O que é benchmarking? Confira o guia completo!

Você sabe o que é benchmarking? Como colocá-lo em prática e quais os benefícios? Essa foi uma ação popularizada e formalizada pela Xerox Corporation na década de 1970. A Xerox foi uma das primeiras empresas a adotá-lo como uma estratégia sistemática para melhorar seus processos e desempenho, especialmente em relação à qualidade de produtos e serviços.

A empresa desenvolveu uma abordagem estruturada para comparar suas práticas com as de outras organizações líderes, identificando assim oportunidades de melhoria e implementando mudanças para alcançar melhores resultados. O sucesso da Xerox com o benchmarking inspirou muitas outras empresas a adotarem essa técnica como parte de suas estratégias de gestão e atualmente é uma prática indispensável no mundo dos negócios.

Quer saber mais sobre o assunto? Neste guia completo, apresentaremos todos os aspectos do benchmarking, desde sua definição até sua aplicação em viagens corporativas. Acompanhe!

O que é benchmarking?

O benchmarking é uma estratégia de gestão, que tem como principal objetivo melhorar o desempenho de uma empresa por meio da análise e comparação com organizações que são consideradas referências no mercado.

Essa técnica consiste em identificar e estudar as melhores práticas, processos e estratégias adotadas por empresas de destaque, a fim de adaptá-las e implementá-las internamente para alcançar resultados superiores. Dessa forma, o benchmarking permite que uma empresa identifique oportunidades de melhoria, otimize seus processos e se torne mais competitiva no mercado em que atua.

Como funciona o benchmarking?

O benchmarking funciona com base em uma metodologia que utiliza a análise e comparação de processos, produtos ou serviços entre empresas do mesmo ramo de atuação, ou até mesmo de setores distintos.

Essa técnica envolve a identificação das estratégias e práticas bem executadas adotadas por outras organizações, com o intuito de incorporá-las e aplicá-las internamente para melhorar o desempenho e a competitividade da empresa.

Supondo que uma empresa de tecnologia deseje melhorar seu processo de atendimento ao cliente. Ao realizar benchmarking, a empresa identificou que um concorrente do mesmo setor implementou um sistema de suporte ao cliente online altamente eficiente, que melhorou significativamente o tempo de resposta e aumentou a satisfação dos clientes.

Inspirada por essa prática bem sucedida, a empresa decide adotar um sistema semelhante em seu próprio atendimento ao cliente, melhorando a qualidade do serviço prestado e a experiência do cliente. Essa é uma forma prática de como o benchmarking pode ser aplicado para melhorias e inovações em uma organização.

Quais são os tipos de benchmarking?

Existem diversos tipos de benchmarking que podem ser aplicados pelas empresas para melhorar seu desempenho e competitividade. Conheça detalhadamente cada um deles!

Benchmarking interno

Essa é uma estratégia na qual a empresa analisa e compara seus próprios processos, práticas e desempenho internamente. Essa abordagem permite identificar áreas de oportunidade para melhoria, bem como boas práticas que já estão sendo aplicadas com sucesso na organização.

Ao realizar o benchmarking interno, a empresa pode reconhecer ineficiências, gargalos ou redundâncias nos processos existentes. Isso possibilita a implementação de melhorias contínuas, otimização de recursos e aumento da eficiência operacional.

O contrário também pode acontecer, pois ao constatar as boas práticas internas, a empresa pode divulgá-las por toda a organização, promovendo a padronização e a excelência em todos os departamentos.

Por meio do benchmarking interno, é possível criar uma cultura de aprendizado e inovação, em que a busca pela melhoria contínua é incentivada e valorizada, aspecto fundamental para o desenvolvimento sustentável da empresa.

Benchmarking competitivo

Essa é uma prática na qual uma empresa compara seu desempenho, processos e estratégias com os de seus concorrentes. Essa análise detalhada visa identificar as vantagens competitivas que os concorrentes possuem, bem como as oportunidades de melhoria em relação ao mercado em que atuam.

Ao realizar o benchmarking competitivo, uma empresa pode:

• conhecer as estratégias adotadas pelos concorrentes;
• entender melhor o posicionamento de mercado;
• identificar lacunas em seu próprio desempenho.

Por exemplo, se uma empresa de varejo deseja melhorar sua estratégia de precificação, é importante que ela analise os preços praticados pelos concorrentes. Com base nessa análise comparativa, é possível ajustar sua política de preços, para tornar-se mais competitiva e atrair mais clientes.

Benchmarking funcional 

O benchmarking funcional é uma abordagem estratégica que estabelece comparações entre empresas que desempenham funções semelhantes, mesmo que elas pertençam a setores diferentes.

