5 dicas para ter sucesso na organização de eventos corporativos

Uma boa organização de eventos corporativos passa por uma série de cuidados. Essas práticas começam no planejamento e se estendem para a execução, a divulgação e a avaliação a ser realizada após o fim do trabalho.

Afinal, mais que entregar objetivos educacionais, comerciais ou sociais para a empresa, esses momentos devem fornecer uma experiência positiva para o público-alvo. Quando o foco está nos colaboradores, essa preocupação existe porque os eventos servem para impulsionar o engajamento com o negócio — algo que gera excelentes resultados.

Veja, a seguir, 5 dicas para ter sucesso nesses projetos e mais!

Eventos corporativos e a experiência do colaborador

Sinônimos como encontro, acontecimento ou reunião cabem para explicar o que são eventos empresariais. No entanto, alguns elementos são necessários para que essas opções façam sentido quando o conceito de evento é aplicado no meio corporativo.

A começar por quem promove, que nesse caso é uma empresa. A intencionalidade é outro fator relevante na definição, já que um cafezinho improvisado com o time na copa do estabelecimento não conta. Por outro lado, as celebrações informais de aniversários ou alcance de metas podem ser consideradas, desde que façam parte do planejamento.

Ou seja, os objetivos precisam estar alinhados ao plano corporativo. Entre eles, é comum a busca por:

• oportunizar o início de contatos;
• aprender, ensinar ou treinar técnicas de trabalho;
• construir relações interpessoais;
• comunicar ou reforçar a cultura corporativa;
• criar presença e reconhecimento de marca;
• divulgar produtos ou serviços;
• discutir projetos organizacionais;
• apresentar relatórios, diagnósticos ou mudanças.

Não à toa, seus formatos incluem palestras, conferências, viagens, convenções, confraternizações e muito mais. Assim, fica fácil notar que as interações se encontram no centro dessa proposta. Diante disso, tratam-se de boas oportunidades para engajar a equipe, otimizando a experiência dos colaboradores.

Em consequência, os eventos se mostram como ferramentas capazes de influenciar e inspirar. Isto é, contribuem para melhorar tanto o clima organizacional quanto a produtividade, ampliar a retenção de talentos, alinhar expectativas individuais a posturas coletivas e promover conhecimento.

Um exemplo está presente nos cursos voltados a desenvolver habilidades socioemocionais, pois geram proximidade entre colegas e elevam a percepção dos gestores sobre os vários perfis de funcionário.

Todo esse esforço não é em vão, tendo em vista que apenas 27% dos trabalhadores brasileiros estão comprometidos com seus empregos, segundo uma pesquisa da Gallup. Logo, existe uma grande margem para que empreendimentos busquem um alinhamento maior com seus times.

5 dicas para ter sucesso na organização de eventos corporativos

Ainda que haja propostas diferentes em formato ou objetivos, a organização de eventos corporativos só tem a ganhar ao aplicar certas práticas comuns em busca do sucesso. Confira algumas delas, a seguir!

1. Pesquise as tendências

Organizar eventos corporativos envolventes requer atenção às inovações desse segmento. Ou seja, é necessário estar um passo à frente. Uma forma de fazer isso é integrando algumas das tendências atuais ao projeto.

Experiências imersivas, personalizadas e interativas são bons exemplos. Imagine poder utilizar meios digitais para simular atividades durante um treinamento ou direcionar as formações ao que você precisa desenvolver individualmente.

Essas ideias andam lado a lado com o bem-estar funcional, fornecendo propostas adaptadas ao colaborador. A partir delas, o senso de pertencimento e a segurança emocional aumentam, garantindo resultados superiores para todos.

2. Planeje nos mínimos detalhes

Aplicar essas tendências só funciona quando os responsáveis pela organização de eventos corporativos se planejam. Nesse contexto, conhecer o público permite alinhar o tema e as metas, elevando a atratividade da proposta.

Com base nesses pontos, é necessário se voltar a questões ligadas à execução para definir:

• tipo de evento, conforme os objetivos estabelecidos;
• demanda orçamentária diante dos custos levantados;
• local e data, devido a distâncias, feriados etc.;
• duração, para garantir o máximo aproveitamento e foco;
• programação capaz de entregar os resultados esperados;
• layout para ocupar o espaço de maneira confortável e prática, facilitando o fluxo.

3. Dê atenção à logística

Tratando-se da execução, cabe à organização de eventos corporativos estruturar toda a logística. Por um lado, isso envolve contratar e orientar fornecedores. Por outro, requer ter o controle das ações em andamento. Nesse último ponto, a dica é listar as atividades, os prazos e os responsáveis para acompanhar seu progresso.

Na mesma linha, há questões como transporte, registro de presença, separação de grupos de trabalho, distribuição de água, alimentos ou brindes, que devem ser definidas com antecedência, visando garantir agilidade.

4. Valorize a comunicação em todos os momentos

A comunicação está presente em todos os aspectos quando se trata de organizar um evento. Um exemplo claro é a importância de manter os demais responsáveis atualizados sobre os processos em andamento e os acordos firmados.

Outro ponto igualmente relevante é a divulgação, já que envolver e informar o público interno são medidas que geram uma experiência positiva. Trabalhar a identificação e investir em endomarketing são duas propostas certeiras para esse fim.

Após o encerramento, ainda é imprescindível criar um canal para receber avaliações, críticas, elogios e sugestões sobre o funcionamento do projeto. Esses feedbacks são valiosos para otimizar as próximas ações no mesmo sentido.

5. Use a tecnologia a seu favor

O marketing voltado aos colaboradores que a organização de eventos corporativos precisa fazer tem estratégias semelhantes a campanhas de venda, por exemplo. Nesse quadro, a tecnologia tende a ser uma aliada.

Uma página na web ou nas redes sociais, grupos nos aplicativos de mensagens com os participantes e e-mails apresentando informações são maneiras de desenvolver essa proposta. Transmitir ao vivo pela internet para os funcionários que não puderem comparecer também gera atratividade.

Além disso, soluções de gerenciamento de projetos funcionam para direcionar as tarefas e acompanhar seu progresso. Já o controle financeiro pode ser executado em sistemas de gestão que contem com essa funcionalidade.

A organização de eventos corporativos bem-sucedidos não tem segredos. Porém, é necessário investir em planejamento, criatividade, comunicação, boa logística e uso inteligente das soluções disponíveis para atingir os objetivos traçados. Com isso, os colaboradores recebem uma experiência satisfatória e a empresa colhe frutos.

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