Quais os tipos de despesas corporativas podem ser reembolsadas pela empresa?

SAP Concur Team | 05-08-2020

A partir do isolamento social, instituído como medida de segurança no combate ao coronavírus, as despesas corporativas voltaram a ser discutidas no sentido de quais custos seriam de responsabilidade da empresa com o colaborador atuando em home office. Apesar deste tema ter voltado a discussão por conta do trabalho remoto, existem muitas dúvidas entre colaboradores e empresas sobre o que pode ser reembolsado e quais gastos não são de responsabilidade do empregador. Diante deste cenário, preparamos esse conteúdo para esclarecer todas as questões referentes às despesas corporativas. Confira!

O que diz a lei sobre despesas corporativas?

A legislação trabalhista brasileira estipula que gastos com alimentação, transporte, visitas a clientes e até com viagens corporativas fazem parte das despesas de trabalho e, por isso, devem ser reembolsados pela empresa.

De quem é a responsabilidade dos gastos com home office?

Com a alta do trabalho remoto por conta da COVID-19 e com base no princípio da alteridade, previsto no art. 2° da CLT, o empregador deve custear as despesas do seu negócio. Desta maneira, o reembolso de custos como telefone, internet, energia elétrica e todos os insumos que os colaboradores precisam para trabalhar, até mesmo equipamentos como notebook e smartphone, pode ser pleiteado pelos profissionais de uma empresa.

Estabeleça uma política de reembolsos

Para que fique claro, para colaboradores e empregador, quais são os custos passíveis de reembolso, é importante elaborar uma política de reembolso. Desta maneira, além dos gastos que podem ser reembolsados, a política de despesas corporativas cria regras como obrigatoriedade de envio da nota fiscal, bem como datas para envio desses comprovantes e o tempo para os colaboradores receberem esses valores.

Quais despesas são reembolsáveis?

As despesas corporativas que devem ser ressarcidas aos colaboradores são os gastos referentes a visitas a clientes ou até viagens corporativas como, locomoção, passagens aéreas, alimentação e hospedagem. No caso do home office, caso a sua empresa não tenha uma política de reembolso, é preciso estabelecer previamente, entre os empregados e empregador, o que será custeado pela organização. Nesse caso, as empresas têm estabelecido um valor fixo para auxiliar os custos com internet, energia elétrica, telefone e todos os recursos que os colaboradores precisam para trabalhar de suas casas.

Quais custos não são ressarcidos?

Muitos profissionais fazem confusão sobre os custos que são despesas corporativas e os que não são. Por isso, é importante que a empresa tenha uma política de reembolsos bem definida para evitar discussões e até desgaste sobre esse tema. Caso a organização não tenha a definição de regras para despesas corporativas, é importante que os colaboradores saibam que gastos pessoais, alimentação fora do padrão estabelecido, bebidas alcoólicas, refeições intermediárias ou até despesas com o frigobar, no caso de viagens corporativas, geralmente, não são despesas reembolsáveis.

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