A intenção é aprender com as melhores práticas adotadas por essas referências, adaptando-as de acordo com suas necessidades e realidade. Com isso, a organização pode conhecer novas perspectivas e soluções, além de identificar oportunidades de melhoria em suas operações.

Nesse sentido, se uma empresa de logística busca aprimorar sua cadeia de suprimentos, é importante analisar entidades de diferentes setores que possuem operações logísticas eficientes, observando com atenção os métodos inovadores de gestão de estoque, distribuição e transporte que podem ser implementados para otimizar sua própria cadeia de suprimentos.

Dessa forma, a funcionalidade de benchmarking permite que as empresas ampliem seu horizonte de referências, aprendam com organizações que possuem funções semelhantes e promovam a inovação e a excelência em suas operações.

Benchmarking genérico

Nesse tipo de benchmarking, a empresa visa identificar práticas e estratégias bem-sucedidas em organizações de diversos segmentos, visando aplicá-las de maneira inovadora e adaptada à sua realidade interna.

Ao realizar o benchmarking genérico, a empresa pode conhecer soluções criativas que não foram percebidas por companhias do mesmo setor. É por isso que essa abordagem facilita a prática da inovação que pode contribuir para a competitividade e o crescimento.

Exemplo disso, é quando uma empresa de gastronomia percebe que é preciso melhorar o diálogo com o cliente. Ao observar as práticas adotadas por empresas de tecnologia, ela pode, da mesma forma, utilizar certas ferramentas para personalizar o atendimento ao cliente, usando algo que ainda não foi adotado dentro do próprio setor.

Dessa forma, ao se inspirar em práticas bem-sucedidas de setores diversos, as organizações podem contribuir para o crescimento e alcançar resultados profissionais.

Benchmarking de processo

Essa estratégia se concentra na comparação e análise de processos específicos da empresa, visando identificar oportunidades de otimização em etapas específicas do fluxo de trabalho, promovendo eficiência, qualidade e desempenho superiores.

Ao realizar o benchmarking de processo, a empresa pode examinar detalhadamente cada etapa do processo em questão, comparando com as práticas exigidas por outras organizações de referência.

Isso permite identificar melhores práticas, técnicas e métodos que podem ser implementados para aprimorar a eficiência operacional, reduzir custos, eliminar desperdícios e melhorar a qualidade dos produtos ou serviços.

Benchmarking de desempenho

O benchmarking de desempenho ocorre quando uma empresa avalia seu próprio desempenho em relação a padrões definidos, seja em metas internas, seja em metas externas. Esse tipo de benchmarking permite reconhecer lacunas entre o desempenho atual da empresa e as referências de excelência, bem como oportunidades para implementar melhorias contínuas.

Ao realizar o benchmarking de desempenho, a empresa pode comparar seus resultados, indicadores e análises com as empresas líderes do setor, benchmarkings do mercado ou metas internas determinantes. Essa análise comparativa traz dados significativos sobre áreas nas quais a empresa está se destacando e onde há espaço para aprimoramentos.

Por exemplo, uma empresa de tecnologia que avalia suas taxas de satisfação do cliente em relação aos concorrentes e descobre que seus índices de satisfação estão abaixo da média do mercado, pode implementar estratégias para:

• melhorar o atendimento ao cliente;
• aumentar a qualidade dos produtos ou serviços;
• elevar sua posição competitiva.

Dessa forma, o benchmarking de desempenho permite que as empresas monitorem e avaliem seus progressos em relação a padrões e metas, identifiquem oportunidades de otimização e inovação, e promovam uma cultura de melhoria contínua e excelência em todos os aspectos do negócio.

Quando fazer benchmarking?

O benchmarking deve ser realizado de maneira contínua e sistemática, sempre que houver necessidade de aprimoramento em alguma área ou processo, conforme detalhamos a seguir:

• planejamento estratégico — antes de definir metas para a organização, é útil realizar benchmarking para entender as melhores práticas do setor e identificar oportunidades de melhoria;
• lançamento de novos produtos ou serviços — antes de lançar um novo produto ou serviço, fazer benchmarking pode ajudar a entender como outras empresas abordaram problemas semelhantes e quais estratégias foram bem-sucedidas;
• revisão periódica de processos — regularmente, as empresas revisam seus processos para identificar áreas de ineficiência. O benchmarking pode trazer informações importantes sobre como outras organizações estão lidando com processos semelhantes;
• resolução de problemas ou desafios — quando uma organização enfrenta um problema específico ou desafio, o benchmarking pode ser usado para buscar soluções e abordagens alternativas usadas por outras empresas.

