Principais usos do SAP Concur Travel & Expense que você precisa conhecer, entrevista com Caio Granzotto, Executivo de Contas da SAP Concur Brasil

Sabemos que as empresas estão buscando por plataformas que as auxiliem a melhorar os seus processos cotidianos, especialmente quando nos referimos à gestão de despesas e viagens corporativas. Diante disso, o SAP Concur Travel & Expense é uma ótima opção e tem revolucionado o mercado. Embora a demanda por transformação digital seja enorme, muitas organizações ainda contam com ferramentas ultrapassadas, que já não atendem às suas necessidades como deveriam.

 

Para se ter uma ideia, segundo um levantamento realizado pela IDC e SAP Concur, 50% dos profissionais corporativos globais ainda usam aplicativos legados. Esse cenário prejudica não somente o gerenciamento da operação, mas também os planos de expansão dos negócios no futuro e a competitividade atual da empresa. Por sua vez, o SAP Concur Travel & Expense ajuda a acelerar a maturidade digital da organização, assim como melhorar a integração e estruturação de todos os processos internos.

 

Com o objetivo de te auxiliar a compreender melhor os principais usos e aplicações do SAP Concur Travel & Expense, conversamos com Caio Granzotto, Executivo de Contas da SAP Concur Brasil. Continue com a sua leitura e confira toda a entrevista.

De acordo com o estudo supracitado, 36% das empresas planejam aumentar seus gastos com tecnologia financeira em mais de 10%. Esse investimento não é por acaso, cerca de 42% dos respondentes disseram que a transformação digital em sua área financeira é desconectada. Diante disso, Caio Granzotto nos explica que o SAP Concur Travel & Expense não é uma ferramenta apenas focada na gestão financeira dos negócios, mas sim um sistema inteligente, capaz de integrar e gerenciar custos iniciados pelos colaboradores dentro da organização.

 

"Essa característica da plataforma faz com que ela seja extremamente flexível e escalável, se adequando às necessidades e possibilidades da empresa. O ponto principal do SAP Concur é que ele é muito mais do que uma ferramenta, consiste em uma plataforma capaz de se adaptar aos avanços da empresa ao longo do tempo. Independentemente do tamanho que você vai começar a usar o sistema, ele vai te dar toda a elasticidade para acompanhar o crescimento da companhia”, declara Caio.

Ainda falando sobre gestão financeira, o executivo nos explica como a ferramenta auxilia no planejamento orçamentário dos negócios.

 

“Uma vez que você consegue fazer a gestão dos seus gastos, extrair relatórios, visualizar qualquer tipo de despesa, independentemente do valor, isso já colabora, direto ou indiretamente, para o processo orçamentário da empresa. Com uma visão em tempo real do que está acontecendo nas suas despesas, você consegue se programar e antever gastos que podem acontecer”, finaliza.

 

De acordo com Caio, um grande mito do mercado é acreditar que a plataforma da SAP Concur é usada apenas para gestão de despesas e viagens, porém, não é bem assim. Embora sejam as duas bases da aplicação, atualmente, o SAP Concur Travel & Expense pode ser utilizado para diversas finalidades que envolvam todo e qualquer tipo de reembolsos.

 

“Nós temos hoje, no Brasil, muitos clientes que usam o SAP Concur não somente para viagens corporativas, mas também outros tipos de despesas, como gestão de fundos fixos. Posso citar o exemplo do Grupo Arezzo, que faz a gestão das caixinhas das lojas através do Concur", declara.

 

“Outro exemplo é a empresa Meta, que faz a gestão de benefícios pelo Concur. Como isso funciona? Vamos imaginar que o seu colaborador tenha, ao longo do ano, o direito de um benefício, como um curso ou metade de uma faculdade. Nesse cenário, todo o gerenciamento é feito pela plataforma, desde a solicitação do pedido de benefício, até a aprovação e controles de reembolsos que ocorrem ao decorrer desse período”, exemplifica o Executivo de Contas.

