O que é self-compliance e como essa ação impacta as viagens corporativas

O uso de viagens corporativas nas estratégias de negócios é fundamental para construir relacionamentos sólidos e expandir a sua empresa, porém, é relevante que os colaboradores adotem o self-compliance para gerar uma imagem positiva junto ao mercado e garantir bons resultados nesse tipo de atividade.

No entanto, esse conceito precisa de algumas boas práticas para ser implementado com sucesso no negócio. Para entender quais são elas e ter dicas para potencializar as viagens corporativas do negócio, convidamos nossa Gerente de Soluções, Ana Carolina Oshiro, para nos ajudar na construção deste conteúdo.

Quer saber mais sobre o self-compliance? A seguir, entenda melhor esse conceito, seu impacto nas viagens corporativas, como implementá-lo e como a tecnologia pode auxiliar nesse sentido. Saiba também como a SAP Concur pode contribuir para agilizar e obter maior eficácia nos processos. Confira!

Qual é o conceito de self-compliance?

Se você esteve de olho nas pesquisas sobre viagens corporativas nos últimos tempos, já deve ter ouvido falar sobre self-compliance. Esse conceito está relacionado a estar de olho nas próprias atitudes, avaliar a própria postura e até mesmo a investir na conformidade própria.

Quando trazemos o assunto para dentro das corporações, o significado é mais sobre ser ético e ter boas práticas no ambiente de trabalho, sendo essa ação estendida para manter as normas fiscais, ambientais, contábeis e jurídicas do negócio.

Esse termo pode ser aplicado ao mundo das viagens corporativas, servindo para conscientizar as atitudes dos funcionários quando é preciso corresponder ao que foi ordenado nas políticas internas da empresa.

Sendo assim, essa é uma forma de assegurar que os colaboradores farão a sua parte e cumprirão a sua palavra, agindo de forma ética, responsável e profissional. Vale ressaltar que as regras estabelecidas fazem parte da responsabilidade do colaborador, e cada um deve avaliar as próprias atitudes para gerar um ambiente seguro e de confiança.

Como o compliance empresarial e self-compliance se relacionam?

Segundo Ana Carolina, o self-compliance está diretamente ligado à cultura organizacional, na qual a própria pessoa se preocupa com suas atitudes na empresa, direcionando suas ações para serem as mais corretas, conforme as diretrizes organizacionais.

Porém, ela explica que esse conceito “difere do compliance empresarial tradicional, que segue o modelo “top down” em que um colaborador deve seguir as regras à risca, porque foi direcionado e estabelecido pela corporação”.

Nesse sentido, o self-compliance pode ser entendido como um elemento que surge a partir do engajamento dos colaboradores com a empresa, diferente do modelo tradicional, direcionado pelo medo à punição e não à mudança da cultura e adesão das boas práticas.

Qual é o impacto da ação de self-compliance nas viagens corporativas?

Como sabemos, há uma série de regras quando falamos em viagens corporativas, sejam elas sobre questões políticas ou até mesmo regulamentares da própria empresa. Nesse caso, é preciso observar se os processos estabelecidos estão sendo cumpridos, já que é esse aspecto que vai determinar a garantia de self-compliance.

Além disso, as regras precisam ser claras quanto ao que deve ser seguido no início, meio e fim da viagem. Dessa forma, você garantirá um bom resultado para a sua viagem corporativa.

Como funciona o processo de aprovação das viagens corporativas?

Aqui é onde acontece o planejamento de cada viagem corporativa. Logo após as decisões finais sobre passagens, hotéis, refeições, transporte e segurança, o colaborador deve estar ciente dos gastos permitidos e dos não permitidos.

Atitudes e responsabilidades esperadas do colaborador

É extremamente importante que o colaborador entenda o seu papel na empresa. E como as viagens fazem parte da sua rotina, ele deve estar ciente de todos os processos que precisa cumprir conforme a política interna da empresa, sempre com honestidade e transparência em suas atitudes.

Escolha dos fornecedores ideais

A ideia neste ponto é preservar a saúde financeira da empresa. Então, o mais importante é garantir fornecedores honestos que cumprirão o que foi previamente acordado. Desta forma, fica fácil identificar possíveis fontes de economia durante o processo de viagem corporativa.

Busque por bons fornecedores, além de, também, ficar de olho nos valores cobrados. Sempre faça uma pesquisa sobre valores médios, e escolha aquele que se encaixa melhor no seu orçamento.

Qual a importância e benefícios da ação de self-compliance?

