5 dicas para se planejar para viagens corporativas internacionais

Para muitas empresas, viagens corporativas internacionais são algo recorrente no calendário de atividades no ano. Em 2022, os números de viagens se aproximou bastante dos valores que eram comuns no período pré-pandemia.

Para você ter uma ideia, de acordo com o Levantamento de Viagens Corporativas (LVC), realizado pela FecomercioSP em parceria com a Alagev, as viagens corporativas movimentaram R$ 8,2 bilhões em junho de 2022, o valor foi o dobro do registrado no mesmo período do ano passado.

Para fazer uma comparação com o cenário pré-pandemia, em junho de 2019, o valor movimentado foi de R$ 8,5 bilhões, apenas 3,4% abaixo do patamar atual. Quando falamos em viagens internacionais, o número de viagens este ano também foi maior do que em 2021, de acordo com a Associação Internacional de Transportes Aéreos (IATA), em julho de 2022 teve um crescimento de 229,5% em relação ao mesmo período de 2021.

Com isso em mente, preparamos este conteúdo completo para você saber tudo sobre viagens corporativas internacionais e como montar um bom planejamento para elas.

Saiba mais: Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

Importância do planejamento de viagens corporativas internacionais

Fazer um bom planejamento de viagens corporativas internacionais é extremamente importante para assegurar que todas as viagens corporativas internacionais sejam realizadas de maneira segura e confortável para todos os colaboradores.

Com um bom planejamento você consegue evitar gastos desnecessários, se preparar para problemas e imprevistos que podem aparecer e muito mais. Por isso, reunimos 5 benefícios de um planejamento de viagens corporativas internacionais para sua empresa:

A diminuição de gastos

A primeira e mais óbvia de todas, mas não menos importante, pois a diminuição de gastos é sempre bem-vinda. Sendo assim, executando a gestão de maneira correta, oferece ao gestor uma maior liberdade para fazer cotação de valores (hotéis, passagem, transporte), encontrando preços melhores. Mas também, tendo um bom sistema de software de reembolso, que controla os gastos reais do colaborador, e ainda gera relatórios.

Segurança na prestação de contas

A gestão de viagem corporativa estabelece uma maior segurança para a empresa com relação à prestação de contas e para controle financeiro.

Maior credibilidade das políticas internas

Com uma política interna de gestão de viagens corporativas internacionais bem estabelecida e fiscalizada, demonstra uma maior preocupação para que as regras sejam seguidas, diminuindo as possíveis chances de descumpri-las, ou pelo menos, sem serem descobertos.

Confira: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

Relatórios confiáveis

É necessário que sejam realizadas diversas etapas para concluir uma viagem de negócios, para que se visualize oportunidade de redução de gastos, utilizando-se de documentos manuais. A partir do controle fornecido pela gestão de viagens corporativas, pode-se realizar relatórios financeiros mais precisos e confiáveis.

Satisfação mútua

Com os procedimentos estabelecidos o funcionário é reembolsado mais rápido, aumentando a produtividade corporativa como um todo, e abolindo possíveis atrasos que geram insatisfação. Ainda, quando se estabelece os limites desde o início, há menos chance do funcionário e a empresa serem pegos desprevenidos, pois tanto o empregado quanto o empregador sabem o que esperar, desse modo, provê uma satisfação mútua.

Com isso, a partir do exposto pode-se concluir que a gestão de viagens corporativas internacionais assegura muitos benefícios a uma empresa, sendo indispensável nos dias de hoje para uma maior otimização do trabalho.

Leia também: Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

5 Dicas para fazer um planejamento de viagens corporativas internacionais

Agora que você já sabe da importância de um bom planejamento de viagens corporativas internacionais, vamos apresentar 5 dicas infalíveis para você implementar na sua empresa.

1- Organize a documentação dos colaboradores com antecedência

A primeira dica para um bom planejamento de viagens corporativas internacionais é estar com toda a documentação dos colaboradores preparada com antecedência, isso é uma forma de evitar imprevistos e garantir que tudo aconteça da melhor maneira possível durante o embarque e a viagem.

