10 mitos sobre a integração de sistemas

A integração de sistemas é uma poderosa aliada para otimizar a gestão empresarial. Ao conectar dados de diferentes setores, ela aumenta a eficiência e a rapidez na análise de informações, além de reduzir gargalos e interrupções nas atividades do dia a dia. Empresas que investem nisso colhem benefícios como maior produtividade e economia.

Essa abordagem é aplicável a áreas como estoque, contabilidade, RH, pagamentos e até reembolsos de despesas de viagens corporativas. Um dos maiores diferenciais da integração é consolidar informações em uma única plataforma, o que minimiza perdas de dados e economiza tempo ao facilitar a localização deles.

Como as mudanças são sempre carregadas de dúvidas e questionamentos, separamos os 10 mitos mais comuns sobre a integração de sistemas. Continue conosco para tirar suas dúvidas e sair daqui sem uma visão equivocada dessa prática!

Como funciona a integração de sistemas?

A integração de sistemas conecta diferentes softwares e tecnologias de uma empresa para que eles se comuniquem facilmente. Isso permite o compartilhamento de dados em tempo real e a automação de processos.

Por exemplo, informações de vendas são automaticamente atualizadas no estoque e na contabilidade, eliminando a necessidade de lançamentos manuais que podem causar erros e problemas na gestão.

Implementar esse processo envolve o uso de APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos), que funcionam como “pontes” entre os sistemas, ou de middleware, que centraliza a comunicação entre eles. Essa sincronização melhora a eficiência, reduz erros e aumenta a agilidade na transmissão de informações.

Quais os tipos de integração de sistemas?

Como cada empresa conta com suas peculiaridades, é preciso que o processo de integração seja adaptado à realidade do empreendimento. Para isso, existem os seguintes tipos de tecnologias envolvidas:

• integração de dados — centraliza informações de fontes diversas em um único local, garantindo consistência e facilidade de acesso, sendo uma das formas mais básicas de implementação desse recurso;
• integração de aplicativos — conecta softwares, como ERP, CRM e plataformas de e-commerce, para que os diferentes apps funcionem bem juntos;
• integração horizontal — relaciona sistemas semelhantes ou complementares no mesmo nível de operação, como os de logística e os de vendas;
• integração vertical — une sistemas de todos os níveis de uma organização, como sensores de fábrica que alimentam dados diretamente no ERP, o que faz desse tipo um importante aliado na indústria;
• integração em nuvem — conecta soluções hospedadas na nuvem, permitindo flexibilidade e escalabilidade.

Cada tipo de integração é escolhido com base nos objetivos e nos desafios específicos da organização, sempre visando a uma maior eficiência e agilidade na troca de dados.

Quais os mitos sobre a integração de sistemas?

Diversas mentiras são espalhadas diariamente, e é preciso desmenti-las para que gestores compreendam a importância da integração de sistemas para os negócios. Separamos e comentamos alguns dos mitos mais comuns, a seguir.

1. Há somente um tipo de integração de sistemas

Cada ferramenta segue uma finalidade diferente. Muitas são feitas para necessidades específicas, com contextos diferentes. Por exemplo, se você quer melhorar a relação com seus clientes, precisa da ferramenta de integração CRM.

Agora, caso você queira uma ferramenta de integração para manter a organização de processos e informações, o ideal é contar com um sistema ERP. As ferramentas não são todas iguais e, portanto, os tipos de integração também não.

2. Só preciso de um smartphone

Na verdade, tem sido cada vez mais difícil focar o objetivo utilizando o celular como ferramenta de trabalho. Um sistema de integração não apenas provê dados, como propõe um fluxo de trabalho. Ou seja, é preciso integrar as soluções na hora de executar as atividades de trabalho para ter mais conforto, confiabilidade e produtividade.

3. A integração de sistemas fracassa bastante

Muitos projetos realmente fracassam, mas é importante entender em que circunstâncias isso ocorre. O que pode ocorrer é uma resistência natural por parte dos colaboradores devido à implementação de um elemento diferente no dia a dia.

Entretanto, é possível aumentar as chances de sucesso do seu projeto ao utilizar boas soluções e engajar os funcionários. Por isso, comece a implementar estratégias para impulsionar o novo método e se lembre de dar prioridade às ocorrências para evitar que virem obstáculos.

4. Sistemas de integração não necessitam de atualização

Na integração de software, é necessário estar sempre atualizando os sistemas para que tudo funcione perfeitamente. Isso porque seus processos podem mudar, o que vai demandar mudanças nos sistemas.

