Processo de análise de dados: o que é, importância e como implementar na gestão de despesas e viagens?

SAP Concur Team | 20-04-2022
O processo de análise de dados tem ganhado cada vez mais espaço dentro das empresas e isso não é por acaso. A transformação digital, combinada às necessidades de adaptação por conta da pandemia, tem aumentado consideravelmente a demanda por um gerenciamento mais estratégico da operação.
Para se ter uma ideia, segundo o Serasa Experian, 8 em cada 10 empresas respondentes concordam que a crise sanitária maximizou a carência por uma atuação mais pautada em dados.
Uma outra pesquisa, esta realizada pela hrtech, nos revela que esse crescimento do setor também tem refletido na contratação de novos profissionais. Segundo o levantamento, a demanda por especialistas na área de dados aumentou quase 500%.
Embora essa nova realidade tenha desafiado as empresas a alterarem os seus processos, muitos negócios ainda não estão preparados para lidar com dados. Segundo um levantamento da RD, somente 4% das organizações brasileiras possuem um gerenciamento de informações estruturado.
Diante disso, entenda abaixo o que é o processo de análise de dados, diferenças para o tratamento de dados, principais tipos, impactos e como implementar no seu negócio.
 

Quais as diferenças entre análise e tratamento de dados?

Na prática, o processo de análise de dados consiste na capacidade de uma empresa de mapear informações e gerar insights por meio de informações produzidas pela própria operação, seja ela interna ou externa.
A análise de dados, por sua vez, pode ser feita tanto em setores específicos, quanto na organização completa, tudo depende da estratégia utilizada e objetivos dos gestores.
Já o tratamento de dados consiste no processo que coleta, armazena e manipula dados sobre pessoa física e jurídica. Neste caso, todo o fluxo deve obedecer a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), de modo a garantir transparência e conformidade na operação.
A principal diferença entre as duas iniciativas, sem dúvidas, é o tipo de dado utilizado. Na análise, podemos utilizar informações quantitativas e qualitativas, que não possuem, necessariamente, relação com nenhum dado caracterizador de pessoa jurídica ou física.
Ou seja, é possível realizar a análise dos dados gerados pela própria organização, como a saúde financeira, taxa de turnover, vendas, desempenho do time e outros. Neste aspecto, esse monitoramento é muito mais focado no negócio.
O tratamento de dados já acontece de uma maneira muito mais estruturada, em que é necessário visualizar e compartilhar informações com o uso de ferramentas seguras, estratégicas e robustas. É claro que nesse processo é feito uma análise dos dados, porém, de modo mais direcionado e sempre de acordo com a LGPD.
 

Quais são os tipos de análise de dados?

O processo de análise de dados pode ser dividido em quatro tipos principais. São eles:
  • Análise preditiva: como o próprio nome já indica, a análise preditiva visa realizar previsões de cenários com base em algum acontecimento específico. Não se trata de uma “adivinhação” a respeito do futuro geral da empresa, mas sim de um prognóstico estratégico, pautado em possíveis cenários. Geralmente, esse tipo de análise é feito quando a organização deseja realizar um novo investimento ou detectar um impacto de um novo concorrente no seu negócio, por exemplo. Com isso, os gestores conseguem mapear riscos e implementar medidas para mitigar essas situações;
  • Análise prescritiva: esse tipo de análise é pautado em outras iniciativas, como a própria análise preditiva. Na prática, esse processo visa mapear possibilidades para melhores tomadas de decisão. Ou seja, com base em cenários possíveis, os gestores conseguem “testar” ações e encontrar os melhores caminhos para atingir determinados objetivos;
  • Análise descritiva: esse processo de análise de dados, diferentemente dos tópicos anteriores, é pautado em fatos e visa descrever determinados fluxos, de modo a nortear decisões e melhores estratégias futuras. Um exemplo é o relatório de reembolso de despesa do time;
  • Análise diagnóstica: por fim, a análise diagnóstica é usada para encontrar relações entre fatos que já aconteceram e resultados gerados. Assim como análise descritiva, é pautada em eventos reais passados, porém, visa entender porque uma empresa, por exemplo, teve um desempenho “x” em tal mês, para isso, usa-se como base relatórios e dados da operação.

Quais são os impactos do processo de análise de dados para as empresas?

O processo de análise de dados possui impactos significativos na operação, como:
 

Viabiliza uma gestão mais estratégica da operação

Quando uma empresa possui informações robustas e claras acerca dos fluxos internos, ela tem uma visão globalizada sobre a operação e consegue implementar um processo de gestão muito mais estratégico.
 

Acelera a transformação digital

Outra vantagem do processo de análise de dados é a transformação digital. As empresas apenas conseguem gerenciar informações de maneira efetiva se forem maduras tecnologicamente.
Isso não significa apenas contar com ferramentas robustas e inovadoras, mas também cultivar uma cultura organizacional orientada à inovação, em que toda a operação está preparada para mapear informações e implementar constantes melhorias em toda a operação.
 

Facilita as tomadas de decisões

Segundo a pesquisa The CMO Survey, 37,5% das empresas tomam decisões baseadas em dados. No entanto, esse levantamento estima que, até 2023, essa taxa cresça para 56%.
O futuro demanda por uma gestão mais estratégica e isso inclui as tomadas de decisões. Por garantir uma visão holística sobre a operação, a análise de dados promove aos gestores informações muito mais assertivas a respeito da empresa, o que garante melhores direcionamentos e reduzem riscos.
 

