Plano de contingência: como preparar sua empresa para situações inesperadas

Durante a trajetória de uma empresa no mercado, podem ocorrer algumas situações que fogem do previsto. Nessas horas, é importante que tanto líderes quanto colaboradores tenham um roteiro predeterminado de atividades para desempenhar e manter tudo funcionando normalmente. Essa é a descrição de um plano de contingência.

Neste artigo, falaremos um pouco mais do conceito de plano de contingência, sua utilidade no universo corporativo e as etapas para definir o próprio projeto, conforme as características de cada organização. Confira!

O que é um plano de contingência?

O plano de contingência fornece um apanhado de ações que ajudam a empresa a não sair dos trilhos durante uma situação com a qual os colaboradores não estão acostumados. Nesse sentido, esse tipo de plano nada mais é do que um documento, que registra o conjunto de atividades a serem desempenhadas caso ocorra uma emergência ou situação imprevista.

O objetivo é fazer com que os colaboradores minimizem os impactos desse novo desafio e garantam a continuidade das atividades. Afinal, a paralisação completa e por tempo determinado das rotinas gera perda de produtividade e impacta negativamente os lucros obtidos pelo empreendimento.

No setor de tecnologia, o plano de contingência pode ser aplicado para conter o vazamento de dados sensíveis da empresa e dos seus clientes, por exemplo. Contudo, o documento também pode ser elaborado em vários contextos, como na saúde pública e em outros departamentos das organizações, como o financeiro ou o marketing.

Por que sua empresa precisa de um plano de contingência?

O plano de contingência fornece direções precisas para que os colaboradores e líderes possam se unir para enfrentar um problema.

Isso impede que os funcionários simplesmente se conformem com a paralisação das operações ou com as consequências de um ataque cibernético, por exemplo. Ter um plano de contingência é como ter um time preparado para lidar com os piores imprevistos.

Quais são as etapas para elaborar um plano de contingência eficaz?

Não há uma fórmula única para a criação de um plano de contingência, já que cada empresa tem as suas próprias particularidades. Felizmente, é possível citar algumas etapas imprescindíveis para maximizar as chances de que as atividades não sejam paralisadas. Confira!

Determine o escopo do plano

O seu plano de contingência será global ou concentrado em um ou dois setores? Essa pergunta ajuda a definir o escopo do projeto.

Como atualmente muitas companhias são conectadas e usam softwares integrados para desempenhar suas atividades, o ideal é que o plano de contingência seja o mais abrangente possível.

Afinal, uma vulnerabilidade na infraestrutura de TI pode causar o colapso temporário das operações. Do mesmo modo, há outros riscos, como desastres naturais — capazes de prejudicar toda a empresa.

Defina um comitê para gerir a crise

Como um dos principais benefícios de um plano de contingência é elaborar uma sequência de ações que mantenham a empresa funcionando, nada melhor do que delegar tarefas para pessoas específicas. O objetivo é que elas possam executar o que foi planejado imediatamente.

Por isso, é importante desenvolver um comitê de crise. Monte uma equipe multidisciplinar, com profissionais que tenham conhecimento técnico para solucionar problemas da maneira mais rápida possível.

Mesmo que o plano de contingência difira para cada setor, selecione pessoas com conhecimentos diversificados na área. Na área de tecnologia, os riscos podem estar associados a vazamentos de dados, mas também a falhas de hardware, falta de disponibilidade, baixa integridade de dados, entre outros.

Por isso, definir uma equipe multidisciplinar é importante para as pessoas conseguirem analisar diferentes ângulos e encontrar soluções.

Analise os riscos

Ao confiar em profissionais qualificados, a análise de riscos desenvolvida será mais precisa e abrangente. Eles poderão utilizar a experiência adquirida no mercado de trabalho e os seus conhecimentos para manter a empresa nos trilhos.

A análise de risco é um brainstorming, no qual os profissionais do comitê de crises discutem os diferentes impactos nas atividades da empresa em caso de problemas técnicos, erros humanos ou até desastres naturais.

Para cada problema identificado, será possível avaliar o impacto que essa falha pode gerar para a empresa. Nesse sentido, é indicado atacar primeiro os problemas que podem gerar danos significativos e até se alastrarem por outros setores da organização.

Durante essa análise, é importante que os profissionais consultem os indicadores relacionados ao desempenho que a empresa já utilizou. Afinal, eles apontam as vulnerabilidades de cada área e o que precisa ser melhorado para combatê-las.

Defina as estratégias de mitigação de dados

Após realizar a análise de risco, a próxima etapa é desenvolver estratégias para solucionar os problemas que surgem. Esse é o momento mais sensível de um plano de contingência, uma vez que determina as ações a serem implementadas para que a empresa continue operando.

É imprescindível elaborar estratégias diferenciadas, que correspondam aos diferentes cenários que podem acometer a empresa. Outra dica é elaborar medidas fáceis de serem colocadas em prática. Assim, os colaboradores desempenharão as tarefas programadas sem hesitação.

Para isso, é preciso tirar proveito de ferramentas já disponíveis na empresa. Estamos falando de recursos tecnológicos, financeiros e logísticos, por exemplo.

Registre e repasse o plano de contingência

Após a análise de riscos e a determinação das atividades que precisarão ser desempenhadas para lidar com os problemas, é preciso reunir tudo o que foi decidido em um só documento.

Ele deve conter as informações essenciais, de maneira clara e objetiva. Lembre-se de que pode ser necessário consultá-los durante momentos de crise, então a escrita deve ser didática e direta.

Para facilitar a consulta, garanta que o documento esteja disponível na nuvem e seja repassado para todas as pessoas autorizadas. Faça um índice com os pontos principais, descrevendo os caminhos para os principais problemas mapeados, com suas respectivas soluções.

Faça testes e ajustes

O plano de contingência será mais efetivo se os colaboradores testarem as resoluções propostas. Assim, simule uma das situações citadas nos brainstormings e na análise de risco, e registre as reações.

Ainda que o teste inicial seja um desastre, ele é importante para visualizar a reação das pessoas em um momento de crise. Algumas delas podem acabar recorrendo a ferramentas que não estarão disponíveis em uma situação assim, como a rede corporativa. Desse modo, é imprescindível entender como cada um lidou com um determinado obstáculo.

Após algum tempo — digamos, 6 meses — reúna novamente o comitê de crise e faça ajustes, caso sejam necessários. Afinal, a empresa vai mudando com o tempo, modificando sua infraestrutura e seus ativos. Esse encontro permite fazer ajustes no plano de contingência, conforme a realidade atual do empreendimento e com os feedbacks.

Como vimos neste texto, um plano de contingência é um documento que registra as ações necessárias para uma empresa lidar com uma situação difícil. Ele não é um mero pedaço de papel ou arquivo on-line: é elaborado por meio do trabalho de uma equipe multidisciplinar, que mapeia cuidadosamente os riscos aos quais o empreendimento está submetido.

Entenda como gerenciar qualquer tipo de risco na sua empresa: saiba como fechar as lacunas de conformidade!