5 dicas para escolher um bom sistema de prestação de contas

Um sistema de prestação de contas é essencial em uma empresa que deseja se desenvolver no mercado e realizar suas obrigações financeiras sem maiores contratempos. Para garantir que a organização desenvolva, as contas precisam estar bem estruturadas para que os gestores consigam entender a saúde financeira do negócio e tomar decisões estratégicas. 

Dessa forma, com um sistema eficiente, é possível gerar mais confiabilidade para a organização, ajudar em seu progresso e garantir mais transparência dos processos internos. Com a ferramenta, os gatos variáveis e fixos, o fluxo de caixa e os outros gastos da organização ficam concentrados em apenas um local. 

Continue a leitura e confira 5 dicas para escolher um bom sistema de prestação de contas!

Para que serve a prestação de contas?

A prestação de contas serve para que os colaboradores da gestão empresarial consigam acompanhar as finanças para entender melhor o desenvolvimento da organização. A prestação de contas deve estar clara para os sócios e colaboradores, pois eles precisam saber como os recursos das empresas estão sendo utilizados e para que fins, além de ser fundamental demonstrar se os objetivos foram alcançados. 

Assim, os investidores conhecem os riscos e as oportunidades para melhorar, com a finalidade de potencializar o crescimento do negócio. Além disso, com a prestação de contas o gestor consegue ter uma visão mais ampla e correta das despesas e gastos, o que gera mais segurança. 

Como realizar a prestação de contas?

A tecnologia é uma grande aliada no momento de fazer a prestação de contas. Muitas empresas utilizam softwares para que todos os gastos e custos estejam devidamente registrados. Um sistema deixa as tarefas mais otimizadas e os dados financeiros ficam concentrados em uma única plataforma. 

Para obter resultados realizados, basta preencher com todas as movimentações financeiras do negócio. Depois de um determinado tempo, o sistema poderá cruzar todos os dados inseridos e elaborar relatórios detalhados de forma automática.

É necessário ressaltar que as informações precisam estar conforme a realidade do empreendimento, pois dados errados podem gerar resultados falsos prejudiciais para o negócio. 

Como escolher um bom sistema de prestação de contas?

Para realizar a prestação de contas de forma eficiente e otimizada, é válido contar com uma ferramenta eficiente e que contribuirá com as atividades financeiras. Confira a seguir 5 dicas de como escolher um software para o seu empreendimento!

1. Mapeie os processos 

Para escolher um sistema de prestação de contas ideal para sua empresa, é necessário que você mapeie os processos. Sendo assim, é preciso estabelecer quais trabalhos são prioridade e podem ser feitos por meio de um sistema. 

É indicado realizar um levantamento das falhas e erros que impedem o crescimento do empreendimento. Uma maneira eficiente de realizar essa ação é por meio de uma conversa com os colaboradores para que eles ajudem a definir os processos que precisam ser melhorados e automatizados. 

2. Pesquise sobre a reputação do sistema

Para que você escolha um bom sistema de prestação de contas, é válido verificar a reputação do sistema antes de fechar o negócio com a empresa. Isso garante que você não se arrependerá com maiores surpresas durante o uso. 

As redes sociais e o Google podem ser utilizados para pesquisar mais informações a respeito do funcionamento do sistema. Analise o feedback dos clientes e certifique se ele ajudará no controle das finanças de sua organização. 

3. Peça indicação 

Ao pedir indicações para os empreendedores que já utilizam um sistema de gestão em sua empresa, eles poderão informar qual a opção válida e qual oferece melhores resultados durante o processo de prestação de contas. Desse modo, não corre o risco de você adquirir uma ferramenta ruim. 

4. Analise o suporte 

É primordial certificar-se de que a empresa do sistema oferece treinamento e auxílio durante o uso sempre que necessário. Nas primeiras semanas de implementação, é normal existir dúvida, e o suporte do sistema deve ajudar os colaboradores do empreendimento. Assim, o uso ficará mais tranquilo e não afetará a realização das atividades da organização. 

5. Observe as funcionalidades 

As funcionalidades devem ser levadas em consideração no momento de fazer a escolha do sistema de prestação de contas, uma vez que ele precisa contribuir com as atividades da empresa. Não é satisfatório optar por um modelo que não consiga atender suas necessidades. Por essa razão, avalie suas funções e saiba como cada uma delas pode ser aplicada no dia a dia. 

Sendo assim, é válido certificar se a ferramenta permite visualizar todos os dados, gerar relatórios de despesas, realizar fechamento de contas, reduzir fraudes e retrabalhos e ter um eficiente controle do fluxo de caixa. 

Quais as vantagens?

Há inúmeras vantagens em adotar um bom sistema de prestação de contas, uma vez que ele ajuda nas atividades da empresa e contribui para seu crescimento. Veja as razões para adotar a ferramenta! 

Diminuição de gastos 

A utilização de software reduz diversos gastos, pois é possível realizar uma prestação de contas mais satisfatória e sem a possibilidade de erros, como o SAP Concur Travel & Expense. Com isso, é possível reduzir tempo e dinheiro. Um sistema permite que as contas sejam registradas de forma exata e em tempo real, o que evita fraudes. 

Otimização das atividades

O software permite a centralização de todos os dados necessários para a prestação de contas e a confirmação desses dados de forma rápida e prática. Logo, ao contar com a tecnologia, a gestão fica mais ágil e otimizada. 

Cumprimentos da política da empresa

Uma boa gestão dos gastos da organização faz com que todos as despesas fiquem esclarecidas para o gestor. Com o sistema de prestação de contas, ele sabe a maneira com que os recursos financeiros foram gastos e o retorno obtido. 

Portanto, um sistema de prestação de contas é essencial para uma empresa que deseja potencializar os seus resultados e garantir um controle financeiro eficiente. Ao contar com o SAP Concur Travel & Expense, a gestão das despesas se torna mais responsiva, dinâmica e intuitiva. A ferramenta, além de melhorar a administração da empresa, garante uma boa experiência aos colaboradores. 

Gostou do conteúdo? Então, aproveite para entrar em contato conosco para saber mais informações a respeito da ferramenta!