O que significa reembolso de despesas e como fazer a devida gestão no seu negócio?

SAP Concur Team | 26-05-2022
Uma prática muito comum no ambiente corporativo é o reembolso de despesas. Isso deve ser feito de acordo com a legislação trabalhista e envolve uma série de fatores que garantem que o colaborador seja ressarcido de maneira adequada.
 
Os gestores que fazem a gestão financeira precisam ficar atentos para evitar prejuízos e complicações judiciais. Contas erradas atrapalham o fluxo de atividades do setor e danificam o orçamento.
 
Afinal, o que significa reembolso? O que a lei diz sobre o reembolso de despesas corporativas? Como fazer essa gestão no seu negócio?
 
Responderemos a seguir, nos tópicos do nosso blog. Acompanhe!
 

O que significa reembolso?

Reembolso é um processo do departamento financeiro em que a empresa devolve ao colaborador o dinheiro gasto em algum evento corporativo. Após a comprovação por meio de notas fiscais ou recibos, a companhia pode ressarci-lo integralmente.
 
Em uma viagem ou em alguma reunião externa, é possível ter alguns gastos como:
 
  • alimentação
  • transporte
  • internet, telefone e outro tipo de comunicação
  • entre outros.
 
É importante lembrar ao colaborador, antes do deslocamento, as políticas de reembolso da empresa para que ele saiba exatamente o que sairá de seu bolso e terá ressarcimento e o que ficará por custeio próprio.
 

O que diz a lei sobre o reembolso de despesas corporativas

Após a reforma trabalhista de 13 de novembro de 2017, o reembolso empresarial tornou-se mais flexível. Os gastos corporativos não fazem parte do salário do colaborador. Dessa forma, as empresas precisam realizar o reembolso e arcar com os gastos da viagem.
 
É importante ter um documento de comum acordo sobre as condições do ressarcimento contendo as seguintes informações:
 
  • O nome do colaborador e sua função na empresa
  • A razão social da empresa, o nome do gestor e sua função
  • O período e todas as outras informações pertinentes sobre a viagem: destino, duração, o porquê da viagem
  • A forma de reembolso das despesas do deslocamento
 
Para receber de forma justa o reembolso, o colaborador pode mostrar recibos e notas da viagem, a empresa pode determinar uma verba fixa previamente ou pode ser mediante a junção dos dois casos citados.
 

Qual a importância de um sistema de gestão de reembolso corporativo?

Em um mundo tecnológico, é importante que as empresas se adequem aos novos recursos disponíveis. Além de elevar a produtividade, essas ferramentas otimizam o tempo e ajudam no crescimento e evolução da empresa.

Um software de reembolso corporativo facilita a gestão das despesas e desafoga toda a área financeira que não precisa se preocupar com documentação, pois tudo estará integrado ao sistema.
 
Essa ferramenta faz parte da estrutura do controle de despesas de viagens corporativas. Porém, algumas podem ser usadas até para a organização de outras atividades do setor de finanças, inclusive de colaboradores que estejam em home office.
 
Algumas vantagens de se obter um software de gestão como o SAP Concur Travel & Expense são:
 
  • Aumento da eficiência e produtividade dos processos internos
  • Simplificação da auditoria dos pedidos de reembolsos
  • Garantia de transparência, conformidade e governança corporativa
  • Redução de fraudes e erros na operação
  • Otimização de custos
  • Melhoria contínua dos processos
  • Implementação de uma gestão mais estratégica

10 erros comuns ao realizar o reembolso corporativo

Para ter uma gestão de reembolso corporativo eficiente, o gestor precisa evitar cometer erros durante o processo. Separamos os 10 erros mais comuns durante o ressarcimento de colaboradores. Veja a seguir:

1- Não definir quem aprova os reembolsos corporativos

Uma má gestão começa com a desorganização dos responsáveis pelos processos. Para que o reembolso aconteça de maneira adequada, é preciso definir quem dará início ao ressarcimento, quem irá conferir as notas e liberar o valor.