É importante notar que o benchmarking não é uma atividade única e fechada para um momento, mas sim um processo contínuo e interativo. À medida que o ambiente de negócios evolui e novas tecnologias e práticas emergem, é fundamental que as organizações continuem a revisar e ajustar suas estratégias com base nas melhores práticas do mercado.

Qual a importância do benchmarking?

Ao comparar o desempenho, os processos e as práticas de uma empresa com os líderes do mercado ou com concorrentes diretos, o benchmarking se apresenta como uma importante estratégia, pois auxilia em diferentes aspectos, como:

• identificação das melhores práticas na empresa;
• oportunidades de melhoria contínua, o que faz com que a organização esteja sempre atualizada;
• redirecionamento de metas e objetivos;
• bases sólidas para tomadas de decisões mais informadas;
• estímulo à inovação;
• avaliação de desempenho em relação aos concorrentes.

Quais são os benefícios do benchmarking?

O benchmarking proporciona diversos benefícios que agregam eficiência e competitividade às empresas. Confira os principais!

Melhoria contínua

O benchmarking estimula uma mentalidade de melhoria constante na organização, incentivando a busca por novas maneiras de fazer as coisas e de se adaptar às mudanças no ambiente de negócios. Ao identificar as melhores práticas de outras empresas, a organização pode implementar mudanças eficazes e garantir que seus processos, serviços e produtos estejam sempre alinhados com as últimas tendências e demandas do mercado.

Metas realistas

Ao observar o desempenho e as conquistas de outras empresas, as organizações conseguem estabelecer metas mais realistas e alcançáveis. Isso é especialmente importante para evitar a definição de objetivos inatingíveis ou pouco fundamentados, o que pode levar à desmotivação e ao desperdício de recursos.

Oportunidade de aprendizado

O benchmarking oferece uma oportunidade significativa de aprendizado ao permitir que as empresas observem e compreendam as estratégias bem-sucedidas adotadas por outras organizações. Essa troca de conhecimento e experiências pode trazer ideias inovadoras e inspirar novas abordagens para desafios específicos enfrentados pela empresa.

Maior competitividade

Ao incorporar as melhores práticas observadas por meio do benchmarking, as empresas conseguem aumentar a competitividade no mercado. Isso pode incluir a melhoria da qualidade dos produtos e serviços, a redução de custos operacionais, o desenvolvimento de novas habilidades e capacidades, e a adoção de tecnologias de ponta.

Diminuição de custos

Uma das vantagens mais tangíveis do benchmarking é a capacidade de identificar e implementar práticas de orçamento mais eficientes e econômicas. Ao analisar o desempenho de empresas líderes em eficiência operacional, as organizações conseguem identificar áreas de desperdício e oportunidades de otimização que resultem em uma redução significativa de custos.

Tomada de decisão com base em dados

Por fim, o benchmarking fornece às empresas dados concretos e informações tangíveis sobre o desempenho de seus concorrentes e do mercado como um todo. Isso permite uma tomada de decisão mais informada e estratégica, baseada em evidências concretas em vez de suposições ou intuições.

Como coletar dados para benchmarking?

Existem várias maneiras de coletar dados para benchmarking, e a escolha do método depende do tipo de informações que você busca e das empresas que você selecionou para efetuar as comparações. Veja, a seguir, algumas abordagens comuns.

Pesquisas e questionários

Elaborar questionários específicos e enviá-los para empresas que você deseja comparar pode ser uma maneira eficaz de coletar dados. As perguntas devem ser claras, objetivas e focadas nos aspectos que você deseja comparar, como processos, práticas ou métricas de desempenho.

Entrevistas e visitas no local

Realizar entrevistas com representantes das empresas de referência ou até mesmo visitar suas instalações pode fornecer uma compreensão mais detalhada de seus processos e práticas. Isso também pode permitir a observação direta de como as coisas são feitas e facilitar a coleta de dados qualitativos.

Análise de documentos

Analisar relatórios anuais, documentos públicos, políticas internas, manuais de procedimentos e outras fontes de informações disponíveis publicamente é uma forma de obter dados e informações importantes sobre as práticas e desempenho das empresas de referência.

Benchmarking competitivo

Coletar dados de fontes externas, como relatórios do setor, estudos de mercado, análises de concorrentes e bancos de dados especializados, ajudam a comparar o desempenho da sua empresa com o de outros participantes do mercado.

Benchmarking de desempenho financeiro

Para métricas de planejamento financeiro e de desempenho, como receita, controle de despesas, gerenciamento de custos, gestão de gastos, lucro, margem de lucro, retorno sobre o investimento, entre outros, os dados podem ser obtidos por meio de:

• relatórios financeiros públicos;
• bancos de dados especializados em finanças pessoais;
• conversas diretas com empresas concorrentes, se possível.

