de dados e informações relevantes para a conformidade, como transações financeiras, comunicações internas e externas e dados de clientes. A análise desses dados pode identificar padrões suspeitos, detectar possíveis violações e apoiar a tomada de decisão baseada em dados sólidos.

Treinamento e conscientização online

A tecnologia também facilita a disponibilização de treinamentos e programas de conscientização online, permitindo que os colaboradores acessem o conteúdo de forma conveniente e personalizada. Esses treinamentos podem abordar tópicos específicos de conformidade, atualizações regulatórias e melhores práticas, promovendo a disseminação eficiente do conhecimento.

Comunicação e colaboração

A tecnologia oferece meios eficazes de comunicação e colaboração entre os colaboradores, permitindo a troca de informações, esclarecimento de dúvidas e compartilhamento de boas práticas relacionadas à conformidade. Isso facilita a disseminação da cultura de compliance em toda a empresa e fortalece a conscientização e o compromisso de todos.

Para finalizar o assunto, vale compreender que a falta de uma cultura de compliance na empresa expõe a organização a diversos riscos significativos. A ausência de diretrizes claras e práticas éticas pode resultar em condutas inadequadas, como fraudes, corrupção, violações de leis e regulamentos, bem como danos à reputação da empresa. 

Sem uma cultura de compliance sólida, a empresa fica vulnerável a riscos operacionais, legais e reputacionais. Você sabe como tudo isso pode comprometer o sucesso da sua empresa? Comente abaixo!