Reembolso de despesas para funcionários: como melhorar a experiência no processo

O reembolso de despesas para funcionários, muitas vezes, é um processo quase traumático. Isso porque necessita da guarda de comprovantes e da entrega dos relatórios de gastos com toda a prestação de contas. Ou seja, é uma tarefa chata, demorada, burocrática e que ainda pode sofrer com erros, ou até com a perda de notas fiscais, impactando diretamente o valor de pagamento do reembolso.

 

Fica claro que todo esse processo para conseguir o reembolso é bem desgastante e não gera uma boa experiência para os colaboradores. O que pode, inclusive, provocar certa frustração e insatisfação. É chegada a hora de repensar o funcionamento do processo de reembolso de despesas para funcionários. Assim, é possível otimizar essa atividade dentro da empresa e ainda promover uma melhor experiência dos profissionais para exercer essas funções.

 

Vale lembrar que a experiência do colaborador é um assunto cada vez mais em alta, já que é necessário garantir a motivação e satisfação dos funcionários para ter maior produtividade, melhores desempenhos, diminuição do turnover e aumento na retenção de talentos. Logo, essa experiência vai muito além do reembolso e necessita ser alcançada em todos os setores do negócio, incluindo o modelo de trabalho, as viagens corporativas, os cuidados com o bem-estar da equipe, entre outros itens.

 

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Pelo que explicamos até aqui, é muito importante aprimorar a operação de reembolso de despesas para promover uma melhor experiência dos funcionários. Quer saber como fazer isso na prática?

Separamos 7 passos para aperfeiçoar o processo e facilitar a experiência dos colaboradores.

Em primeiro lugar, a política de despesas e reembolsos deve ser simples e estar disponível em qualquer lugar para todos os funcionários, facilitando o entendimento sobre o processo de devolução de recursos para os colaboradores.

Com isso, eles poderão saber a lista dos gastos reembolsáveis e não reembolsáveis, o limite de reembolso, o procedimento para solicitação, os documentos aceitos para comprovar as despesas, o prazo para pagamento e as formas de devolução.

 

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Um dos principais traumas dos reembolsos é a questão de disponibilizar comprovantes e recibos impressos. O que pode render a perda acidental desses documentos, como já comentamos anteriormente, gerando prejuízo para o colaborador.

 

Ou até podem ocorrer tentativas de fraudes dos recibos impressos. O que traria perdas financeiras para as empresas. Por essas e outras, um aplicativo que ajuda a digitalizar os recibos será uma adição valiosa para a experiência dos colaboradores no reembolso de despesas para funcionários.

 

Assim, os profissionais podem digitalizar os comprovantes rapidamente e já enviar o documento para a empresa em tempo real. Imagine só o uso desse aplicativo durante uma viagem de negócios. Economizaria muito tempo, não é mesmo?

Ter prazos e acordos para a aprovação de reembolso de despesas para funcionários e os pagamentos é indispensável. Com isso, o colaborador já sabe em quanto tempo receberá o ressarcimento sobre aquele gasto em uma viagem, ou em uma reunião de negócios.

Esses níveis de acordo, também chamados de SLAs, trazem maior segurança para a equipe e melhoram a experiência com o processo.

Na espera pelo reembolso, é normal que os colaboradores fiquem ansiosos e já contem com aquela verba para realizar algum desejo. Então, vale a pena mostrar como está o andamento da prestação de contas, aprovação do relatório de despesas e liberação do pagamento.

 

Com um sistema de alertas de cada etapa concluída, você consegue informar os funcionários sobre as informações relevantes durante o processo e o prazo para receber. Isso gera maior confiança e melhora da satisfação do profissional.

 

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Nada melhor para otimizar a experiência do colaborador do que conseguir reduzir o prazo de pagamento dos reembolsos. Claro que os comprovantes precisam estar corretos e os relatórios de despesas dentro da política. Feito isso, acelerar o processo de pagamento vai deixar os profissionais muito mais satisfeitos e felizes, aumentando sua produtividade e performance.

A tecnologia é fundamental hoje em dia para aprimorar a gestão de despesas, incluindo os reembolsos corporativos. Isso porque, por meio de ferramentas, é possível automatizar diversas operações manuais, como organização, armazenamento e categorização dos gastos, cálculo das despesas, elaboração de relatórios, aprovação de pedidos de reembolsos, entre outros.

 

Essa automação diminui os erros e permite que os colaboradores percam menos tempo com atividades burocráticas, se dedicando às tarefas mais estratégicas.

 

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Por fim, os processos de reembolso de despesas para funcionários precisam passar por revisões periódicas e melhorias contínuas, a fim de serem aperfeiçoados constantemente. Vale a pena, inclusive, coletar opiniões dos colaboradores sobre o que pode ser melhorado. Dessa forma, é possível garantir uma evolução da experiência dos profissionais com o reembolso.

 

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