Em momentos de crise, é comum que a maioria dos empresários recorra a cortes de gastos e de pessoal ao invés de realizar um controle de custos na empresa. A economia brasileira vem passando por altos e baixos nos últimos anos e manter-se estável financeiramente tem se tornado um desafio para as empresas. E com a crise, muitos negócios sofreram ainda mais.

Segundo uma pesquisa realizada pelo IBGE, 62% das 2,8 milhões de empresas em funcionamento sentiram impactos negativos devido à pandemia; como a redução nas vendas que acometeram 50,7% dos negócios. Como não é possível prever crises como essa gerada pela Covid-19, manter o controle de custos em dia, independentemente do estado da saúde financeira do negócio é fundamental para garantir que a empresa resista em tempos difíceis.

 

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Muitos negócios fecham as portas por falta de boas práticas de gestão financeira, pois acabam por focar em outras questões como fluxo de caixa, controle de estoque e planejamento financeiro, que não deixam de ter sua importância. Mas, é através do controle de custos que se obtém um verdadeiro diagnóstico do negócio, tornando-se possível averiguar o destino dos recursos da empresa, se o preço final do produto ou serviço condiz com o que é gasto na produção, porque as metas não estão sendo alcançadas e por quais motivos a produtividade está baixa.

 

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Planejamento financeiro e controle de custos são aliados importantes e que se complementam. Ou seja, um não funciona adequadamente sem o outro. O primeiro passo é elaborar o orçamento financeiro. Separe os custos fixos dos variáveis e depois coloque-os em categorias (materiais de escritório, salários, benefícios, etc.), assim é possível ver com maior clareza a origem de cada gasto e onde está a maior concentração de recursos. Inclua também o que será destinado para investimento, fluxo de caixa e receita esperada. Assim como todas as despesas. E não se esqueça de separar uma quantia para despesas não planejadas; quebra de máquinas, contratação, demissão, etc. podem ocorrer e é necessário estar preparado.

 

O investimento em um sistema de gestão de despesas proporciona uma visão unificada de todos os gastos da empresa, além de tornar a tomada de decisão muito mais ágil e segura. Muitas empresas realizam o controle financeiro em planilhas do Excel, mas essa não é uma boa alternativa. Além de demandar um certo tempo, esse método é sujeito a falhas, já que é realizado de forma manual.

Com a plataforma de gestão, os dados são lançados de forma automática; todas as transações são capturadas automaticamente e também é possível automatizar permissões de gastos.

 

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Para reduzir os gastos de maneira que isso não afete a produtividade dos funcionários e a qualidade dos produtos e serviços, identifique quais são as áreas com os maiores custos, planeje os cortes e analise quais serão os impactos. Comece cortando gastos supérfluos, verifique o que pode ser terceirizado, reveja contratos antigos e elimine as horas extras.

 

Faça o uso de softwares que permitam o monitoramento de gastos em tempo real. Assim é possível detectar tendências, antecipar despesas e planejar melhor. Com o monitoramento aproximado, é possível identificar com mais clareza as necessidades da empresa e buscar soluções de melhor custo-benefício.

 

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Quanto a empresa gastou esse mês? Qual o setor que mais deu despesa? Quais são as previsões para o próximo mês? Quais gastos posso cortar sem medo? Com diagnósticos precisos em mãos, responder a essas perguntas, planejar o futuro da empresa, administrar o orçamento, identificar o que precisa ser cortado e definir metas tornam-se uma tarefa muito mais fácil. Com os indicadores de desempenho, é possível identificar falhas nos processos internos de maneira muito mais eficiente; como uma compra mal sucedida ou custo alto de frete, por exemplo, permitindo assim que se busque alternativas mais econômicas.

 

Para que o controle de custos seja realmente eficiente, contar com o auxílio de um sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores que permita o monitoramento de gastos em tempo real, produza relatórios e previsões financeiras automatizadas e ofereça uma ampla visão de todos os gastos da empresa é o ideal. Nesse sentido, a SAP Concur disponibiliza o SAP Concur Expense, sistema de gestão de despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores, com automação de processos, inteligência artificial, em compliance com a LGPD, que ajuda as organizações a reduzirem os custos empresariais em até 8%!

 

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