Prevenção de fraude de reembolsos: 5 passos para minimizar riscos

SAP Concur Team | 05-01-2022
Um dos principais desafios de uma organização é aplicar iniciativas robustas para a prevenção de fraude nos reembolsos de despesas. De maneira prática, a ausência desses processos pode prejudicar gravemente a saúde financeira da corporação, impactar a transparência dos fluxos internos e, principalmente, afetar o crescimento da empresa e a sua imagem perante o mercado.
 
Segundo um infográfico divulgado pela própria SAP Concur, 5% das receitas de uma organização são perdidas por conta de processos fraudulentos. Por sua vez, 83% dos casos de fraudes estão relacionados com apropriação indevida de ativos da empresa.
 
Isso significa que, nem sempre, as organizações conseguem identificar com rapidez onde estão essas defraudações ou suas causas. Para tal, é necessário elaborar um planejamento robusto e contar com as ferramentas apropriadas para acompanhar toda a operação.
 
Com o objetivo de te ajudar na prevenção de fraudes financeiras, assim como minimizar riscos e maximizar a eficiência da sua organização, separamos abaixo algumas dicas. 
 

5 passos para minimizar riscos de fraudes

Dentre as principais iniciativas que auxiliam na prevenção de fraude e minimização de riscos estão:

1. Ter uma política de reembolso transparente e acessível

A política de reembolso pode ser definida como um conjunto de diretrizes que norteiam não somente as tomadas de decisões, mas também todos os fluxos internos relacionados às despesas e reembolsos de viagens corporativas.
 
Muitas vezes, as empresas não conseguem manter uma boa gestão de gastos por conta de políticas ineficientes ou, até mesmo, pouco conhecimento dos colaboradores acerca dessas normas. Com isso, esses funcionários acabam cometendo erros que ultrapassam o teto de gastos de determinadas despesas ou o orçamento total das viagens.
 
Diante disso, elabore uma política robusta e transparente, assim como dissemine essas informações de maneira clara para todo o time, garantindo que eles estejam na “mesma página” e alinhados ao seu negócio.

2. Padronizar processos

Há diversos tipos de fraudes, desde entregas de notas duplicadas para reembolsos até inflações de valores ou pedidos de reembolsos relacionados a despesas pessoais.
 
Para minimizar ao máximo que qualquer cenário fraudulento passe pelo gestor financeiro e facilitar a auditoria das despesas, é fundamental padronizar completamente os processos de reembolsos. Desse modo, as chances de qualquer solicitação fora do acordado passar despercebida são reduzidas.

3. Sempre solicitar relatórios e comprovantes

Um erro muito grave de empresas que trabalham com reembolsos é realizar pagamentos sem comprovantes de despesas ou, ainda, sem uma justificativa apropriada.
 
Esse tipo de situação deixa a organização “refém” de seus colaboradores, o que pode aumentar as possibilidades de solicitações fraudulentas. Por essa razão, sempre solicite notas e relatórios, de maneira a analisar corretamente se os gastos são verídicos e estão de acordo com as suas políticas internas.

4. Analisar constantemente a operação

É preciso destacar que a prevenção de fraude não é um processo isolado e sim um conjunto de iniciativas contínuas.
Isso significa que os gestores precisam definir indicadores e acompanhar periodicamente esses números, garantindo o equilíbrio dos gastos internos e identificando previamente qualquer sinal de dolo à saúde financeira da empresa.
 
Esse tipo de análise também permite uma gestão baseada em dados, o que promove melhores tomadas de decisões e melhorias contínuas em todos os fluxos internos.

5. Contar com a tecnologia

Por fim, não podemos falar sobre prevenção de fraude de reembolsos sem citar a tecnologia como ponto crucial.
Com as ferramentas certas, os gestores conseguem ter uma visão holística sobre toda a operação, automatizar processos, otimizar as auditorias de despesas, simplificar a digitalização de notas e facilitar a criação e validação de relatórios.
 

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Simples de usar, o SAP Concur Expense oferece uma série de funcionalidades que facilitam o gerenciamento de gastos, cumprimento das políticas de despesas, auditoria das solicitações de reembolsos e digitalização de recibos.
Com isso, o SAP Concur Expense promove diversos benefícios, como:
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  • Aumento da eficiência e produtividade;
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