Com o crescimento das empresas, surge a necessidade de estar cada vez mais a par de tudo o que acontece entre os departamentos, assim como também a necessidade de ter mais controle sobre todas as questões da organização. Por isso, listaremos alguns pontos vistos como benefícios.

Ajuda na análise da política de viagens corporativas

O primeiro benefício do self-compliance para as viagens corporativas é assegurar que os colaboradores estejam cientes das atitudes esperadas pela empresa, ajudando a manter a conformidade com as políticas corporativas.

Para isso, é válido ressaltar a importância do colaborador ser 100% transparente e agir conforme os padrões da empresa, além de se lembrar de compartilhar o seu papel no autocumprimento das regras.

Permite uma melhor análise da política de reembolso

A autorregulação, além de facilitar a vida do colaborador com as instruções sobre os gastos pré-definidos, orientará os funcionários a observarem a política de reembolso e as práticas que devem seguir para usufruí-las.

Assim, o colaborador fica ciente de quanto pode gastar às custas da empresa, seja com refeição, transporte, estadia ou outros fatores, melhorando a gestão de custos e maximizando a satisfação dos viajantes.

Cria incentivos

Como você viu, a autogestão regulatória traz certa motivação para que os colaboradores se engajem com as normas estabelecidas para as viagens corporativas. Assim, as chances de melhorarem tais atividades são maiores.

Além disso, visando fortalecer o relacionamento e o engajamento, lembre-se de criar alguns incentivos como bônus, por exemplo. Dessa forma, manter self-compliance na viagem corporativa se torna mais fácil.

Como implementar self-compliance de forma bem-sucedida?

Caso você queira usufruir de todos os benefícios que viu no tópico anterior, é preciso adotar uma série de passos que vão colaborar para ter melhores resultados na implementação do self-compliance. A seguir, listamos os principais. Confira!

Faça a avaliação de riscos

A avaliação dos riscos de fraude é o primeiro passo para a empresa conquistar sucesso nessa estratégia, afinal, conforme destacado por Ana Carolina, esse conceito não é algo que é conquistado pela organização da noite para o dia. Ela explica ainda que:

“O self-compliance deve ser muito alinhado e direcionado pela camada estratégica da empresa, para as áreas táticas e operacionais, e assim influenciar positivamente quem poderia ou não cometer algum ato de fraude, seja por erro ou má fé e se tornar fora de compliance.”

Ou seja, a gerência da empresa deve avaliar os potenciais riscos e agir para manter os colaboradores engajados, sanando gargalos que poderiam gerar golpes e ações fora do compliance.

Elabore políticas claras

A definição de regras é outro passo para alcançar o sucesso na implementação da conformidade autônoma. Segundo Ana Carolina:

“Com as políticas e normas claras e bem detalhadas aos colaboradores, torna-se mais fácil direcionar e corrigir, podendo seguir no caminho baseado na confiança que o correto será feito.”

No mercado brasileiro, segundo nossa gerente, existe uma cultura forte de verificação, ou auditoria. Nela, os fluxos de aprovações são longos, e os avisos sobre o que se pode ou não pode fazer são muitos, todos eles para evitar um possível ato de fraude.

Melhore a experiência do colaborador

Ter ações que otimizem a experiência de viagem dos colaboradores também é um ponto importante para obter adesão ao self-compliance. Nesse sentido, nossa gerente sugere a adesão do “Bleisure”, que é um neologismo que surgiu da união das palavras em inglês business (negócio) e leisure (lazer).

Esse conceito foi criado para permitir que um funcionário aproveite uma viagem a trabalho para ter alguns momentos de lazer, ou indo antes, ou voltando depois, e tirando férias no processo.

“A empresa não irá arcar com os custos das viagens de férias do colaborador, somente com o voo de ida e volta e vão existir bloqueios no sistema usado para evitar pedidos de reembolso neste período de férias.”, explica nossa gerente

Nesse sentido, a ideia é dar oportunidades para o colaborador, fazendo com que ele sinta que já está em vantagem no processo, e que ser self-compliance é o mínimo que a empresa espera, explica Ana Carolina. Dessa maneira, ocorre uma mudança de mentalidade, em que a expectativa do funcionário torna-se tão alta quanto à da empresa.

Invista em comunicação

Uma comunicação adequada permite que as informações cruciais sejam recebidas e entendidas pelos colaboradores, alinhando as expectativas e trazendo à tona todos os requisitos que precisam ser cumpridos durante as viagens corporativas.

Por isso, é essencial que ela seja direta e sem ambiguidades, facilitando as ações pessoais das pessoas para estar conforme as normas estabelecidas, reduzindo a margem de erros e mal-entendidos. 

