Elaboração de políticas mestre: modelos de política gratuitos para viagens, despesas, faturas e sustentabilidade

As frases “Não sei por onde começar” ou “Teremos que começar do zero” podem ser ouvidas ao elaborar uma política importante definindo regras que você espera que os colaboradores sigam. Assim como “não há necessidade de reinventar a roda”. 

Com dicas, diretrizes e exemplos, nossos modelos populares para políticas de viagens, despesas, faturas e sustentabilidade oferecem um lugar para começar a projetar, implementar e atualizar políticas em uma ou mais dessas áreas. Assim como as políticas de uma empresa devem se adaptar quando as condições e prioridades mudam, atualizamos regularmente nossos modelos de políticas de acordo com o momento. Com dicas, diretrizes e exemplos, nossos modelos populares para políticas de viagens, despesas, faturas e sustentabilidade oferecem um lugar para começar a projetar, implementar e atualizar políticas em uma ou mais dessas áreas. Assim como as políticas de sua empresa devem se adaptar quando as condições e prioridades mudam, também atualizamos regularmente nossos modelos de acordo com o momento. 

As políticas refletem as necessidades e a cultura características de cada organização. A forma como você escreve, comunica e implementa influencia sua eficácia e se seu pessoal consegue e vai segui-las. A adoção bem-sucedida pode afetar muitas metas e prioridades em toda a sua empresa: produtividade, controle de custos, conformidade, eficiência, dever de diligência, experiência do colaborador e muito mais. 

Seja criando orientação para adicionar férias pessoais a viagens de negócios ou definindo despesas aceitáveis vs. inaceitáveis, cada política deve conter o mesmo conteúdo básico e as melhores práticas. 

Políticas eficazes: 

• São concisas, claras e escritas em linguagem cotidiana, não em jargões de negócios. 
• São facilmente localizáveis para que os colaboradores possam encontrá-las e interpretá-las.  
• Dizem o porquê, explicando o propósito da política (por exemplo, controle de custos, segurança do colaborador) 
• Deixe claro quem a política afeta (por exemplo, viajantes a negócios ou colaboradores que processam faturas) 
• São projetadas com a contribuição das partes interessadas em toda a sua organização, de viajantes frequentes a membros da equipe financeira. 

Viagens, despesas, faturas e sustentabilidade são claramente áreas diferentes, mas muitas vezes se sobrepõem. Continue lendo para obter detalhes sobre o que você encontrará em cada um dos nossos modelos de política. 

Modelo de política de viagem 

Os gerentes de viagens realizam constantemente um ato de equilíbrio entre as prioridades da empresa e as necessidades do viajante. Com uma política atualizada e uma solução automatizada de gestão de viagens, como o Concur Travel, eles podem gerenciar custos, garantir o dever de diligência e oferecer aos viajantes as opções de reserva que desejam.  

Sua política de viagem deve:  

• Examinar considerações do mundo real, como garantir a segurança do viajante, eliminar áreas cinzentas, separar itens essenciais vs. extravagantes em refeições e entretenimento, lidar com exceções e discrepâncias e equilibrar custos e bem-estar (pense em bleisure). 
• Elaborar estratégias de comunicação e que incentivam a adoção usando recursos como mensagens de vídeo, jogos, webinars interativos e podcasts para apoiar a adoção. 

Baixe nosso modelo gratuito de política de viagens, Diretrizes para uma gestão eficaz de viagens de negócios. 

Modelo de política de despesas 

Com as viagens sendo um custo considerável para as empresas, faz sentido que as políticas de despesas e viagens estejam intimamente relacionadas e que muitas organizações usem soluções integradas como o Concur Expense para gerenciá-las. Uma política de despesas deve se apoiar fortemente na definição de processos e nas implicações da não conformidade. 

Sua política de despesas deve: 

• Definir claramente as expectativas em relação ao envio oportuno, aprovações e comportamento ético. 
• Ser clara a respeito da posição da empresa em relação a fraude, corrupção e suborno. 
• Explicar como as despesas de home office e trabalho remoto são tratadas e como uma viagem deve ser reservada 
• Listar as despesas não permitidas e o processo de envio de despesas fora da política. 

Baixe nosso modelo gratuito de política de despesas, Dicas e diretrizes para criar uma política de despesas. 

Modelo de política de faturas 

Uma política de faturas olha para fora mais do que as outras, já que cobre os aspectos de sua empresa voltados para o cliente. Ela deve entrar no centro da questão, como codificação, ao mesmo tempo que explica os custos de não seguir os processos, desde taxas de atraso até relacionamentos ruins com fornecedores. Criar a política é uma oportunidade de repensar seus processos, automatizá-los com uma solução de gestão de faturas e liberar equipes de contas a pagar para trabalhos que agregam valor. 

Sua política de faturas deve: 

• Listar como e onde as faturas devem ser enviadas com endereços de correspondência e e-mail e como seu recibo é registrado. 
• Informar o que as faturas devem incluir, como números de contas e departamentos, e como as exceções devem ser registradas. 
• Detalhar o processo de aprovação, incluindo requisitos de assinatura e encaminhamento. 
• Explicar o processo e as responsabilidades para armazenamento e retenção de arquivos.  

Baixe nosso modelo gratuito de política de faturas, para cuidar de suas políticas à medida que as prioridades mudam em um mundo de demandas em constante alteração.