Como otimizar a prestação de contas de funcionários?

SAP Concur Team | 26-07-2022
Toda empresa que possui projetos fora de sua sede está apta a realizar viagens corporativas. Nelas, os colaboradores se deslocam para fechar negócios e, na volta, precisam regularizar a prestação de contas de funcionários. Esse reembolso acontece mediante a entrega de notas fiscais e é feito pela área financeira da instituição.
 
Um processo de restituição de despesas pode ser demorado se não houver otimização e isso prejudica o andamento das operações no ambiente de trabalho. Por isso, no blog de hoje, falaremos sobre como otimizar esse procedimento. Acompanhe!
 

Como otimizar a prestação de contas de funcionários?

Na prestação de contas de funcionários, é preciso detalhar: o que foi gasto, onde e quando. Não há como realizar o controle financeiro de uma empresa sem que o reembolso de despesas corporativas seja praticado de modo eficiente.
 
Para que o impacto nas finanças não seja negativo, existem maneiras de otimizar essa estrutura:

1- Consulte os funcionários

O primeiro passo é perguntar aos funcionários quais os desafios que eles enfrentam na hora da prestação de contas. Por isso, ouça o que eles têm a dizer para melhorar o processo.
 

2- Crie uma política de reembolsos corporativos

Se a empresa ainda não tiver uma política de viagem corporativa, é importante criar uma detalhada com alguns pontos:
 
  • quais despesas são reembolsáveis
  • quais informações precisam estar no reembolso de despesas
  • os comprovantes de despesas aceitos para prestação de contas
  • quem é o responsável por receber os documentos

3- Defina o modelo de prestação de contas de funcionários

A otimização de prestação de contas de funcionários só acontece se houver um padrão no modelo de reembolso. Assim, o processo se torna mais ágil.
 

4- Cumpra os prazos de prestação de contas

De nada adianta ter uma política de reembolso de viagens corporativas detalhada se ela não é cumprida pelo financeiro na hora de restituir o dinheiro gasto. Sempre cumpra os prazos programados, assim o colaborador fica satisfeito e se sente mais à vontade para viajar.
 

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  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
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