Viagens corporativas: o que diz a lei sobre o direito dos trabalhadores?

SAP Concur Team | 05-11-2020

A rotina de um executivo de negócios tem uma série de viagens corporativas com o objetivo de visitar clientes, fornecedores, acompanhar a expansão da empresa e até conseguir novos contratos. Nesse sentido, apesar de um período de baixa em 2020, o setor de viagens corporativas já apresenta retomada e obteve aumento de 42,7% no segundo trimestre deste ano, de acordo com pesquisa da Abracorp.

Para ressarcir esses colaboradores que se deslocam com frequência, as organizações, geralmente, estruturam uma política de viagens corporativas com regras como limite de gastos, quais gastos são reembolsáveis e quais não são, obrigatoriedade de comprovante fiscal para receber o reembolso e muito mais. No entanto, é importante também saber o que diz a lei sobre os direitos dos trabalhadores que realizam viagens de negócios. Por isso, preparamos esse conteúdo. Confira!

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Saiba quais são as leis para reembolso de despesas de viagens corporativas

Horas extras

O Decreto-lei 5452/43 da Consolidação das Leis Trabalhistas estipula como hora extra os períodos trabalhados fora da carga horária acordada entre empregador e empregado. Desta maneira, o tempo de trabalho é de 8 horas diárias e 44 horas semanais, mesmo para colaboradores em viagens corporativas. Desta maneira, ao exceder essa carga horária, o profissional tem direito a receber hora extra.

Diárias de viagem

Nas diárias de viagens corporativas, a organização calcula antecipadamente os custos dos deslocamentos e estabelece um valor a ser pago ao colaborador por dia de viagem. Esse cálculo precisa ser justo para as duas partes, por isso, é necessário que a empresa realize a gestão de despesas e viagens corporativas por meio de plataformas de controle para que esses processos sejam realizados de maneira satisfatória para empresa e colaboradores.

Reembolsos de despesas de viagens corporativas

Uma alternativa às diárias é promover o reembolso de despesas de viagens corporativas a partir do envio de comprovantes, como notas fiscais, de acordo com a política de viagens da organização. Geralmente, esse é o método mais indicado para que a empresa consiga fazer a gestão desses gastos com precisão e até automatização, caso a organização tenha um bom software de controle de viagens e despesas empresariais. Vale destacar que na política de gestão de viagens corporativas, a empresa precisa deixar claro as regras sobre o que é e o que não é despesa corporativa.

Entre as despesas reembolsáveis, estão:

  • Depreciação do veículo do colaborador (peças, quilometragem, combustível e lubrificantes)

  • Despesas com transporte, como táxi, aplicativo e passagens aéreas

  • Gastos com alimentação, desde que respeite o limite da política de despesas

  • Hospedagem

Já entre as despesas não reembolsáveis, estão:

  • Compra de presentes

  • Aquisição de bens para o colaborador

  • Refeições que ultrapassem o limite de gastos estabelecido

Pagamento ou reembolso das despesas de viagens a trabalho

Vale destacar que as despesas de trabalho não fazem parte do salário dos colaboradores. Então, não existe a incidência de encargos trabalhistas nesses valores recebidos, como FGTS, 13° salário e férias. No entanto, caso o valor recebido exceda 50% do salário, o reembolso deve integrar o salário do profissional e fica passível dos encargos trabalhistas.

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Para estruturar políticas e processos em conformidade com a lei, é essencial investir em um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas sólido, ágil e eficiente. Por isso, o SAP Concur Travel Expense é uma ferramenta completa que integra os processos de Travel & Expense em um só lugar e disponibiliza a visualização de reservas e detalhes de gastos na mesma plataforma.

As empresas que escolhem o SAP Concur Travel Expense ainda têm os seguintes benefícios:

  • Decisões mais inteligentes e baseadas em dados com uma visão macro dos gastos

  • Alerta de violações de conformidade de política automaticamente

  • Economia de tempo a partir do lançamento automático de dados de reservas em relatórios de despesas

  • Orçamentos simplificados, previsão de gastos com mais precisão e melhores negociações com fornecedores

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