Sistema de controle de despesas: passo a passo para implantar e otimizar processos

Constantemente as empresas são desafiadas a inovarem os seus processos e a otimizarem os fluxos internos, como é o caso da adoção de um sistema de controle de despesas. Nesse sentido, há diversas razões que inspiram essas mudanças, dentre elas as crises econômicas ou sociais, como a atual situação com a Covid-19, o novo Coronavírus.Na prática, instabilidades no mercado são mais comuns do que os gestores pensam. De acordo com um levantamento realizado pela PwC, 8 em cada 10 organizações brasileiras enfrentaram ao menos uma crise nos últimos 5 anos.

Por isso, conforme levantamento da Capterra, 43% das PMEs precisaram investir em tecnologia para se adequar ao momento atual e não perder espaço no setor. Isso porque, com as ferramentas certas, é possível garantir a automação para redução de custos e a visibilidade que um negócio precisa para minimizar os efeitos da fragilidade comercial. Entretanto, implementar um sistema de controle de despesas exige uma série de processos que garantem a efetividade da tecnologia e retornos mensuráveis. 

Para te ajudar a entender quais são esses procedimentos fundamentais, elaboramos esse texto com tudo o que você precisa saber, confira.

Veja mais: Gestão de despesas corporativas: os principais problemas e como superá-los?

Passo a passo para implementar o sistema de controle de despesas

De modo geral, a plataforma para gestão de gastos consiste em um software que permite o acompanhamento de todos os custos da empresa. A instalação dessa inovação viabiliza algumas vantagens, como: 

• Verificação rápida de processos;

• Tomadas de decisões estratégicas baseadas em dados;

• Visualização de informações em tempo real;

• Análise completa do fluxo de caixa;

• Identificação ágil de gargalos operacionais;

• Redução de custos;

• Otimização de atividades.

A implementação, porém, deve seguir alguns passos básicos, os principais são:

Analisar suas necessidades

O primeiro ponto para escolher ou adotar qualquer tipo de tecnologia é verificar toda a estrutura interna e as necessidades da sua empresa. Para isso, é essencial pontuar todas as características do seu negócio, como a quantidade de funcionários, processo envolvidos, fluxos que serão automatizados por meio do sistema de controle de despesas e profissionais responsáveis. Da mesma forma é considerar uma plataforma que atenda com exatidão as especificidades da sua organização e os aspectos operacionais.

Adotar políticas internas

Além disso, é fundamental elaborar políticas internas que sejam capazes de aprimorar a cultura empresarial e envolver todos os funcionários nessa mudança. Nesse sentido, é válido padronizar os processos de reembolsos, prazos, nomear gestores encarregados pelas validações e outras normas que garantam o melhor desempenho da equipe.

Definir metas e acompanhar resultados

Com base nos levantamentos anteriores, é momento de levantar metas que deverão ser atendidas pelo sistema de controle de despesas nos meses seguintes. É imprescindível que esses objetivos estejam alinhados com a atual situação da organização, mesmo em meio às instabilidades do mercado, esse cuidado permitirá melhor análise de todo o setor e previsibilidade de crescimento. Uma dica é seguir a metodologia SMART para definição de metas, que diz respeito a propósitos específicos (S), mensuráveis (M), atingíveis (A), relevantes (R) e temporais (T).Por fim, após a implementação da plataforma, é momento de acompanhar os resultados operacionais e das relações comerciais.

Conte com o auxílio do SAP Concur Expense

O SAP Concur Expense é o sistema de controle de despesas mais inovador disponível no mercado. Além de contar com fácil instalação e um design intuitivo que permite uma aplicabilidade ágil na empresa, ainda consiste em um software totalmente responsivo, que pode ser acessado por qualquer dispositivo conectado à internet. Desse modo, o sistema de controle de despesas da SAP Concur gera relatórios completos, possibilita acompanhamento de dados em tempo real e melhor comunicação com os fornecedores.

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