 

Por ser extremamente flexível, o SAP Concur é uma plataforma que conecta uma série de parceiros no mercado, desde os principais bancos (que permitem o controle de carteiras corporativos ou outros tipos de modalidades de cartões), até aplicativos de transporte e reserva (como o Uber, 99taxi, etc). De acordo com Caio, são mais de 200 parceiros que realizam serviços específicos para modalidades muito estratégicas do Concur.

 

“Eu costumo dizer que o Concur vai centralizar o máximo de informações possíveis sobre os seus gastos, das mais diversas fontes, para que, no final do dia, você possa produzir um relatório completo e analítico que dê embasamento para futuras tomadas de decisão". 

Quando nos referimos às viagens corporativas, Caio afirma que o principal diferencial do SAP Concur Travel & Expense é, justamente, a capacidade de gerenciar os deslocamentos empresariais baseado na política de viagens, despesas e reembolsos da empresa. Isso significa que a parte Travel da ferramenta não controla apenas a compra de passagens, hospedagem ou locação de veículos em busca de possibilidades mais baratas e sim com o objetivo de encontrar as melhores opções para que o colaborador consiga viajar com segurança e conforto.

 

“Muitos clientes, durante as negociações, nos questionam o porquê devem usar o SAP Concur Travel ao invés de plataformas de mercado para realizar as reservas. E aqui, um ponto principal, quando levamos em consideração aspectos como governança e duty of care, é que o Concur é feito para o viajante corporativo. Ele ajuda a buscar a solução mais adequada para aquele deslocamento”, declara Caio.

 

“Vamos imaginar que um colaborador precisa ir de um ponto A para um ponto B, porém, ele tem um horário a ser cumprido e a gente quer que ele seja o mais produtivo possível. Por isso, não é considerado única e exclusivamente o motor financeiro no gerenciamento da viagem, existem outros fatores, como onde esse colaborador está, rotas, tempo e conforto”, finaliza.

 

Além disso, todos os aspectos da viagem podem ser acessados em um mesmo lugar, sem a necessidade de logar ou procurar informações em diversos sites diferentes. Essa característica da plataforma garante também transparência, eficiência e alta produtividade.

As auditorias podem ser definidas como validações, amostrais ou totais, realizadas dentro de uma organização. Elas podem ser implementadas em qualquer departamento e possui o objetivo principal identificar se os processos internos estão sendo seguidos conforme as políticas da empresa e legislações. “Quando a gente fala de auditorias através do Concur, precisamos entender que o sistema, por si só, é uma plataforma de auditoria. Uma vez que você consegue inserir as políticas de despesas, automatizar os processos e ter controle de aprovação, já pode realizar a auditoria, isso porque você está mitigando os riscos para a sua organização”, declara.

 

“A partir do momento que eu tiro as políticas do papel e coloco em uma solução, ela sempre vai me dar uma série de comandos. Ou seja, se, de repente, o colaborador submeter uma despesa de um relatório que não está em conformidade com a política, a plataforma vai identificar isso automaticamente e pode gerar bloqueios ou avisos. Isso vai depender de cada empresa e suas regras de aprovação”, explica Caio.

 

“Além das auditorias padrões que a plataforma vai oferecer, a SAP Concur também possui um serviço estendido que é o Policy Audit, esse produto sofreu algumas alterações ao longo do tempo para que se adaptasse cada vez ao mercado e se atualizasse. Mas, basicamente, temos um time que fica alocado em São Leopoldo (RS) que são responsáveis por fazer as auditorias dos relatórios de acordo com a política da empresa”, nos explica Caio.

 

“De modo geral, é um next step. Para realizar esse processo, a maioria das empresas utilizam sempre uma porcentagem, não existe a necessidade de fazer uma auditoria total da companhia, uma amostragem de 20 a 25% já reflete tudo o que ocorre na operação”, afirma o Executivo de Contas.

 

“Outro ponto positivo desse serviço de auditoria é a facilidade em analisar despesas de outros países. Com expertise e centros espalhados pelo Brasil e o mundo, o SAP Concur consegue compartilhar informações para que outros centros auxiliem nas validações desses gastos feitos em territórios internacionais, garantindo o máximo de governança e transparência”, finaliza Caio.

