4 segredos para uma gestão de gastos efetiva na empresa

Fazer a gestão de gastos em uma empresa é uma tarefa crucial para garantir a saúde financeira do negócio. Esse desafio é ainda mais relevante quando falamos de viagens corporativas, que podem gerar custos altos e difíceis de controlar.

A gestão de despesas dos funcionários que viajam a negócios é uma das suas principais preocupações na rotina profissional? Não é para menos! Afinal, o controle efetivo de gastos é fundamental para garantir a sustentabilidade financeira da empresa.

Neste artigo, vamos apresentar alguns segredos para uma gestão de gastos efetiva na empresa, com foco em viagens corporativas, além de mostrar soluções que podem ajudar a tornar esse processo mais eficiente. Venha com a gente descobrir como economizar dinheiro e melhorar a saúde financeira do seu negócio!

1. Conte com auditorias realmente eficientes

A auditoria é fundamental para garantir que os gastos corporativos estejam alinhados com a política de gastos da sua empresa, assim como para identificar possíveis desvios ou fraudes.

Para que a auditoria seja realmente eficiente, é importante que a empresa defina uma política de gastos clara e objetiva, que especifique quais tipos de gastos são permitidos e quais não são. Além disso, é necessário estabelecer processos internos para garantir que os gastos sejam devidamente autorizados, registrados e reembolsados.

Outro aspecto importante é a frequência das auditorias. Elas devem ser realizadas regularmente, para que seja viável identificar rapidamente quaisquer irregularidades ou desvios. A auditoria pode ser realizada por uma equipe interna ou por uma empresa especializada, dependendo do tamanho e das necessidades da empresa.

Uma auditoria eficiente também deve ser baseada em dados precisos e confiáveis. Por isso, é importante que a empresa conte com sistemas de gestão de despesas que permitam a coleta e a análise de dados de forma automatizada e em tempo real. Dessa forma, é possível detectar rapidamente qualquer desvio ou irregularidade, evitando prejuízos financeiros para a empresa.

2. Aposte em recibos eletrônicos no lugar dos manuais

Substituir os recibos manuais é outro segredo importante para uma gestão de gastos efetiva na empresa, especialmente em relação a despesas com viagens corporativas. Afinal, com a transformação digital, já não faz mais sentido utilizar papéis para comprovar despesas, ainda mais em um mundo cada vez mais conectado.

Os recibos eletrônicos podem ser facilmente gerados e enviados por e-mail, o que proporciona uma maior agilidade e eficiência no processo de gestão de gastos. Além disso, é possível armazená-los em nuvem, o que facilita a consulta e a organização desses comprovantes.

Dessa forma, a empresa consegue reduzir custos com impressão, transporte e armazenamento de recibos, além de minimizar o risco de perda ou extravio dos documentos. E, com a adoção de um software de gestão de despesas corporativas, é possível automatizar o processo de recebimento, validação e armazenamento dos recibos eletrônicos.

Assim, apostar em recibos eletrônicos é uma medida simples, mas que pode fazer toda a diferença na gestão de gastos da empresa, especialmente quando se trata de viagens corporativas. Com essa prática, é possível agilizar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência e a segurança do processo.

3. Use apps com base em GPS para rastrear as quilometragens

O uso de aplicativos com base em GPS é outra ferramenta eficiente para a gestão de gastos em viagens corporativas. Esses aplicativos permitem o registro preciso da quilometragem percorrida pelo funcionário durante suas viagens, eliminando a necessidade de cálculos manuais e imprecisos.

Com um aplicativo de rastreamento GPS, é possível monitorar a distância percorrida em tempo real, sem depender da memória do colaborador ou do uso de estimativas. Dessa forma, é possível ter uma visão mais detalhada sobre o consumo de combustível, o tempo de viagem e os gastos totais da empresa com deslocamentos.

Esses apps também são úteis para evitar que os funcionários fiquem tentados a aumentar a quilometragem percorrida em suas viagens, o que poderia gerar custos adicionais indevidos para a empresa.

Ao utilizar um aplicativo de rastreamento GPS, é importante escolher uma solução que seja confiável e segura, a fim de garantir a proteção dos dados corporativos. Soluções como o SAP Concur TripLink oferecem opções para rastrear as viagens dos colaboradores e fornecem informações precisas sobre os gastos com deslocamentos.

4. Realize reservas online

Além de proporcionar mais comodidade aos colaboradores, a reserva online permite que a empresa tenha mais controle e visibilidade sobre as despesas, facilitando a análise e a tomada de decisões acertadas.

Com a reserva online, é possível comparar preços e verificar a disponibilidade de hotéis e passagens, além de garantir a segurança da transação financeira. Ainda, é possível realizar a reserva com antecedência, o que pode gerar economia nos valores das passagens e hospedagens.

Outra vantagem da reserva online é a possibilidade de integrá-la com sistemas de gestão de despesas. Isso permite que a reserva seja automaticamente incluída no relatório de despesas, sem a necessidade de preencher formulários manuais, o que reduz o risco de erros e agiliza o processo de prestação de contas.

A reserva online também oferece uma opção de centralização de informações. Com isso, é possível ter um registro completo das reservas realizadas, facilitando a análise de gastos em viagens corporativas e auxiliando na elaboração de políticas mais eficazes de controle de despesas.

Por fim, para uma gestão efetiva de gastos em viagens corporativas, é importante considerar a utilização de tecnologias que facilitem a rastreabilidade e o controle das despesas, como as soluções oferecidas pela SAP Concur. Com elas, é possível automatizar processos, reduzir erros e perdas de recibos, além de contar com recursos de análise de dados e geração de relatórios. 

Ao seguir as dicas deste conteúdo, a gestão de gastos se torna mais eficiente, possibilitando que a empresa controle melhor seus custos e otimize sua performance financeira. Adotar essas práticas pode ser um grande diferencial para as empresas que buscam se destacar no mercado, aumentar sua rentabilidade e alcançar o sucesso financeiro no longo prazo!

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