5 benefícios de uma boa gestão de viagens corporativas

Muitas empresas necessitam que seus colaboradores se desloquem para realizar atividades de trabalho. Nesse sentido, há custos para a alimentação e demais aspectos relacionados ao trabalho. Para evitar que as despesas sejam elevadas, é preciso fazer uma boa gestão de viagens corporativas a fim de garantir mais eficiência para o negócio.

Isso significa que é importante acompanhar de perto as viagens corporativas do seu time, especialmente para que os colaboradores possam desfrutar de uma excelente experiência, mas sem prejudicar a saúde financeira da corporação.

Se você quer saber como otimizar sua gestão de viagens corporativas e como isso pode contribuir na hora de fazer a redução de custos no seu negócio, continue a leitura e confira nosso post!

Qual a importância de uma gestão de viagens corporativas eficiente? 

Uma gestão de viagem corporativa reduz gastos desnecessários e torna mais seguro os processos de fiscalização de excessos de finanças. Além disso, torna mais claro para o funcionário o quanto ele pode gastar, o que é benéfico tanto para a empresa, quanto para o colaborador.

Assim, é uma forma de a empresa estabelecer o controle dos seus gastos e da sua política de viagens corporativas, assegurando os direitos e deveres do colaborador que deverá viajar em favor da empresa.

Ainda, a gestão fornece um maior controle ao gestor responsável, para que ele possa administrar a situação da melhor maneira possível. Pode-se dizer que minimizar os gastos de uma empresa é sempre uma prioridade, e uma gestão de viagens corporativa garante isso.

Desse modo, se faz necessário a elaboração de procedimentos de segurança, alinhando com o funcionário todas as políticas de viagens corporativas, como o processo de reembolso, evitando possíveis desentendimentos.

Como fazer uma boa gestão de viagens corporativas?

Como você pode ver, a gestão de viagens corporativas é uma parte importante para melhorar os resultados da empresa. Há várias boas práticas que podem ser adotadas a fim de melhorar esse gerenciamento, como:

• contar com uma política de viagens: por meio dela é possível estabelecer as regras a serem seguidas, padronizar processos e garantir maior eficiência nessa atividade crucial para o sucesso do negócio;
• descobrir as necessidades dos viajantes: entender do que os colaboradores precisam é um ponto relevante para melhorar a produtividade e garantir engajamento com as normas estabelecidas, assegurando melhores resultados;
• desenvolver um calendário: esse passo é primordial para estabelecer um planejamento adequado que ajude na melhora do uso dos recursos financeiros;
• organizar com antecedência: um bom planejamento vai auxiliar a encontrar lugares excelentes com custos adequados, melhorar as rotas utilizadas e garantir sucesso para as viagens corporativas;
• implementar melhorias: acompanhar os resultados por meio de relatórios permite que você otimize a gestão de viagens. Assim, é possível melhorar os resultados e ter sucesso nesse gerenciamento.

Ao implementar as dicas acima, você tem maiores chances de sucesso e pode usufruir de todas as vantagens que vamos destacar a seguir.

Quais são as vantagens da gestão de viagens corporativas?

Há vários motivos que fazem a gestão de viagens corporativas ser um bom negócio. Reunimos 5 benefícios de uma boa gestão de viagens corporativas para sua empresa. Confira!

1. Diminui os gastos

A diminuição de gastos é sempre bem-vinda. Sendo assim, executando a gestão de maneira correta, oferece ao gestor uma maior liberdade na intenção de fazer cotação de valores (hotéis, passagem, transporte), encontrando preços melhores. 

Ao contar com um bom sistema de software de reembolso, que controla os gastos reais do colaborador e ainda gera relatórios, é possível reduzir as despesas corporativas e aumentar os resultados da sua companhia.

2. Otimiza a segurança na prestação de contas

A gestão de viagem corporativa estabelece uma maior segurança para a empresa com relação à prestação de contas e ao controle financeiro. Desse modo, você consegue entender exatamente para onde o seu dinheiro está indo.

Assim, manter as contas em dia e garantir que sua empresa seja competitiva no mercado se tronam tarefas mais fáceis. Consequentemente, as chances de alcançar crescimento sustentável e lucrativo são bem altas.

3. Aumenta a credibilidade das políticas internas

Com uma política interna de gestão de viagens corporativas bem estabelecida e fiscalizada, você demonstra uma maior preocupação para que as regras sejam seguidas, diminuindo as possíveis chances de descumpri-las.

Você constrói uma imagem forte tanto com os clientes quanto junto aos colaboradores e fornecedores, garantindo uma relação de confiança e credibilidade no mercado em que atua.

4. Fornece relatórios confiáveis

Contar com dados que ajudem na tomada de decisão é muito importante para garantir melhores resultados e redução de custos nas viagens corporativas. Sendo assim, realizar uma boa gestão ajuda a obter relatórios que são importantes para garantir eficiência.

Por exemplo, uma viagem corporativa pode ser compostas de várias etapas, gerando gastos diversos. Por meio dos relatórios, é possível visualizar oportunidades de redução de despesas, otimização de rotas e vários outros fatores. 

Com uma boa solução de gestão, ainda é possível elaborar relatórios financeiros mais precisos e confiáveis. Desse modo, fica mais fácil encontrar os pontos fortes e fracos e trabalhar em melhorias contínuas com o objetivo de assegurar a otimização dos resultados.

5. Garante satisfação mútua

Com os procedimentos estabelecidos, o funcionário é reembolsado mais rápido, aumentando a produtividade corporativa como um todo e abolindo possíveis atrasos, que geram insatisfação. Ainda, quando se estabelece os limites desde o início, há menos chance de o funcionário e a empresa serem pegos desprevenidos, pois tanto o empregado quanto o empregador sabem o que esperar.

Portanto, pode-se concluir que a gestão de viagens corporativas assegura muitos benefícios a uma empresa, indispensáveis atualmente para uma maior otimização do trabalho.

Leia também: 5 maiores desafios das viagens corporativas

Como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão em nuvem para empresas de viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente. 

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma. 

Quais são os principais benefícios do SAP Concur Travel & Expense?

Existem vários benefícios de contar com o SAP Concur Travel & Expense. Abaixo, listamos quais os principais recursos que você pode utilizar para realizar uma gestão mais eficiente e automatizada de suas viagens corporativas:

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• possibilidade de escolha de viagens sustentáveis;
• simplificação da digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• integração com o SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplificação da aprovação e do monitoramento das despesas.

Viu como é importante implementar uma boa gestão de viagens corporativas? Com alguns cuidados, você consegue acompanhar diversos aspectos importantes para garantir uma boa experiência durante esse tipo de viagem, além de entender qual o impacto financeiro dessa atividade na empresa. Assim, é possível explorar os benefícios desse tipo de atividade para o desenvolvimento da sua empresa.

Quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa a otimizar as atividades de gestão em viagens corporativas? Então entre em contato conosco e converse com nossos especialistas!