Seus processos estão escondendo sua visão real dos gastos?

Algumas boas perguntas sobre como adicionar ordem e supervisão aos seus gastos corporativos. 

Gerenciar seus gastos nunca foi tão importante ou tão difícil. E se seus processos e políticas não estão se adaptando às realidades do trabalho remoto, você provavelmente está vendo ainda menos gastos empresariais do que antes de 2020 jogar todas as regras pela janela.

Porém, há uma maneira de colocar ordem em todo esse caos, e ela começa com a visibilidade. Simplificar seus processos e tornar visíveis suas políticas contribuirá muito para melhorar o cenário de gastos, mas como fazer isso?

Para obter a resposta, é preciso fazer mais algumas perguntas. 

As suas políticas e processos do cartão corporativo apoiam uns aos outros?

Os dados são fundamentais para gerenciar a conformidade, e os melhores dados de gastos que você verá são do seu cartão corporativo. É uma visão direta do que está sendo gasto; além disso, não é apenas preciso, é automatizado. Então, se um colaborador adicionar uma gorjeta de 20 reais a uma refeição de 30 reais, você saberá e poderá fazer algo a respeito.

Se, no entanto, esse colaborador (ou qualquer uma das centenas ou milhares que você empregar) pagar do próprio bolso, você talvez não veja o comportamento fora de conformidade e, como resultado, não poderá aplicar suas políticas.

Então, pergunte a si mesmo:

• Queremos que todos tenham e usem um cartão corporativo?
• Nossas políticas apoiam esse compromisso com o cartão corporativo?
• Se não, e se quisermos oferecer mais flexibilidade de pagamento, temos os processos implantados para nos proteger?
• Temos regras de auditoria para avaliar e corrigir reservas fora da política, gastos corporativos em excesso e fraudes?

Estas perguntas não são fáceis, mas não há dúvida quanto à sua importância. Especialmente agora, quando a supervisão de gastos é mais crítica do que nunca. Aqui estão mais algumas perguntas para fazer você pensar.

Seus processos apoiam sua política de dinheiro-recibo?

Quando os colaboradores pagam em dinheiro ou usam o cartão pessoal, a única maneira de saber o que está sendo gasto (e se isso se encaixa ou não em suas políticas) é analisar as pilhas de recibos. Esse processo, além de demorado, também é propenso a erros. Então, você está realmente recebendo os dados de que precisa? 

Se você tornasse o processo mais simples, digamos, automatizado, você poderia exigir recibos para mais despesas e, portanto, aplicar a conformidade de forma eficaz? (Esta é fácil: a resposta é sim.)

E tirar fotos de recibos como uma forma de eliminar processos arcaicos e irritantes de papel? Isso é um enorme benefício de produtividade, sem dúvida, mas a recompensa real está na precisão e no relativo imediatismo das informações. O aplicativo certo lhe dá mais do que apenas uma imagem: ele detalha os dados contidos na imagem, discriminando, classificando e preenchendo automaticamente os relatórios de despesas.

Então, pergunte a si mesmo:

• Podemos realmente nos livrar de erros de entrada manual?
• Podemos capturar dados precisos e mais completos sobre cada cobrança?
• Podemos garantir que os gastos em dinheiro estejam de acordo com a política e, ao mesmo tempo, reduzir nosso requisito de dinheiro-recibo e deixar os usuários satisfeitos?

Estas não são perguntas com respostas sim ou não, pois são perguntas com respostas sim/claro. Você só precisa implementar as ferramentas certas ou expandir as que você tem.

Ok, as últimas pergutas agora.

Seu processo é flexível o suficiente para se adequar às mudanças nas políticas?

Como todos nós aprendemos nos últimos meses, a mudança realmente é uma constante. Uma dor de cabeça constante, para ser mais exato. Então, à medida que você avança e começa a pensar em recuperação, vai querer trabalhar a adaptabilidade em seu processo. Conforme os mercados mudam, conforme os consumidores mudam, conforme as organizações mudam, suas políticas terão que se adaptar.

Você é flexível o suficiente para isso? Pergunte a si mesmo:

• Podemos adicionar facilmente novas categorias de despesas, como aquelas necessárias para trabalhar remotamente (por exemplo, equipamento de home office, EPI, etc.)?
• Temos regras de auditoria em vigor para corrigir gastos fora da política à medida que mais e mais colaboradores, que não têm cartões corporativos, tomam cada vez mais decisões de gastos?
• Podemos ver se os pagamentos de fornecedores que deveriam estar em POs (OCs, ordem de compras) acabam aparecendo nos relatórios de despesas?
• Sabemos quanto está sendo gasto em cartões pessoais? Sabemos o motivo?

Mais uma vez, as ferramentas certas existem, e elas direcionarão os dados diretamente para o seu sistema, efetivamente fechando as lacunas que mantêm os custos ocultos. E quando você pode ver esses dados, é muito mais simples gerenciar os gastos.

O que você acha disso?

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