Permite que os gestores prevejam cenários

Como citado, não dá para prever o futuro. Imprevistos vão acontecer. Um exemplo é a própria pandemia… em 2019, quem imaginaria que passaríamos por um momento tão difícil para todo o planeta?
No entanto, a gestão baseada em dados permite que as empresas entendam como alguns resultados podem atingir suas operações, sejam eles positivos ou negativos, mediante determinadas ações.
Além disso, é possível mapear vulnerabilidades nos fluxos internos, o que viabiliza a implementação de medidas preventivas para mitigar os impactos.
 

Simplifica a identificação de gargalos

Muitas situações, embora sejam graves, não são identificadas com facilidade pelos gestores, como é o caso de fraudes nas despesas corporativas, erros operacionais ou, até mesmo, baixa performance qualitativa do time.
Para que esses cenários se tornem mais transparentes, a análise de dados é necessária, sem ela, os gestores têm apenas uma visão limitada dos processos internos e, em grande parte das vezes, pautada em informações incompletas e desatualizadas.
 

Garante melhor visibilidade sobre as movimentações do mercado

Não somente a sua empresa se torna mais simples de acompanhar, mas também todo o mercado no qual ela está inserida.
Nesse cenário, as análises permitem monitorar os concorrentes, lançamento de novos produtos, surgimento de novas tecnologias e tendências. Com base nisso, você consegue implementar melhorias contínuas nos seus processos internos.
 

Viabiliza a personalização da experiência do usuário

Elencando o tópico anterior, os dados permitem mapear o comportamento do usuário e mudanças em suas preferências ao decorrer dos anos.
Dessa forma, a sua organização pode personalizar o contato e o atendimento aos clientes, de modo a proporcionar uma melhor experiência com o seu negócio e, consequentemente, alcançar a satisfação do público.
 

Permite melhor compreensão acerca das necessidades do cliente

Segundo uma pesquisa realizada pelo MIT Technology Review, na América Latina, 93% dos líderes possuem uma abordagem de análise de dados centralizada no consumidor, com o objetivo de oferecer melhores resultados para o cliente.
Com isso, esse processo permite entender exatamente qual é a “dor” do seu consumidor, seja algo relacionado ao mercado ou algum fluxo da sua própria operação, melhorando também a resolução de problemas.
 

Aumenta o diferencial competitivo da empresa

Com base nas vantagens já citadas, a sua organização se torna mais competitiva no mercado, o que simplifica também o lançamento de melhores produtos e serviços, assim como a expansão do seu negócio para outros níveis, nichos e públicos.
 

Reduz custos

Por fim, não podemos falar sobre o processo de análise de dados sem citar os impactos positivos dessa iniciativa na redução de custos.
Esse resultado é alcançado em todos os departamentos da empresa, seja por uma gestão de compras e estoques mais eficientes, gerenciamento de reembolsos e despesas mais transparentes ou controle financeiro mais efetivo.
 

Como implementar a análise de dados no seu negócio?

Agora que você entendeu os benefícios da análise de dados, confira abaixo algumas dicas que podem te ajudar a implementar.
 

Defina suas metas

O primeiro passo é entender qual é o resultado que você deseja gerar por meio do processo de análise de dados. Ou seja, qual é a sua meta? O que você quer compreender? Quais informações deseja mapear?
Geralmente, essa definição de objetivo é feita por meio de alguma pergunta em específico. Por exemplo: quais os impactos que o investimento “x” terá no seu negócio? Como a sua empresa tem se saído comparada com concorrente “y”? Qual é a performance do seu time? Quais são as vulnerabilidades da sua operação? E muitas outras.
Ao determinar esses fatores, os seus líderes já possuem a base para seguir com as etapas seguintes e chegar a um resultado mais satisfatório.
 

Escolha quais dados serão analisados e as fontes

Em seguida, é momento de definir quais dados serão analisados com base na pergunta feita do tópico anterior e quais serão as fontes dessas investigações.
É possível utilizar relatórios de um período específico, informações de mercado e desempenho financeiro do seu negócio. Tudo vai depender do que a sua organização deseja saber e qual é a confiabilidade da sua fonte.
 

Estipule e acompanhe indicadores

Com isso, faça a coleta de dados de acordo com a fonte e tipos de informações escolhidos no tópico anterior. Além disso, é preciso definir e acompanhar indicadores estratégicos com o objetivo de garantir uma boa performance da operação nesse processo e evitar erros.
Essas métricas também ajudam no momento de analisar os dados, simplificando a organização das informações levantadas e tornando a interpretação delas mais fácil.
 

Conte com ferramentas tecnológicas

Por fim, conte com ferramentas tecnológicas. Não é possível coletar e monitorar dados de maneira eficiente sem sistemas apropriados para isso.
No entanto, antes de implementar essas tecnologias, analise muito bem o provedor e quais são os recursos que ele oferece, assim como o suporte durante todo o fluxo de implementação e sustentação da ferramenta, minimizando riscos e garantindo alto desempenho da sua empresa.
 

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O SAP Concur Expense pode ajudar a sua organização no processo de análise de dados. Consistindo em um sistema de gestão de despesas, o SAP Concur Expense é intuitivo e responsivo, se adaptando a qualquer dispositivo e valorizando a experiência do usuário.
Além disso, o SAP Concur Expense conta com recursos inovadores, que permitem não somente mapear e registrar os gastos realizados pelos colaboradores, mas também implementar a sua política de reembolsos e controlar os pagamentos de maneira efetiva.
O sistema de gestão de despesas da SAP Concur também conta com dashboards completas, que simplificam a visualização de dados em tempo real e permitem também a emissão de relatórios detalhados a respeito da operação.