2- Arquivar errado os comprovantes

Esse é um erro muito comum. Muitos colaboradores acabam perdendo as notas fiscais durante os deslocamentos. O problema é que, sem o comprovante, não há como realizar o reembolso. Por isso, assim que o colaborador receber o documento, recomenda-se tirar uma foto por meio do smartphone para que o mesmo seja arquivado em um lugar seguro, com menos chances de perdas.

3- Fazer o controle manual do processo

Por mais organizada que seja a planilha, esse método ainda é propenso a erros que prejudicam a saúde financeira da empresa. Manter os processos corporativos sob controle manual é evitar que a empresa cresça, aumente sua produtividade e reduza as falhas.

4- Não fazer auditoria

A auditoria serve para que os erros de fraude sejam minimizados na empresa. Mesmo que a companhia use tecnologias modernas, o processo de auditoria mostra se os números estão batendo e é importante para uma gestão eficiente.

5- Não ter um política de reembolso

A inexistência de uma política que explique e exemplifique cada passo do reembolso para o colaborador complica os processos empresariais e deixa o viajante sem previsão de gastos. Antes de qualquer deslocamento, deve ser repassado ao colaborador, quais são as despesas reembolsáveis pela empresa e quais serão custos próprios.
 
A falta de política gera consequências como ações trabalhistas, além de confusão desnecessária no momento da viagem.

6- Não organizar informações

Se as informações da empresa e do colaborador se desencontram, está na hora de realizar a integração de sistemas corporativos. Assim, quando um colaborador chegar com as notas fiscais da viagem, elas já serão colocadas no software, diminuindo a chance de faltar dados para dar início ao processo.

7- Não gerir os gastos

Empresa que não gerencia os gastos sofre com perdas e muitas vezes o setor financeiro nem se dá conta disso. É preciso coordenar corretamente os custos para que seja feito um orçamento prévio e a saúde financeira da instituição seja garantida.

8- Fazer relatórios complexos

Se o colaborador não compreende os relatórios, alguma coisa está errada. O relatório precisa ser de entendimento de todos, sem muita complexidade e com informações claras e breves.
 
Outro ponto imprescindível é eliminar os dados que não auxiliam na compreensão da empresa como um todo, deixando apenas as informações que contribuem para um visão holística dos processos corporativos.

9- Não usar tecnologia

Esse é um ponto que atrasa a instituição. Processos que não possuem tecnologia acabam desgastando os colaboradores, que possuem retrabalho enquanto um software moderno pode evitar que informações, documentos e outras coisas se percam.
 
O principal foco da implantação da tecnologia é a mudança na cultura organizacional.

10- Não instruir o colaborador

Antes de viajar, o colaborador precisa ser instruído de tudo que pode fazer ou não no deslocamento. Por isso, a importância de se construir uma política de reembolso concisa para que não haja problemas.

Como fazer a gestão correta do reembolso corporativo?

Primeiramente, o gestor deve escolher se o processo de reembolso será manual ou automatizado. Claramente, quando se usa softwares para o ressarcimento, a ação se completa mais rapidamente e com menos chances de erros.
 
Caso escolha fazer em planilhas, uma falha na digitação ou na organização da planilha já invalida o processo.
 
A seguir, deixaremos um passo a passo de como fazer o reembolso corporativo corretamente.

1- Definir quais despesas são reembolsáveis

A primeira etapa consiste em determinar quais gastos serão reembolsados ao colaborador em sua viagem. Elabora uma lista descritiva com todas as despesas para que fique claro o que é ressarcido e o que não é.

2- Realizar o lançamento em conta

A verba do reembolso deve ser lançada na conta dos passivos para que seja, posteriormente, ressarcida pela empresa.

3- Solicitar a nota fiscal

O colaborador precisa comprovar os gastos durante o deslocamento. Por isso, os gestores precisam solicitar as notas e recibos fiscais. Apenas a partir deles que o reembolso poderá ser solicitado.

4- Criar um recibo de reembolso

Como cada reembolso é um processo independente da área financeira, é preciso que o colaborador assine um recibo de comprovação de recebimento, contendo data, quantia e outras informações detalhadas.
 
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