Desse modo, a conformidade interna e a autodisciplina são atendidas, elevando o nível de responsabilidade dos funcionários, e a motivação em seguir os padrões estabelecidos na política interna.

Tenha uma cultura de conformidade

Os valores da empresa influenciam, de maneira bem significativa, o modo como os funcionários desempenham suas funções e seguem as orientações passadas pelos superiores. Nesse sentido, Ana Carolina sugere o seguinte:

“É preciso ter uma mudança de cultura, no caso de viagens e despesas corporativas, adotando o voto de confiança em conjunto com uma solução de software que apoie no processo de ensinar ao colaborador o que pode ou não ser feito.”

Esse cuidado permite direcionar os funcionários em direção ao conceito self-compliance, aumentando a eficácia de sua implementação.

Realize o monitoramento

“Para começar em uma jornada de mudança de cultura ao caminho de ter práticas self-compliance, é fundamental medir e analisar todos os resultados obtidos durante este processo”, explica Ana Carolina.

Nesse sentido, o uso de uma ferramenta analítica eficaz pode ser extremamente benéfico. Isso porque ela não apenas fornece dados quantitativos concretos, mas também nos ajuda a identificar áreas onde há necessidade de melhoria, acrescenta nossa gerente. Para isso, é fundamental utilizar bons indicadores e métricas, que vão ajudar na tomada de decisões.

Como mensurar os resultados da implementação?

Ana Carolina destaca que é preciso “focar em identificar os departamentos ou indivíduos que estão em plena conformidade com as políticas e limites estabelecidos pela organização”.

Por outro lado, é igualmente importante determinar aqueles grupos de colaboradores que, mais frequentemente, violam as normas ou realizam práticas controversas. Esses cuidados, segundo nossa especialista, auxiliam na mensuração dos resultados.

Além disso, ela apresenta outros passos que podem ser tomados para formar uma cultura de autoconformidade, os quais incluem: 

• fornecer treinamento regular e atualizado aos membros da equipe sobre as expectativas e exigências da conformidade;
• incentivar a transparência e a comunicação aberta entre todos os níveis da organização, para que qualquer problema, dúvida ou preocupação possa ser prontamente abordado;
• implementar um sistema de recompensas e reconhecimento para desencorajar violações e incentivar boas práticas de conformidade;
• estabelecer um canal de relatórios anônimos para os colaboradores sentirem-se seguros ao denunciar suspeitas de comportamento não conformes;
• realizar revisões periódicas das políticas e práticas de conformidade, garantindo que estejam atualizadas e alinhadas com quaisquer mudanças na legislação ou padrões da indústria.

“Todos esses passos ajudarão a criar um ambiente onde a conformidade é vista não apenas como uma obrigação, mas como uma prática enraizada na cultura da empresa” explica Ana Carolina.

Como a tecnologia pode auxiliar?

Nossa especialista destaca que a grande vantagem da tecnologia reside na sua capacidade de não ser apenas reativa às violações de compliance, mas também proativa em seu monitoramento.

“A tecnologia pode ajudar a orientar e educar os colaboradores durante o processo, auxiliando em ações preventivas contra atitudes suspeitas, como fraudes, por exemplo”, explica Ana Carolina.

Ela acrescenta ainda que com base nos dados recolhidos pela ferramenta, é imprescindível rever regularmente o processo e os limites impostos para melhor orientar o colaborador para se manter conforme as normas da empresa.

Esse método minimiza o risco de desrespeito às normas e regulamentações e também fortalece a cultura de compliance na corporação. Assim, o controle de risco relacionado às atividades corporativas garante que os colaboradores cumpram as políticas internas e evitem condutas que impliquem desrespeito às normas, explica Ana Carolina.

Desse modo, a tecnologia é uma grande aliada neste processo, junto à análise contínua, e à formação de uma cultura forte de compliance.

Como a SAP Concur pode ajudar?

A SAP Concur ajuda na implementação de medidas de segurança, além de oferecer as melhores soluções de despesas e viagens da categoria, sendo a parceira ideal na prevenção de fraudes e na garantia de conformidade em toda a organização.

Por exemplo, com o SAP Concur Travel & Expense, seu negócio otimiza todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e proporciona uma gestão inteligente, além de simplificar o processo de reservas e elaboração de roteiros. Também é possível calcular o custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios com a plataforma única.

Portanto, contar com a SAP Concur na hora de implementar o self-compliance é outro passo importante para garantir a conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização. Além disso, simplifica uma série de processos que poderiam levar muito tempo e apresentar brechas para fraudes.

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