Relatório de viagem a trabalho: como funciona e quais as informações necessárias?
O relatório de viagem a trabalho é um documento importante e que deve constar na política interna da sua empresa. Assim, sempre que os colaboradores fizerem algum deslocamento, independentemente do motivo, é fundamental preencher este material para informar aos gestores sobre as despesas realizadas durante a viagem, as ações executadas e outros detalhes.
Isso deixa claro que o relatório é uma ferramenta valiosa para as organizações, pois ajuda a controlar as despesas dos funcionários viajantes. No entanto, a elaboração e o preenchimento do mesmo, depois de eventos, visitas a clientes e reuniões, podem apresentar alguns desafios e dores de cabeça, tanto para os profissionais, como para os gestores que devem conferir, validar e aprovar o documento.
Mas vamos entender melhor o que é o relatório de viagem a trabalho, com seus benefícios e um passo a passo de como criá-lo. Continue a leitura a seguir!
O que é o relatório de viagem a trabalho?
De maneira prática e resumida, trata-se de um documento em que o funcionário deve explicar e descrever as atividades desempenhadas no período que estava fora da empresa e os gastos realizados, formalizando as informações daquela viagem.
Com isso, esse relatório é responsável por unir a parte técnica com as despesas corporativas. No âmbito dos gastos, o objetivo é prestar as contas e solicitar o reembolso das verbas desembolsadas na viagem. Já, no que diz respeito à análise técnica da viagem, os profissionais precisam registrar tudo o que foi feito no trabalho externo. Assim, os gestores podem mensurar o tempo empregado em cada atividade e os resultados gerados, seja em fechamento de um novo cliente, a contratação de uma tecnologia ou a qualificação efetiva do colaborador na participação de um congresso.
Qual a importância do relatório de viagem a trabalho?
Na prática, o relatório de viagem a trabalho traz vantagens para as empresas e para os colaboradores. Veja as principais:
Comprovação dos gastos realizados
Em primeiro lugar, para os gestores, o relatório é fundamental para verificar se as verbas separadas para as viagens foram utilizadas ou não, se extrapolaram o orçamento, se houve gastos extras, quais as maiores despesas na viagem de acordo com as classificações, entre outros detalhes.
Liberação do reembolso
O relatório, especialmente no aspecto das despesas realizadas, é uma peça central para que se inicie o processo de solicitação, aprovação e pagamento do reembolso. Assim, os colaboradores comprovam os pagamentos feitos, seja com hospedagem, alimentação, transporte e outros, com notas fiscais para receber o ressarcimento de acordo com o tempo previsto na política interna.
Digitalização das despesas
Outro ponto interessante do documento para os funcionários se refere à possibilidade de digitalização das despesas para registrar os gastos. Isso porque, ao fazer tal processo de modo manual, perde-se muito tempo e corre-se o risco de sofrer com erros e atrasos. Portanto, nada melhor do que poder capturar os recibos e transmiti-los para a empresa com o celular, de modo totalmente digital.
Imposto de renda do funcionário
Falando em vantagens para os funcionários do relatório de viagem a trabalho, não podemos esquecer a declaração de imposto de renda. Até porque as despesas reembolsadas são isentas e não precisam ser declaradas. Basta o colaborador usar o próprio relatório como documento para comprovar gastos pela sua empresa.
Resultados da viagem
Como comentamos, uma informação essencial do documento é sobre os resultados e consequências da viagem de trabalho. Ou seja, se os objetivos estipulados para os funcionários naquelas ações foram atingidos.
Análise de gastos e visibilidade financeira
Junto com a comprovação das despesas, é possível ter maior visibilidade dos custos envolvidos nos processos da viagem a trabalho. E, além disso, os gestores podem identificar situações passíveis de implementar uma estratégia de redução de custos.
Centralização de informações
Com a elaboração e a entrega de um relatório de viagem a trabalho, a empresa pode recolher todos os dados relacionados aos deslocamentos, despesas, objetivos e resultados, organizando as informações de forma centralizada em apenas um único lugar. Isso por si só já vai ajudar e facilitar o trabalho de organização, conferência e pesquisa futura.
Incentivo para a cultura da empresa
Uma organização que possui um documento desse tipo consegue fortalecer sua política de viagens com toda a equipe e mostra sua preocupação em ter uma melhor cultura interna. Isso influencia, inclusive, em uma gestão mais transparente e na conscientização dos colaboradores para evitar gastos desnecessários.
Tomada de decisão
Com tantas informações agregadas, o relatório de viagem a trabalho também ajuda os gestores a tomarem decisões mais eficientes, inteligentes, assertivas e baseadas em dados sólidos e confiáveis.
Assim, por meio das experiências anteriores nos deslocamentos, é possível definir novos planejamentos de viagens, novos orçamentos e alinhar os objetivos de negócio para atingir os resultados esperados.
Verificação das fraudes
Infelizmente, é normal que as empresas sofram riscos de fraudes corporativas durante as despesas realizadas em viagens. No entanto, um relatório bem estruturado com comprovações e justificativas ajudam a mitigar tais riscos, detectando gastos fora de conformidade e evitando o pagamento desses reembolsos.