Uma das principais funcionalidades do SAP Concur que facilita o cotidiano das solicitações e reembolsos de despesas é o Drive, que consiste em um rastreador automático de quilometragem.

 

“O drive permite que todo o processo de captura e gestão de reembolso de uma quilometragem seja feito de forma automática. Na prática, o colaborador acessa o aplicativo, faz uma autorização simples para que o sistema utilize algumas configurações do celular, como o GPS, a partir disso, o Concur faz a captação e lançamento de dados instantaneamente”, explica Caio.

 

Em seguida, são criadas linhas de despesas automáticas após a finalização da viagem convertendo a quilometragem para o reembolso, carregando de modo prático as informações do colaborador, motivos do deslocamento e valores envolvidos. De acordo com o Executivo de Contas, a principal vantagem dessa solução é a redução de 20% a 25% dos gastos, isso ocorre porque o registro da quilometragem é feito da maneira mais fiel possível com a realidade, ou seja, não há como arredondar números. Além disso, é possível extrair diversos relatórios a respeito do percurso realizado, gastos dessa categoria de despesa e possibilidades de reduções. Tudo de modo prático e automatizado.

Outra característica bastante positiva do SAP Concur Travel & Expense é a valorização da experiência do usuário. De acordo com Caio, o sistema é feito para facilitar o dia a dia do colaborador na gestão de despesas e fazer com que esse funcionário “invista” o menor tempo possível no preenchimento de relatórios e solicitações de reembolsos. "A experiência do usuário, para mim, é um dos pontos principais da solução do SAP Concur. A gente sabe que os processos de prestação de contas, muitas vezes, são chatos, requerem uma atenção redobrada, envolve múltiplas áreas e, mais do que isso, inclui dinheiro”, explica.

 

“No final das contas, com o SAP Concur, não queremos apenas trazer essa noção de empoderamento do colaborador, mas também uma vivência mais simplificada do processo de prestação de contas. Queremos que ele tenha todas as funcionalidades que precisa nas palmas das mãos e não necessite, realmente, voltar de viagem para juntar todos os cupons fiscais, submeter esses demonstrativos e, então, esperar pelos reembolsos”, afirma Caio.

 

Outro ponto importante é que a experiência do colaborador, muitas vezes, está ligada à produtividade e satisfação com seus processos. Diante disso, a tecnologia é capaz de facilitar esse cotidiano e maximizar o seu contentamento com a organização. Ainda segundo Caio, o uso do SAP Concur pode aumentar a produtividade das operações em quase 30%.

 

“Por ser uma plataforma simples, com implementação rápida, com benefícios claros, o Concur tem potencial para não somente se tornar um projeto de vitrine dentro da empresa, mas também maximizar a experiência e performance de todos os times envolvidos nos fluxos de gestão de despesas, benefícios, viagens e outros processos que são otimizados pela tecnologia”, diz.

 

“É claro que nem tudo é sobre ferramenta e tecnologia, existem outros pilares importantes como processos e pessoas atuando. Então, a gente volta naquela máxima de que pessoas, processos e tecnologias devem andar juntos”, finaliza o especialista.

Por fim, outra característica do SAP Concur Travel & Expense que melhora o cotidiano das organizações é a conformidade e governança. Com ferramentas que permitem a completa gestão de despesas, os líderes conseguem ter uma visão mais clara da operação e, principalmente, garantir que todos os processos estejam alinhados com as políticas internas e legislativas.

 

“O nosso objetivo enquanto empresa é melhorar o dia a dia das organizações. Quando falamos em melhorar, levamos em consideração uma série de critérios, como experiência do colaborador, auditoria, governança de gastos e compliance”, explica Caio.

 

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de viagens e despesas completo, intuitivo, responsivo e customizável que simplifica o cotidiano da sua organização, garante eficiência, produtividade e segurança.

 

Com essa tecnologia, a sua empresa consegue não somente acelerar a transformação digital, mas também minimizar gargalos internos, gerenciar riscos com mais facilidade e se preparar para a expansão dos negócios no futuro. A Concur está pronta para ajudar na revolução da gestão de despesas e viagens da sua organização. Acesse agora mesmo e fale conosco!