Como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas?

SAP Concur Team | 19-11-2022
Uma grande dificuldade encontrada por muitas empresas na hora de realizar o controle de gastos e despesas com viagens corporativas é a violação das despesas corporativas. Isso acontece quando os colaboradores que participam da viagem, não seguem as políticas definidas pela empresa.
 
Isso é uma prática mais comum do que muitos podem imaginar. Um levantamento realizado pela Oversight, mostrou informações interessantes sobre gastos e riscos corporativos. Segundo ele, em 2020, apesar de uma redução de 55% nos gastos com viagens e despesas, a taxa de violação de despesas corporativas aumentou em 292%.
 
Além disso, muitas empresas não realizam o acompanhamento de gastos com viagens e isso pode acarretar diversos problemas e prejuízos financeiros. Sendo assim, preparamos um guia completo com diversas informações úteis sobre a violação de despesas corporativas para vocês.
 
Neste texto você irá entender o que é violação de despesas corporativas, como identificar que ela está ocorrendo e algumas boas práticas para sua empresa lidar com elas.

O que é violação de despesas corporativas?

A violação de despesas corporativas acontece quando os colaboradores ferem alguma, ou mais de uma, política de despesas para viagens corporativas da empresa. Empresas que necessitam de viagens constantes precisam ter uma política de despesas bem definida.
 
Isso ajuda a realizar o controle de gastos e a padronizar as viagens para que todos os colaboradores possa ter as mesmas condições de conforto e orçamento durante uma viagem corporativa.
 
As políticas de despesas é responsável por padronizar processos como hospedagem, alimentação, deslocamento, reembolso das despesas e de quilometragem. Com a criação de uma política de despesas de viagens e a definição dos processos, ela será utilizada para o controle de violações de despesas corporativas.
 
Dessa forma, qualquer despesa que ultrapasse os orçamentos definidos na política de viagem, é considerado como uma violação de despesas corporativas.
 

Principais formas de violação de despesas corporativas

As violações podem aparecer de diversas formas na sua empresa. É importante que a empresa crie formas de monitorar os processos de despesa para ser possível adequar a realidade da sua operação.
 
Para que você esteja preparado para lidar com elas, fizemos uma lista com as principais formas.

Limite do valor da despesa

A primeira forma de violação de despesas corporativas acontece quando o valor da despesa registrada é maior que o valor máximo permitido pela empresa para uma despesa individual.
 
Por exemplo, se a sua política de viagens definiu que o orçamento total de hospedagem é R$ 200, caso o colaborador apresente uma despesa de hospedagem no valor de R$ 250, ele ultrapassou o limite definido.

Despesas sem comprovantes

Outra forma de violação de despesas corporativas é quando o colaborador faz a prestação de contas sem um recibo com detalhes da despesa. Se a descrição tiver sido tornada obrigatória pelo administrador para todas as despesas, as despesas sem descrição serão consideradas violações da política.
 
Ou seja, se o colaborador tenta prestar conta de uma despesa que não estava dentro da política de viagens definida pela empresa ou sem o recibo desta despesa.

Prestação de conta expirada

Além disso, podemos citar a prestação de conta expirada. Ela acontece quando um colaborador tenta apresentar uma despesa que expirou o tempo para prestar conta. Esse período para a prestação de conta deve estar definido nas políticas de viagens da sua empresa, caso a prestação de contas tenha sido feita após este tempo é considerada uma violação da política.

Violação de política não categorizada

Por último, outro tipo muito comum de violação de despesas corporativas acontece quando uma despesa não está associada a nenhuma categoria definida na política de despesas, dessa forma, ela é considerada uma violação de política.
 

Como identificar violação de despesas corporativas?

A identificação de violações de despesas corporativas pode ser feita tanto de maneira manual como de maneira automática, utilizando softwares e ferramentas de automação para essa função.
 
Se a sua empresa utiliza processos manuais na documentação de suas despesas, como reembolso e conciliação de faturas, todos os recibos e documentos fiscais devem ser armazenados e depois transferidos para uma planilha para poderem receber baixa.
 
Após a compilação, os documentos precisam ser avaliados e as contas precisam fechar para que valores referentes a mobilidade, acomodação, alimentação e os motivos de reembolso estejam dentro das normas da empresa.
 
Sendo o momento mais importante, que impacta diretamente no caixa da empresa, o processo de conferência manual requer atenção e dupla avaliação, pois pode colaborar para a violação das despesas e, consequentemente, nos gastos, já que algumas informações podem passar despercebidas.
 
Agora, a utilização de ferramentas para a automação permite diversas vantagens e possibilidades na hora de realizar a análise dos documentos e fazer a identificação das violações de despesas corporativas.
 

Boas práticas para sua empresa lidar com a violação de despesas corporativas

Tenha um bom planejamento

A primeira dica para sua empresa conseguir lidar bem com a violação de despesas corporativas é ter um bom planejamento. Ou seja, tenha processos bem definidos e um planejamento claro, isso é fundamental para tornar a rotina do financeiro mais fluida, para atingir os objetivos traçados pela empresa é necessário organização e métodos claros.
 
Com isso, você consegue garantir a definição prévia de orçamentos, qual o valor será definido para cada uma das despesa e assim identificar corretamente quais despesas estão sendo mais violada e, dependendo do motivo, pensar em maneiras de otimizar e melhorar esse valor.

Implemente uma política de despesas corporativas

Outra boa dica é a implementação de políticas de despesas corporativas. Nós já comentamos sobre elas durante esse texto. Elas são feitas com o objetivo de parametrizar as normas e obrigações das despesas corporativas, evitando fraudes e surpresas desagradáveis nos orçamentos da empresa.
 
Podemos observar que a política de despesas corporativas é uma prática saudável para ser implementada na rotina da corporação, com o intuito de conceder controle sobre os valores que entram e saem, evitar situações de gasto indevido e criar um guia de boas práticas para que os colaboradores possam estar alinhados quanto às normas da empresa referente a reembolso, adiantamento, solicitações, etc.

Identifique as despesas e defina valores limites

Mais uma boa prática para sua empresa lidar com a violação de despesas corporativas é identificar com clareza quais são as despesas da corporação. Tendo esses dados bem organizados, o gestor pode manter controle sobre prazos, evitando, multas, dívidas e juros.
 
Além dessas informações, é primordial definir também os limites para as despesas reembolsáveis, além de prazos de solicitação, facilitando o trabalho do gestor, colaboradores e evitando dores de cabeça.

Automatize os processo 

Por último, nossa dica é usar a tecnologia a seu favor. Invista em tecnologias que possam otimizar esses processos trabalhosos e massantes, eliminando as burocracias e o retrabalho.
 
Com ferramentas de automação de processos e gestão de viagens você consegue aumentar a produtividade da equipe responsável, diminuindo as chances de erros. Independente do porte da corporação, existem softwares que compreendem a necessidade de cada empresa, oferecendo as melhores funcionalidades para as rotinas financeiras.
 

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Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma.
 
Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
 
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  • Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
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