Reembolsos de despesas: saiba como estruturar a política de gastos em home office

SAP Concur Team | 22-10-2020
O reembolsos de despesas corporativas aos colaboradores gerou novas discussões a partir do crescimento do home office, desde o início de 2020. Nesse sentido, de acordo com estudo da Fundação Instituto de Administração (FIA), o trabalho remoto foi adotado por 46% das empresas durante o período de maior restrição do isolamento social.
 
Agora, ainda segundo a pesquisa da FIA, 34% das organizações têm a intenção de continuar com o teletrabalho para até 25% dos profissionais. Já 29% das empresas querem manter o home office para pelo menos 50% do quadro ou até para todos os funcionários.
 
Por isso, as empresas tiveram que atualizar a política de reembolso de despesas corporativas com novas regras para gastos de home office. Mas como fazer isso? É o que vamos explicar a seguir. Confira!
 

Primeiro passo: Como funciona o processo de reembolsos de despesas?

Antes de falarmos como estruturar a política de reembolsos de despesas do trabalho remoto, é preciso entendermos o que significa essa ação, na prática. A criação de um processo de reembolso de despesas efetivo é crucial para a saúde financeira das organizações, assim como redução de custos e gestão mais efetiva dos fluxos internos.
 
Em resumo: a gestão de reembolsos de despesas é a área responsável por receber, validar e realizar os pagamentos referentes a todos os gastos corporativos dos profissionais da empresa. Esse tipo de prática é bastante comum dentro dos negócios, especialmente quando os colaboradores realizam viagens empresariais frequentes.
 
Controlar os gastos corporativos não só é um desafio para as empresas, especialmente em situações nas quais um grande número de funcionários faz viagens e deslocamentos, como também diminui as chances de que erros e desperdícios aconteçam - o que poderia comprometer todo o planejamento orçamentário do negócio, impacta na efetividade da operação e aumenta os riscos de que fraudes nas contas corporativas ocorram.

Quais são as vantagens nos reembolsos de despesas?

Uma gestão de reembolsos de despesas nas empresas, quando realizada de forma bem feita, pode promover diversos benefícios aos gestores. Separamos alguns deles:
  • Sustentabilidade financeira: ao implementar um controle de reembolsos efetivo, as organizações conseguem alcançar um melhor gerenciamento de seus recursos, mantendo um monitoramento efetivo, e minimizando os riscos de desperdícios;
  • Minimiza gastos: ao mirar na sustentabilidade financeira, a organização também consegue reduzir consideravelmente os seus gastos uma vez que a empresa conta com um gerenciamento mais transparente da operação, o que permite identificar com rapidez gargalos, falhas ou despesas fora das regras estabelecidas;
  • Diminui fraudes: muitas das fraudes nos gastos corporativos estão relacionadas às comprovações apresentadas pelo time, que podem conter algum tipo de informação equivocada, sejam valores, declarações das despesas ou outros dados;
  • Compliance e governança corporativa: este é um dos processos mais valorizados nas empresas atuais e é uma tendência para os próximos anos. De maneira geral, a governança de uma empresa pode ser definida como uma série de regras e procedimentos que direcionam os fluxos e previne problemas.
Lembrando que a governança corporativa e o compliance apenas podem ser implantados a partir de uma gestão transparente, baseada em informações atualizadas e verdadeiras a respeito da operação, além de um acompanhamento constante.
 
Diante desses pontos, um gerenciamento robusto minimiza os riscos de que defraudações aconteçam e garante um controle muito mais efetivo da operação. Com os reembolsos de despesas, as organizações podem atingir um alto grau de padronização e colocar em prática todas as diretrizes previamente definidas.

Alguns erros comuns no processo de reembolsos de despesas

Apesar de a gestão de reembolsos ser um processo extremamente importante dentro das empresas, muitas organizações têm dificuldades para atingir bons resultados por conta de alguns erros na adoção e implementação dessa iniciativa.
 