Benchmarking de processos

Para entender os processos operacionais, é útil mapear os procedimentos internos da sua própria empresa e, em seguida, compará-los com os de empresas de referência. Isso pode ser feito por meio da observação direta, entrevistas com funcionários-chave ou análise de documentação interna.

Independentemente do método escolhido, é importante garantir que os dados sejam coletados de maneira ética e que todas as informações sensíveis sejam tratadas com confidencialidade.

Como fazer benchmarking, na prática?

Para realizar o benchmarking de maneira eficaz, na prática, é essencial seguir um processo estruturado e cuidadosamente planejado. Veja abaixo uma abordagem detalhada!

Defina o objetivo

O primeiro passo é estabelecer claramente os objetivos do benchmarking. Isso pode incluir a melhoria da eficiência operacional, o aumento da satisfação do cliente, a redução de custos, entre outros. 

Identifique áreas relevantes para comparação

Identifique as áreas que você gostaria de comparar com os líderes do setor, como, por exemplo, os processos operacionais, práticas de gestão, desempenho financeiro, atendimento ao cliente, entre outros.

Defina os benchmarkings

Pesquise e defina as empresas líderes ou referências no setor que têm um desempenho excepcional nas áreas que você deseja fazer benchmarking para melhorar. Essas empresas servirão como pontos de comparação para sua organização.

Determine as medições de comparação

Defina as métricas e indicadores que serão utilizados para comparar o desempenho da sua organização com o dos benchmarkings escolhidos. Isso pode incluir dados financeiros, tempo de ciclo, satisfação do cliente, entre outros.

Colete os dados

Colete dados relevantes sobre as práticas, processos e resultados tanto da sua organização quanto das empresas líderes identificadas. Isso pode envolver pesquisas, entrevistas, análise de documentos e relatórios, entre outros métodos.

Faça uma análise comparativa

Analise os dados coletados para identificar semelhanças, diferenças e áreas de oportunidade de melhoria para a sua empresa em relação às selecionadas para comparação. Isso ajudará a entender onde sua organização está ficando para trás e o que pode ser feito para melhorar a partir de uma estimativa de gastos na política orçamentária para colocar o seu plano em ação.

Estabeleça planos de ação

Com base na análise comparativa, desenvolva planos de ação claros e específicos para implementar as melhorias identificadas. Defina metas e prazos para cada ação a ser tomada.

Implemente as melhorias identificadas

Execute os planos de ação conforme planejado, implementando as mudanças necessárias em sua organização. Isso pode envolver a revisão de processos, a previsão financeira, a adoção de novas tecnologias, o treinamento de colaboradores, entre outras iniciativas.

Avalie os resultados obtidos

Monitore e avalie continuamente os resultados das melhorias implementadas. Isso ajudará a entender se as mudanças estão proporcionando o resultado desejado e se ajustes adicionais são necessários, principalmente nas diretrizes financeiras.

O que evitar ao fazer benchmarking?

Quando se trata de benchmarking, é muito importante evitar certos comportamentos e abordagens que podem comprometer a eficácia do processo e até mesmo causar consequências negativas para a empresa, como ultrapassar os limites de gastos. A seguir, veja o que deve ser evitado.

Fazer cópia direta de práticas sem adaptação

Embora seja tentador simplesmente copiar as práticas de empresas de referência, é importante lembrar que o que funciona bem para uma organização pode não funcionar da mesma forma para outra. Cada empresa tem sua própria cultura, recursos e desafios únicos. Portanto, é essencial adaptar as melhores práticas identificadas durante o benchmarking à realidade específica da sua organização.

Não realizar uma análise crítica dos dados

Apenas coletar dados não é suficiente. É essencial analisar criticamente as informações reunidas durante o benchmarking para extrair ideias realmente significativas e identificar áreas de oportunidade. Ignorar essa etapa pode levar a interpretações errôneas dos dados e à implementação de mudanças inadequadas.

Não considerar o contexto específico da organização

Cada empresa opera em um ambiente único, com suas próprias circunstâncias, recursos, cultura organizacional e objetivos estratégicos. Portanto, é essencial considerar o contexto específico da organização ao realizar benchmarking. O que funciona bem para uma empresa pode não ser aplicável ou adequado para outra.

Como analisar os resultados?

A análise dos resultados do benchmarking requer uma abordagem criteriosa e detalhada. Os dados obtidos devem ser comparados minuciosamente com as metas estabelecidas pela organização, identificando discrepâncias e áreas de oportunidade.

