Self compliance: o que você precisa saber sobre esse conceito

Self compliance é um conceito que tem ganhado destaque no ambiente empresarial e que é cada vez mais aplicado às viagens corporativas. Quando pensamos nas regras de conformidade das organizações, é preciso trabalhar questões que envolvem a capacidade de autogerenciamento que cada integrante da empresa deve ter.

Na prática, o self compliance é uma forma de trazer as boas práticas de compliance empresarial para a esfera do indivíduo. A partir do engajamento de todos e do alinhamento entre as políticas corporativas e a conduta profissional, a empresa consegue atingir objetivos relacionados à conformidade, atuando de forma íntegra e ética, além de minimizar riscos jurídicos e financeiros.

Neste artigo, detalhamos o que é self compliance e como ele pode tornar as viagens corporativas mais eficientes e alinhadas às políticas internas da empresa.

O que é self compliance?

O termo self compliance faz referência à conformidade voluntária, ou seja, trata-se da capacidade de autogerenciamento para o cumprimento de normas, leis, políticas e regras. Nesse sentido, as boas práticas são adotadas sem que haja a necessidade de imposição, abrangendo tanto a empresa quanto seus integrantes (diretores, líderes e colaboradores).

A proatividade é uma característica essencial do self compliance. O conceito pressupõe que a empresa estabeleça e cumpra medidas próprias para assegurar uma atuação íntegra, ética e responsável, ainda que não haja exigências legais ou administrativas em relação às condutas da organização.

Você já deve ter ouvido que agir corretamente é fazer o que é certo mesmo que ninguém esteja vendo ou fazendo isso. Da mesma forma, é um erro adotar uma conduta errada porque ela é aceita ou praticada por todos. Essa é a essência do self compliance. 

Qual a relação entre compliance empresarial e self compliance?

A questão da consciência (ou da proatividade) sobre as condutas aceitas dentro de uma organização é um fator relevante quando falamos em self compliance. Afinal de contas, nem sempre há consenso quanto à ética. Ou seja, não basta apenas seguir leis e regras que são impostas às organizações.

Quer um bom exemplo? A escravidão. Durante centenas de anos, essa foi uma prática legalmente aceita no Brasil, inclusive com direitos relacionados à posse dos escravos. Nesse contexto, não se pode dizer que um escravagista estava em inconformidade com a lei. Mas, se formos avaliar se aquela conduta era ética, há um espaço maior para discussão.

Muitas vezes, as políticas de conformidade das empresas ficam limitadas ao cumprimento de exigências legais e administrativas. Dessa forma, as regras internas acabam disciplinando condutas para assegurar que a organização não vai cometer erros graves e já previstos, como a corrupção e os casos de fraudes.

É claro que esse é um excelente ponto de partida, pois a organização deve se certificar de que, no mínimo, aquilo que é legalmente imposto seja cumprido, a exemplo da recente Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ou da Lei Anticorrupção — medidas que já são suficientes para gerar regras de condutas bastante específicas.

Agora, que tal dar um passo além e construir uma política baseada em valores e princípios internos, que assegure tanto a conformidade com as leis quanto a conduta ética em relação ao que faz sentido para a organização? Essa é a diferença sutil, porém crucial, do self compliance. 

Por que associar o self compliance às viagens corporativas?

Perceba que o tema está muito vinculado à cultura organizacional e pressupõe um esforço de conscientização que é contínuo, mas que vale muito a pena. Confira boas razões para vincular o self compliance às viagens corporativas:

• redução de custos: o self compliance permite que a empresa estabeleça políticas claras de gastos, limite de orçamentos e evite despesas desnecessárias ou fraudulentas;
• controle de riscos: essa também é uma forma de controlar riscos relacionados às atividades corporativas, pois prevê que os funcionários cumpram as políticas internas, evitando situações que acarretam o desrespeito às leis e regulamentações;
• transparência e responsabilidade: devido às regras definidas e disseminadas, a aplicação do self compliance contribui para a transparência corporativa e ajuda a promover a responsabilidade entre os funcionários;
• reputação: a adoção do self compliance ajuda a empresa a demonstrar o compromisso com a conformidade e a ética nas atividades corporativas, melhorando a sua reputação.

Como aplicar o self compliance às viagens corporativas?

O autogerenciamento previsto pela conformidade voluntária é fundamental para garantir o compliance das viagens corporativas. Confira algumas dicas para colocar esse conceito em prática!

Elabore uma política de viagens

O primeiro passo é definir uma política de viagens clara e objetiva. Essa política deve ser compartilhada com todos os funcionários que realizam viagens a negócios e deve incluir informações como limite de gastos, tipos de despesas permitidas, regras para escolha de meios de transporte e hospedagem, entre outros pontos.

Gerencie e controle os gastos

Outro ponto importante é controlar os gastos dos viajantes. Uma das formas mais eficientes de fazer isso é por meio de um software que permita o registro de todas as despesas. Dessa forma, é possível ter uma visão detalhada dos dados sobre a viagem e tomar medidas caso haja algum tipo de abuso ou irregularidade.

Tenha uma política de reembolso

Adotar uma política de reembolso também é fundamental. É preciso estabelecer prazos para a prestação de contas e definir quais despesas serão reembolsadas pela empresa. Além disso, é necessário garantir que todos os recibos e notas fiscais sejam mantidos em arquivo.

Adote ferramentas tecnológicas

Para tornar a etapa de prestação de contas mais facilitada, é possível utilizar softwares empresariais e plataformas digitais que permitam a integração de despesas, como aplicativos de transporte, hospedagem e alimentação. Assim, os viajantes podem enviar suas despesas automaticamente, sem a necessidade de preencher formulários ou enviar e-mails.

Analise os relatórios

Todas as informações obtidas podem ser analisadas em relatórios para facilitar a conferência dos dados, assim como a identificação de erros ou as melhorias necessárias. Assim, você assegura não apenas o cumprimento das normas previstas, mas também estabelece correções que aumentem ainda mais a eficiência das políticas internas.

Por meio do self compliance, é possível garantir que as viagens a negócios sejam realizadas de forma eficiente e em conformidade com as políticas estabelecidas pela empresa.

O self compliance é um daqueles conceitos que está ganhando cada vez mais relevância no mundo corporativo. Nas nossas redes sociais, compartilhamos outras tendências que podem ser do seu interesse. Siga nossas páginas no Facebook, YouTube, Twitter e LinkedIn!