Viagens corporativas: como estruturar uma política eficiente e segura para o pós-pandemia?

O mercado de viagens corporativas foi muito afetado pela pandemia causada pelo coronavírus e, em certo momento do ano, foi praticamente interrompido. Para se ter ideia, segundo dados da Associação Latino Americana de Gestores de Viagens e Eventos Corporativas - ALAGEV, 41% dos gestores disseram que todos os eventos corporativos foram cancelados até o fim de 2020.

Porém, o setor de viagens corporativas já apresenta melhora e obteve aumento de 42,7% no segundo trimestre deste ano, de acordo com as informações mais recentes da Abracorp. Diante deste cenário, preparamos esse conteúdo sobre os desafios para estruturar uma política eficiente e segura aos colaboradores do seu negócio nesta retomada das viagens corporativas. Confira!

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Conheça os pontos críticos para estruturar uma nova política de viagens corporativas em tempos desafiadores

Entenda o perfil de viagens e viajantes da empresa

O primeiro passo para estruturar uma nova política de viagens corporativas é entender o perfil e a rotina de viagens dos colaboradores da sua empresa. Para isso, é necessário conversar com esses executivos de viagens, pedir feedbacks, e propor até pesquisas sobre esse retorno das viagens.

Nesse sentido, de acordo com material produzido pela própria SAP Concur, os profissionais que viajam a trabalho indicaram questões interessantes para a retomada:

• 97% esperam um comportamento diferente no “novo normal” das viagens corporativas

• 94% dos executivos viajantes disseram que poderiam se beneficiar de um treinamento sobre segurança, saúde, política de gestão de despesas e sustentabilidade

• 54% esperam usar máscara durante as viagens

• 52% avaliam o álcool gel como acessório padrão para os deslocamentos

• 41% acreditam que será rotineiro medir a temperatura com certa frequência

A partir dessa troca com os profissionais e até desses insights da pesquisa da SAP Concur, sua organização já pode começar a construir uma cultura de transparência e identificar pontos de atenção para a nova política de viagens corporativas.

Defina critérios mínimos de segurança para viagens

O segundo passo é definir os critérios mínimos para que um deslocamento seja autorizado pela empresa.

Neste ponto, é importante considerar alguns pontos, principalmente no que diz respeito à segurança dos colaboradores. Veja:

• Contratar apenas parceiros confiáveis que utilizam regras de segurança contra a COVID-19

• Obrigatoriedade de contratação de seguro viagem

• Localização segura

• Trabalhar com companhias aéreas e hotéis que sigam todos os protocolos de segurança

• Obrigatoriedade de contratação de seguro em locações de carro

• Centralização de reservas com parceiros homologados

• Rastreabilidade dos colaboradores em viagem

Centralize as informações

O autogerenciamento das viagens corporativas, comum em algumas empresas, apesar de facilitar e simplificar a gestão, expõe tanto a organização como o colaborador a diversos riscos, principalmente neste período de coronavírus. Por isso, contar com a tecnologia e utilizar uma plataforma de gestão de viagens corporativas é fundamental para garantir a segurança da empresa, dos colaboradores, além de todas as facilidades e benefícios que um sistema como esse oferece.

Invista em tecnologia

Além do controle e administração das viagens corporativas, a tecnologia embarcada em sistemas como esse permite rastrear os colaboradores em seus deslocamentos de negócios como medida de segurança, em casos de ocorrência em que o profissional precise de rápido socorro. Além disso, um sistema de gestão de viagens corporativas também permite que a empresa cadastre os melhores fornecedores para agilizar as reservas e a logística das viagens.

Por fim, o reembolso de despesas também é realizado de maneira muito mais prática, com automação de processos, rapidez no envio de comprovantes e agilidade na gestão de viagens como um todo.

Mantenha as informações dos colaboradores atualizadas

Nessa nova política de viagens corporativas, é importante atualizar com uma periodicidade definida as informações dos profissionais do seu negócio. Nesse ponto, é necessário inserir os contatos de emergência, se o colaborador já pegou COVID-19, quando foi infectado, entre outros.

Desta maneira, é possível fazer um controle minucioso de segurança para a retomada das viagens e até definir um limite de deslocamentos mensais para cada profissional, com o intuito de diminuir a exposição e uma possível infecção por coronavírus.

Defina planos de ação

Outra etapa essencial para a estruturação da nova política de viagens corporativas é definir os planos de ação para todos os cenários. Para isso, é importante manter aquela rotina de feedbacks indicada anteriormente para entender as possíveis ocorrências e ter ações estruturadas para cada tipo de situação.

Comunique seu plano

Por fim, é importante que todos os colaboradores estejam engajados aos planos de ação e à nova política de gestão de viagens corporativas como um todo. Desta maneira, os profissionais se sentem mais seguros para a retomada dos deslocamentos e já sabem o que devem fazer em diferentes situações.

Saiba mais: Por que investir agora no sistema de gestão de viagens corporativas?

Conte com a SAP Concur

Para auxiliar a sua empresa a estruturar uma nova política de gestão de viagens corporativas, o SAP Concur Travel Expense é a solução ideal.

A solução da SAP Concur, por exemplo, pode fazer toda a diferença nos processos da sua empresa e colaborar para reduzir os custos corporativos em até 8%.

Além disso, o SAP Concur Travel Expense traz benefícios como decisões inteligentes e alertas de violação da política de viagens.

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