Além disso, é essencial considerar as variações contextuais e as particularidades da empresa, garantindo que as conclusões sejam relevantes e aplicáveis à realidade específica da organização.

Com essa análise, as áreas que exigem melhorias ou ajustes podem ser identificadas com precisão, orientando o desenvolvimento e a implementação de planos de ação eficazes para impulsionar o desempenho e a competitividade da empresa.

Quais os desafios e limitações?

O benchmarking, apesar de ser uma ferramenta muito importante, enfrenta diversos desafios e limitações que podem impactar sua eficácia. Primeiramente, encontrar benchmarkings adequados pode ser uma tarefa desafiadora, pois nem sempre é fácil identificar empresas ou práticas comparáveis relevantes.

Além disso, a resistência à mudança por parte dos colaboradores é um obstáculo comum, especialmente quando novas práticas ou processos são propostos com base nos resultados do benchmarking. Essa resistência pode dificultar a implementação bem-sucedida das melhorias identificadas.

Por fim, o benchmarking requer um investimento significativo de tempo e alocação de recursos para coletar, analisar e comparar dados de maneira precisa e abrangente. Esse aspecto pode representar um desafio para empresas com recursos limitados ou que operam em ambientes de negócios dinâmicos.

Como usar benchmarking em viagens corporativas?

A aplicação do benchmarking em viagens corporativas pode auxiliar na melhoria de diversos aspectos. Exemplo disso, é quando as empresas enfrentam desafios relacionados aos custos em seu processo de viagens corporativas. Nesse caso, os gestores percebem que os custos estão aumentando, os processos são complexos e os colaboradores estão insatisfeitos com a experiência de viagem. Esse é um cenário, para o qual o benchmarking pode ser indispensável na identificação de melhores práticas e na implementação de soluções eficazes. Veja como!

Despesas

Comparar as despesas de viagens corporativas com empresas semelhantes no setor pode revelar oportunidades para reduzir custos. Isso inclui analisar detalhadamente os gastos com transporte, hospedagem, alimentação e outros gastos relacionados a viagens.

Assim, é possível encontrar maneiras de negociar melhores tarifas ou implementar políticas mais restritivas de despesas, garantindo assim uma gestão mais eficiente dos recursos financeiros.

Análise de custo

O benchmarking direcionado para a análise de custos é uma estratégia que envolve:

• avaliar o custo médio por quilômetro viajado;
• analisar o custo médio por noite de hospedagem;
• o estudo de outros indicadores-chave de desempenho.

Com base nessas informações, as empresas podem ajustar suas políticas de viagens e negociar melhores acordos com fornecedores para reduzir os custos gerais, garantindo assim uma gestão mais eficaz dos recursos financeiros.

Política

Comparar as políticas de viagens corporativas com as de outras empresas pode ajudar a identificar áreas onde esse aspecto pode ser otimizado ou aprimorado. Por isso é importante:

• analisar limites de gastos;
• reavaliar as políticas de reembolso;
• verificar os procedimentos de aprovação de viagens;
• reavaliar outras diretrizes específicas relacionadas a viagens de negócios.

Dessa forma, é possível equilibrar o valor de cada viagem corporativa, garantindo ao mesmo tempo, o cumprimento das políticas internas e externas.

Eficiência operacional

Ao realizar o benchmarking é possível descobrir como algumas companhias utilizam tecnologias inovadoras para simplificar o processo de reserva, otimizar a gestão de despesas e melhorar a experiência geral dos viajantes corporativos. Para isso, é importante averiguar as seguintes práticas:

• sistema de reserva de viagens, com interface intuitiva;
• gerenciamento de despesas armazenado em nuvem;
• automação do processo de relatório de despesas e reembolso, a fim de reduzir erros e eliminar toda papelada desnecessária.

Ao analisar essas melhores práticas, a empresa pode identificar oportunidades de melhoria em seu próprio processo operacional de viagens corporativas. Assim, é possível optar por implementar uma plataforma de reserva de viagens online semelhante, integrar um sistema de gerenciamento de despesas ou encontrar outras soluções tecnológicas que atendam às suas necessidades específicas.

Dessa forma, podemos concluir que saber o que é benchmarking significa ter em mãos uma ferramenta indispensável para contribuir para o crescimento e a competitividade das empresas. Ao adotar uma abordagem estruturada e focada em resultados, é possível colher os benefícios dessa prática e se destacar no mercado. 

Gostou deste conteúdo? Então, siga as nossas redes sociais para mais dicas e conteúdos exclusivos! Estamos no Facebook, no LinkedIn, no YouTube e no X!