5. Os gestores já têm todas as informações necessárias

Em uma realidade na qual usamos cada vez mais a inteligência artificial para tomada de decisões, é contraditório imaginar que uma única pessoa tenha toda a informação de que precisa. Nesse sentido, contar com sistemas integrados é fundamental para decidir os rumos do negócio.

6. Não é preciso ter segurança na integração

Errado. É preciso ter segurança em todo e qualquer sistema, individual ou não. Se você tem dados sensíveis da empresa no smartphone ou no computador sem segurança, pode acabar os expondo de forma involuntária. Por isso, a melhor instrução é ter uma série de exigências com senhas criptografadas a fim de obter alta proteção.

7. Não preciso monitorar a minha aplicação

É válido monitorar sua aplicação e ter atenção a qualquer comportamento suspeito. Os softwares estão cada vez mais exigentes; e os usuários, menos tolerantes. Nesse cenário, uma arquitetura de integração bem elaborada simplifica o acompanhamento, ainda mais quando combinada com soluções de inteligência artificial.

8. O desempenho da empresa não é afetado pela integração

A integração de processos e sistemas está diretamente ligada à facilidade de rastrear informações e tomar decisões melhores a partir dos dados. Ou seja, com sistemas integrados, é possível ter maior clareza da execução dos projetos, o que ajuda no desenvolvimento de uma empresa mais inteligente.

9. Não preciso de uma ferramenta sob medida

Inúmeras soluções podem fornecer a integração de dados conforme as necessidades da sua empresa. Porém, vale buscar um sistema feito com base na realidade do seu negócio. Esse cuidado, inclusive, simplifica a adaptação e a adesão dos funcionários.

10. A integração é muito cara

As ferramentas de integração de dados e sistemas podem ter um custo inicial mais elevado. Mesmo assim, é importante ver essa iniciativa como um investimento, já que existem benefícios significativos para as empresas.

Assim, você poderá contar com a objetividade e a confiabilidade das informações geradas, o que vai permitir enxergar oportunidades para otimizar processos e reduzir os riscos, evitando prejuízos na empresa.

Como fazer a integração de sistemas na empresa?

A integração de sistemas é essencial para que os processos de uma empresa sejam mais ágeis, conectados e eficientes. Com os passos a seguir, você pode implementar esse processo com sucesso.

Defina os objetivos

Antes de começar, é fundamental ter clareza sobre o que você espera alcançar com a integração, estabelecendo objetivos que podem incluir:

• economizar tempo — ela pode ser implementada para reduzir tarefas manuais e automação de fluxos financeiros;
• melhorar processos — buscar formas de aumentar a eficiência operacional também é um bom objetivo para a integração;
• reduzir custos — todas as empresas visam eliminar retrabalho e otimizar recursos.

Estabeleça um foco inicial claro para medir os resultados e alinhar as expectativas da equipe. Ter uma meta bem definida facilita o planejamento e direciona as ações.

Faça configurações personalizadas

Com os objetivos definidos, é hora de preparar os sistemas da empresa. Avalie quais ferramentas já estão em uso e como os dados existentes podem ser integrados. A partir disso, lembre-se de que cada sistema tem necessidades específicas e vai demandar ajustes específicos para os parâmetros e os fluxos a fim de atender ao propósito definido.

Vale ainda contar com um bom suporte técnico para garantir que tudo funcione corretamente. Ao personalizar as configurações, você evita incompatibilidades e maximiza o uso das funcionalidades do sistema.

Avalie os dados da empresa

Os dados são o coração da integração de sistemas. Por isso, é necessário organizar e revisar as informações disponíveis. Isso vai permitir corrigir inconsistências e garantir que estejam atualizados.

Além disso, verifique se os sistemas utilizam formatos compatíveis para troca e sincronização de dados, bem como estabeleça se as atualizações serão feitas em tempo real ou em intervalos programados.

A partir desses cuidados, é possível ter um banco de dados bem preparado, o que possivelmente vai facilitar a integração e gerar insights para melhorar a tomada de decisões.

Conte com o SAP Concur

A tecnologia é uma excelente aliada na hora de colocar em prática a integração de dados e sistemas. Nesse sentido, contar com o SAP Concur é uma excelente saída, já que esse sistema dispõe de recursos inovadores que vão simplificar a gestão da sua empresa.

Sem falar que ele oferece uma série de benefícios, como:

• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• painel consolidado com dados atualizados;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• possibilidade de integração para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• aprovação e monitoramento simplificados das despesas.

Agora você conseguirá realizar a integração de sistemas de maneira simplificada, além de evitar mitos e situações indesejáveis que comprometam o sucesso do seu negócio. Vale ainda contar com as soluções da SAP Concur para otimizar todo esse processo e aproveitar todas as vantagens.

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