Cumprimento da política
Por fim, entre as vantagens do relatório de viagem a trabalho, podemos destacar também a possibilidade de identificar os colaboradores que estão cumprindo a política interna de despesas e viagens. Assim, a gestão pode conversar e dar feedbacks para aqueles que não estão seguindo as boas práticas e recomendações.
Mas e como realizar o relatório de viagem a trabalho?
Bom, depois de entender toda a importância do documento para a empresa e para os colaboradores, já podemos pensar em como construir e desenvolver esse relatório. Vamos lá a alguns passos:
1. Defina a estrutura do relatório
A primeira etapa diz respeito a pensar na estrutura que o relatório de viagem a trabalho deve conter. Por exemplo: quais serão as informações que os funcionários deverão inserir, quais dados serão preenchidos pelos gestores, qual será o fluxo do processo entre as diferentes partes etc.
Além desses aspectos, neste momento, outros itens relacionados à operacionalidade do relatório podem ser adicionados e configurados no documento. A partir daí, é possível ter um fluxo integrado e padronizado de todas as etapas e responsáveis pelo relatório.
2. Escolha as informações necessárias
Como já mencionamos anteriormente, o relatório de viagem a trabalho é composto de dados referentes às despesas corporativas e também relacionados à parte técnica da viagem.
Então, neste passo, os gestores devem determinar quais informações serão exigidas no documento e que os funcionários deverão preencher. Alguns dados a serem considerados para formar o relatório são:
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Objetivo: o motivo da viagem (reunião com cliente, congresso, palestra, relacionamento, negociação etc.);
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Passagem aérea: com data de emissão, número da reserva, preço do bilhete, trecho, escalas se houver;
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Seguro viagem: deve-se inserir o nome da seguradora, o tipo de seguro e a cobertura;
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Hospedagem e reservas de hotel: qual o tipo de acomodação, endereço do hotel, pousada ou outro tipo de locação, data do check-in e do check-out.
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Alimentação: despesas realizadas nos diferentes restaurantes e lanchonetes, os custos, os dias e horários, se estava sozinho ou com cliente;
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Transporte e mobilidade: aqui devem ser listados e elencados todos os gastos com táxis, aluguel de carro, ou deslocamento com carro próprio, como pedágios, estacionamentos e combustível, com os respectivos valores e datas;
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Tarefas realizadas: informações sobre as atividades que o colaborador desempenhou que têm a ver com o objetivo final da viagem, como por exemplo, reuniões, relacionamentos, visitas a empresas e afins;
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Histórico dos clientes abordados: é importante trazer também essa visão sobre os possíveis clientes, com um panorama e contexto sobre as pessoas com quem foram feitas as reuniões;
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Descrição e observações: aqui os colaboradores devem mencionar detalhes das reuniões, visitas e outros itens;
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Resultados: de olho em tudo o que foi feito, os objetivos e o que foi alcançado, é possível indicar os resultados no relatório.
Claro que essa lista é mutável e adaptável às necessidades e características de cada empresa, sua política e processos de viagem. Assim, você pode se basear nesses itens, mas deve visualizar os diferenciais que você precisa incorporar para a sua organização.
3. Tenha uma política clara e bem comunicada
Para que os colaboradores não errem nas despesas durante as viagens, é importante ter uma política interna clara, consolidada e de fácil acesso. Com isso, os funcionários sabem como funcionará o processo de reembolso, o que não pode ser ressarcido e podem se guiar por essa política para a montagem do relatório de viagem a trabalho.
4. Exija os comprovantes de gastos
Claro que, com a digitalização de recibos, fica muito mais fácil entregar as notas fiscais dos gastos realizados durante as viagens corporativas. No entanto, as empresas devem ficar por cima para cobrar o envio desses comprovantes. Afinal, muitas vezes, os funcionários se esquecem de fazer o registro, mesmo que de forma digital. O que pode prejudicar a contabilização das despesas, a classificação correta dos gastos, a comparação com o orçamento estipulado, a visibilidade financeira e a análise dos gestores sobre potenciais de economia. Então, criar um relatório de viagem a trabalho passa também pela cobrança dos comprovantes.
5. Use um sistema tecnológico para gestão de despesas e viagens
Para facilitar a introdução dos relatórios de viagens com informações unificadas e centralizadas, é possível contar com ferramentas tecnológicas inovadoras para a gestão de despesas e viagens. Esses processos manuais são coisa do passado, já que são sujeitos a falhas e erros, gerando retrabalhos e dados não confiáveis.
Por meio delas, logo ao tirar foto de uma nota fiscal e enviar para o sistema, os colaboradores já conseguem emitir um relatório específico daquela despesa de forma automática. Isso vai facilitar a compilação de dados para a elaboração do documento completo relacionando os gastos, objetivos e resultados.
6. Escolha a plataforma adequada
Por fim, não adianta escolher uma tecnologia ou sistema que não garante uma melhor experiência aos colaboradores, com registro de todas as informações e funcionalidades automatizadas, possibilidade de digitalização de recibo, automação no processo de prestação de contas, relatórios de despesas e reembolso.
É preciso ter em mãos uma plataforma apropriada de gestão de despesas e viagens, que reúna os dados de gastos, passagens aéreas, diárias de hotel, alimentação, transporte, entre outros, junto com as datas.
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