Alguns exemplos de documentação extremamente importantes para uma viagem corporativa internacional é o passaporte, visto, documento pessoal, cartas de recomendação, autorização da empresa, etc.

2- Compre as passagens aéreas

Essa nossa segunda dica também envolve a preparação da viagem. Comprar passagens aéreas com antecedência ajuda a encontrar os melhores preços, permitindo que a empresa economize com esse gasto. Além disso, alguns períodos do ano são muito mais concorridos na hora de comprar passagens, ao fazer isso com antecedência, você garante a compra, mesmo em datas concorridas.

3- Escolha a hospedagem com o melhor custo-benefício

Na hora de escolher a melhor hospedagem para o seu colaborador que irá fazer a viagem, é importante considerar o custo-benefício daquele local. Ele não precisa ser o mais caro, mas deve atender às principais necessidades de conforto do colaborador, além de garantir a segurança e facilitar o transporte do colaborador.

Aqui também é interessante realizar as reservas do local com antecedência para garantir os melhores preços, principalmente em épocas sazonais.

4- Faça o câmbio da moeda

Outra dica essencial é realizar a troca da moeda. É sempre recomendável que o planejamento seja feito, desde o início, considerando o câmbio para a moeda local, assim, facilitando na hora em que o colaborador irá fazer a viagem corporativa internacional.

O planejamento antecipado também ajuda a empresa a aproveitar as oportunidades em que o real é valorizado. Por isso, é importante ficar de olho na variação cambial, aproveitando os melhores períodos para marcar a viagem.

5- Prepare os colaboradores para imprevistos

Por último, é essencial que os colaboradores que vão fazer a viagem, esteja, preparados para lidar com imprevistos, principalmente quando falamos em viagens corporativas internacionais. É importante que os gestores mantenham contato constante com os colaboradores e sempre que acontecer algum problema, o funcionário deve informar os gestores.

Você pode se interessar por: 9 dicas para garantir o compliance da viagem corporativa

Acompanhe a SAP Concur em outras plataformas para mais conteúdos

Você achou que estamos só em blogs e webinars? Pois bem, estamos também em Podcast! Aproveite e escute o terceiro episódio do SAP Concur Pocket Show “O novo destino das viagens corporativas”, mais um podcast da família SAP CAST. SAP Cast une o conteúdo que você precisa sobre negócios, tecnologia e transformação digital. Sempre com a participação de especialistas da SAP, clientes e parceiros de negócios prontos para tirarem suas dúvidas e aprofundar sobre os temas mais importantes da atualidade que envolvem o mercado corporativo.

Com conversas sobre temas e conexões, a missão do SAP Cast é levar você ao centro da revolução tecnológica, através do ponto de vista da empresa líder no segmento de software e empresas. Apresentadores: Leo Lopes, Maximiliano Cunha e Rodrigo Murad. Mande sua sugestão ou comentário pelo email: sapcast@sap.com e participe de nossos debates!

Você pode se interessar: Contas a pagar: aprenda a realizar uma gestão eficiente em 6 passos

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente. Estabelecer e seguir corretamente uma política de reembolso de despesas corporativas é um grande desafio. Entretanto, com a implementação de um software de gestão como o SAP Concur Travel essa missão é mais simples. Esse sistema de gerenciamento permite toda a organização de uma viagem corporativa, desde a emissão de passagens aéreas até o acompanhamento do itinerário. Além disso, por meio da plataforma, é possível receber todas as notas para reembolsos, fazer validações e controles em tempo real.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.

Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:

• Registro completo das viagens, roteiros e gastos;

• Painel consolidado com dados atualizados da viagem;

• Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;

• Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;

• Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;

• Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;

• Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;

• Permite a escolha de viagens sustentáveis;

• Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;

• Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;

• Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Se você está em busca de informações sobre como aumentar a produtividade da equipe, o time de especialistas da SAP Concur está à disposição da sua empresa para esclarecer dúvidas e ajudar no que for necessário. Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!