1. Não elaborar uma política de gastos e reembolso: não desenhar uma política de viagens e despesas é um dos erros mais graves que as empresas podem cometer, uma vez que esse documento define todas as regras de gastos em deslocamentos corporativos.
2. Não padronizar processos e relatórios: a falta de padronização faz com que os funcionários preencham o relatório de despesas de formas divergentes entre si, o que promove aos gestores ainda mais tempo para validar cada um dos gastos e liberar os pagamentos. Além disso, essa situação abre mais espaço para falhas e desperdícios.
3. Não estabelecer prazos: quaisquer gastos apresentados fora das datas pré-estabelecidas devem ser muito bem avaliados e os colaboradores precisam estar cientes dessas definições, de forma a evitar tensão ou problemas futuros.
4. Não justificar despesas: muitas vezes, os gestores deixam passar despesas categorizadas dessa maneira sem uma justificativa muito clara. Sendo assim, não autorize solicitações que não sejam justificadas ou que não estejam dentro das especificações da sua empresa;
5. Não exigir comprovantes: como citado, as notas são as comprovações de que determinados gastos foram realizados. Não solicitar esses documentos ou aceitar fazer pagamentos quando os funcionários declaram que os perderam é um erro e abre espaço para possíveis fraudes.
6. Não analisar frequentemente os relatórios: de acordo com a pesquisa citada ao decorrer deste texto, 56% das empresas não acompanham os relatórios das viagens e despesas e não sabem o percentual de profissionais que violam as políticas internas.
7. Não investir em tecnologia: isso não apenas pode impactar a competitividade da sua organização, mas também causar erros e gargalos no acompanhamento da operação.
Para superar todos esses problemas, a sua organização deve elaborar uma política robusta, considerando aspectos como:
  • Requisitos mínimos de comprovação: um exemplo claro seria a apresentação de notas fiscais,
  • Tetos de gastos: o valor máximo que os profissionais podem gastar com cada item reembolsável;
  • Tipos de gastos reembolsáveis: como quilometragem, combustível, alimentação (durante a viagem ou com clientes), pedágios, passagens aéreas ou rodoviárias, acomodação e pacotes de celular e/ou internet.

Saiba como estruturar a política de reembolsos de despesas do trabalho remoto

Legislação

Desde 2017, a partir da reforma trabalhista, a legislação brasileira reconhece as atividades realizadas no home office como teletrabalho ou trabalho remoto.
 
Desse modo, a Lei nº 13.467 exige que todos os custos do colaborador relacionados à execução de suas tarefas devem ser devidamente ressarcidas pelo empregador e acordadas por meio de contratos formais.
 
Assim, é necessário reconhecer os itens reembolsáveis ou não, estabelecer prazos para recebimento dos relatórios, definir datas de pagamentos e profissionais responsáveis por acompanharem todos esses fluxos, além das ferramentas utilizadas.

Mudança após a Covid-19

No entanto, a partir do isolamento social, foi sancionada a Medida Provisória 927 de 22 de março de 2020, que adicionou algumas questões que devem ser observadas pelo empregador no trabalho remoto, incluindo a gestão de reembolsos de despesas.
 
A MP é flexível e deixa a cargo das empresas negociarem com os colaboradores os custos de cada parte. No entanto, a lei também indica que o empregador deve custear as despesas do negócio.
 
Desta maneira, a melhor alternativa é redigir um contrato específico abordando as particularidades do home office com o objetivo de identificar quais despesas serão reembolsáveis.
 
Por exemplo, se os custos telefônicos do colaborador eram R$ 50 mensais anteriormente e passaram para R$ 150 com o home office, esse valor adicional deve ser reembolsado pela empresa.

Infraestrutura

Os equipamentos utilizados pelos profissionais para desempenharem suas funções, como notebook, tablet e smartphone, também devem entrar na política de reembolsos de despesas da organização empregadora.
Além disso, ainda existe a chamada Norma da Ergonomia, ou NR 17, que define os padrões para que os colaboradores realizem suas funções com segurança e conforto, independentemente de onde o trabalho será efetuado.
 
Desta maneira, caso o modelo de atuação seja home office, a empresa deve realizar uma análise ergonômica da estação de trabalho e custear as possíveis adaptações para que seja um ambiente saudável para o colaborador.

Gastos mensais

Os gastos com internet, telefone, energia elétrica e todos os insumos que os profissionais precisam para trabalhar podem ser custeados pela empresa empregadora.
 
De acordo com o art. 2° da CLT, o empregador deve custear as despesas do seu negócio e, assim, disponibilizar os reembolsos de despesas para colaboradores atuarem em home office.
 

Conte com a SAP Concur

Para que a sua organização estruture uma nova política de reembolsos de despesas para os colaboradores em home office, é fundamental contar com uma plataforma de controle de custos sólida e eficiente.
 
Nesse sentido, o SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores que proporciona a administração financeira completa da sua empresa.
 
A plataforma é intuitiva, funcional e responsiva, propiciando uma melhor gestão operacional, automatização de todos os fluxos, melhor adequação por parte dos colaboradores e uma efetiva redução de custos nas empresas.
 
Consistindo em um sistema de gestão de despesas, o SAP Concur Expense é completo, intuitivo, responsivo, seguro e extremamente funcional. Simples de usar, o SAP Concur Expense apresenta diversos recursos que facilitam o gerenciamento da sua operação, como:
  • Captura dos comprovantes de gastos;
  • Integração com outros sistemas;
  • Categorização e mapeamento automático de despesas;
  • Auditoria de todas as solicitações de reembolsos;
  • Criação facilitada dos relatórios de despesas;
  • Criação e cumprimento da política de viagens e despesas;
  • Relatórios que podem ser enviados de qualquer lugar;
  • Automação de toda a operação.
Além disso, o SAP Concur Expense é a única solução que possui, de ponta a ponta, a capacidade de educar, sugerir melhores escolhas, mensurar dados e ajudar a sua empresa a ser mais sustentável.
 
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