Sua empresa está pronta para viajar?

Como grande parte do mundo ainda está trabalhando na bancada da cozinha, as restrições da COVID-19 e, consequentemente, as restrições de viagens estão começando a diminuir em algumas regiões. Mas só porque pode ser mais seguro viajar em um determinado país, sua empresa está realmente pronta para viajar para esse país específico?

No entanto, enquanto o mundo olha para o futuro, espere ver mais fronteiras começando a se abrir, mais restrições começando a diminuir e mais viagens voltando a acontecer. E quando isso acontecer, o número de viajantes a negócios, sem dúvida, decolará.

O que faz do agora a hora de começar a se preparar, não apenas para viagens, mas para viagens mais seguras.

A pré-aprovação não pode ser uma consideração para se pensar depois.

Conforme as viagens de negócios começam a avançar, os gerentes de viagens estão respondendo rapidamente às preocupações dos colaboradores, fazendo mudanças de curto e longo prazo nos programas de viagens. 40%, por exemplo, agora exigem aprovações prévias para viagens de negócios.

Normalmente, essas aprovações pré-viagem são exigidas por questões de controle de custos (é muito mais fácil controlar as despesas quando você sabe quem está indo, para onde e o que eles planejam gastar), mas à medida que os países ao redor do mundo continuam a remodelar as restrições da COVID-19, as pré-aprovações podem impactar dramaticamente a segurança do viajante.

Pense sobre isso do ponto de vista da gestão de viagens: Você saberá para onde os colaboradores estão indo antes de eles irem, então você saberá se há requisitos de quarentena; você saberá sobre testes, exigência de uso de máscara e outras determinações; e você saberá se eles poderão entrar (ou, mais importante, sair de) um país onde as regras mudam diariamente.

Em um mundo pós-pandêmico, as pré-aprovações não são apenas relacionadas à economia de custos, elas são fundamentais para o seu dever de diligência.

Se esta viagem não for essencial, ainda assim está tudo bem?

As aprovações pré-viagem são essenciais, mas você não pode depender apenas desse processo para evitar que os colaboradores saiam quando não deveriam.

Sua empresa precisa definir por si mesma o que torna uma viagem essencial, assim como, o que é meramente admissível. Pense sobre os tipos de viagem que você aprovaria prontamente, os cenários que são críticos para sua empresa fazer parte, as necessidades de negócios que só podem ser atendidas por meio de viagens, esses são os parâmetros que você deve estabelecer para manter as pessoas no chão antes que o mundo esteja totalmente pronto para viajar.

Então, claro que você precisa deixar essas restrições muito claras para os viajantes e colocar as proteções em vigor para garantir que as regras não sejam violadas.

No que diz respeito a viagens admissíveis, as diretrizes são um pouco menos claras. Você precisa entender o que está acontecendo em cada um dos seus mercados e comparar essas necessidades com as tolerâncias de risco da sua organização.

Você deve ser capaz de capturar e comunicar as políticas e requisitos de viagem de cada país durante o processo de reserva. Então, se alguém estiver indo para o Japão (ou partindo do Japão), você precisa estar pronto para lidar com esses regulamentos específicos. As exigências de teste, requisitos de quarentena e níveis atuais de infecção, por exemplo, influenciarão os viajantes.

Você também vai querer examinar o seguro e a cobertura de saúde da sua empresa, bem como os sistemas médicos na região para onde você está enviando colaboradores. Eles estarão cobertos por seus planos em cada país? E os hospitais naquele país estão atualmente sobrecarregados?

Suas respostas a essas perguntas ajudarão a esclarecer o que é admissível e o que não é justificável.

Você está entendendo tudo isso?

Os dados sempre foram críticos, e você pode ter certeza de que, conforme o mundo ressurge de sua tendência à pandemia de ficar em casa, rastrear os detalhes da viagem será mais importante do que nunca.

Você está confiante em seu processo de pré-aprovação de viagem atual? Você está capturando todos os dados, e tudo está reunido para que você saiba rapidamente quem está reservando, quem está no ar, quem decidiu ficar em casa e quem não consegue chegar em casa por causa de uma quarentena surpresa?

E se você puder colocar as mãos nesses dados, você pode entrar em contato com esses viajantes rapidamente para fornecer suporte?

Muitas empresas estão consolidando o gerenciamento de viagens em um único TMC para centralizar esses dados e simplificar o processo. Os TMCs, por sua vez, estão trabalhando arduamente para fazer as mudanças necessárias para apoiar e proteger os viajantes neste cenário imprevisível. Portanto, certifique-se de revisar seus modelos de preços e quaisquer serviços novos ou atualizados que eles estão oferecendo para segurança pré-viagem, durante e pós-viagem. E lembre-se, os TMCs não são apenas um serviço de emissão de passagens, eles são uma forma de proteger seus viajantes durante a viagem em si.

Nada é certo, e isso é certo.

Os requisitos de fronteiras estão mudando virtualmente todos os dias em literalmente todos os mercados, então você precisa ficar em contato próximo com seus fornecedores de tecnologia de ferramenta de reserva e o TMC para ter certeza de que está recebendo informações precisas e atualizações imediatas. Esses recursos são essenciais, e a Deloitte está trabalhando em estreita colaboração com seus parceiros para oferecer ferramentas de viagem simples que mantenham os viajantes seguros e a conformidade sob controle. Veja como. 

Você também pode acessar dezenas de portais gratuitos, como o Travel Vitals e o TripIt Travel Resource Center, para complementar seus dados de viagem e permanecer adiante das preocupações de segurança de seus viajantes.